ROIDno-2020-2168
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 15 §.
Rovaniemen kaupunki on hankkinut Sarastia Oy:ltä SaaS-palveluna Visma Numeron-työvuorosuunnittelujärjestelmän (Toimialajohtaja Sivistys- ja hyvinvointipalvelut, 22.9.2021 § 67). Ensimmäisessä vaiheessa järjestelmä on otettu käyttöön varhaiskasvatuksen yksiköissä.
Visma Numeron on työvoimanhallinnan ohjelmisto, jonka erityisiä vahvuuksia ovat työn tarpeesta lähtevän suunnittelun ja keskitetyn suunnittelun mahdollistaminen, sekä työvuorolistojen tekoälypohjainen optimointi. Numeronin avulla voidaan lisätä työvoiman käytön tehokkuutta ja edistää henkilöstön työhyvinvointia. Järjestelmä tarjoaa työkalut kokonaisvaltaiseen henkilöresurssien hallintaan aina työvuorosuunnittelusta palkkatulkintoihin ja johdon raportointiin. Visma Numeron järjestelmällä voidaan suunnitella mm. KVTES työvuorot sekä tuottaa maksuun menevät työaikakorvaukset laskennan kautta sähköisesti palkkajärjestelmään. Numeron-työvuorosuunnittelujärjestelmällä hallinnoidaan Rovaniemen kaupungin työvoiman suunnittelua ja ohjausta eri palvelualueilla.
Työvuorosuunnittelua tehdään Rovaniemen kaupungilla varhaiskasvatuksen palvelualueen lisäksi muillakin palvelualueilla mm. sivistys- ja hyvinvointipalveluiden toimialalla sekä teknisissä palveluissa, joissa työvuorosuunnittelua tehdään tällä hetkellä joko manuaalisesti tai muulla ohjelmalla. Sarastia Oy tarjoaa Rovaniemen kaupungille Sarastialta hankitun Visma Numeron palvelun laajennuksen toimittamista. Laajennus sisältää Rovaniemen kaupungilla jo käytössä olevien Numeron-toiminnallisuuksien käytön laajentamisen muille palvelualueille, joilla työvuorosuunnittelua tehdään. Järjestelmän laajentamisen tavoitteena on yhtenäistää käytettävät järjestelmät ja toimintatavat.
Järjestelmän laajentamisen käyttöönottoprojektin hinta on 94 143,00 (alv 0 %) euroa.
Järjestelmän käytön aikaiset kokonaiskustannukset Rovaniemen kaupungille ovat vuositasolla 109 267 (alv 0 %) euroa, sisältäen jo käytössä olevat liittymät (HR, Palkka, Poissaolo), olemassa olevat ja uudet käyttöoikeudet (SaaS-palvelu) sekä Sarastia Oy:n pääkäyttäjäpalvelun.
Hankinta toteutetaan hankintalain mukaisena sidosyksikköhankintana Sarastia Oy:ltä.
Edellä mainituin perustein Rovaniemen kaupunki hankkii Sarastia Oy:ltä SaaS-palveluna Visma Numeron-työvuorosuunnittelujärjestelmän laajennuksen.
Suunnittelu ja toteutus tehdään Rovaniemen kaupungin, palveluntuottajan (Sarastia Oy) ja järjestelmäntoimittajan (Visma Oy) toimitusprojektina. Toimitus toteutetaan tilauksen jälkeen erikseen tehtävän projektisuunnitelman mukaisesti. Toimituksen ja projektin aikataulu sekä siihen liittyvät tarkistuspisteet ja -päivämäärät määritellään projektisuunnitelmassa. Projektille perustetaan projekti- ja ohjausryhmä.
Käyttöönoton kustannukset maksetaan sovittujen maksupostien ja toteuman mukaisesti tietohallinnon investoinneista. Toistuvaismaksut veloitetaan kultakin kalenterikuukaudelta etukäteen vahvistetun volyymin mukaan ja ne kohdistetaan järjestelmää käyttäville palvelualueille.