Perustelut
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön luku 16 sisältää mm. seuraavia määräyksiä toimielinten koollekutsumisesta
137 § Sähköinen kokous
Toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti edellyttäen, että läsnä oleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta ja sellaisilla kaupungin määrittelemillä palveluilla, joissa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisten kuultavissa, kopioitavissa tai nähtävissä.
138 § Sähköinen päätöksentekomenettely
Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin. Sähköistä päätöksentekomenettelyä ei voida käyttää toimielimen julkisissa kokouksissa.
139 § Kokousaika ja -paikka
Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.
140 § Kokouskutsu
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla
141 § Sähköinen kokouskutsu
Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti ja saattaa sähköisesti saataville. Tällöin kaupunginhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä. Salassa pidettäviä tietoja voidaan lähettää vain suojatulla yhteydellä.
Kokousajankohtia on alustavasti suunniteltu seuraavasti:
- Torstaina 29.2.2024 klo 15.00
- Torstaina 21.3.2024 klo 15.00
- Torstaina 25.4.2024 klo 15.00
- Torstaina 23.5.2024 klo 15.00
- Keskiviikkona 19.6.2023 klo 15.00
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi
Tilajaosto päättää kevään 2024 kokousajankohdista.
Päätös
Tilajaosto päätti kokousajankohdiksi keväälle 2024:
- Torstaina 29.2.2024 klo 15.00
- Torstaina 14.3.2024 klo 15.00
- Torstaina 25.4.2024 klo 15.00
- Torstaina 23.5.2024 klo 15.00
- Keskiviikkona 19.6.2023 klo 15.00
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 15.44.