Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin käynnissä oleva talvireittien kunnossapitourakka päättyy toukokuussa 2024, joten kaupunki on julkaissut hankintailmoituksen Rovaniemen kaupungin ylläpitämien moottorikelkkareittien, hiihtolatujen ja talvikävelyreittien kunnossapidosta. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin hankintailmoituksessa ROIDno-2023-3324, Rovaniemen talvireittien kunnossapitourakka 2024 - 2029.
2. Hankinnan sopimuskausi
Hankinnan sopimuskausi on 15.5.2024-1.10.2029. Sopimus syntyy, kun osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
3. Ilmoitus- ja hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa, kahden kuoren hankintamenettelyä käyttäen. Hankintailmoitus on julkaistu 6.11.2023 Hilma-ilmoituskanavassa, Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla ja Tarjouspalvelussa.
Tarjouksen julkaisemisen jälkeen 16.11.2023 järjestettiin kunnossapitourakan esittelytilaisuus, johon tarjoajilla oli mahdollisuus osallistua etäyhteydellä tai paikan päällä.
Tarjoajilla oli mahdollisuus jättää tarjouspalvelun kautta lisätietokysymyksiä 3.1.2024 saakka, joihin hankintayksikön tuli vastata viimeistään 10.1.2024 mennessä.
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 24.1.2024 klo 9:00
4. Saapuneet tarjoukset
Tarjoukset avattiin 24.1.2024. Avaustilaisuus ei ollut julkinen. Asetettuun määräaikaan mennessä saapui viisi (5) tarjousta. Tarjouksen jättivät:
- Juujärvi Racing Oy
- Maansiirtoliike Kemppe Oy
- Työyhteenliittymä: Oulun Piharakennus Oy ja Tmi Jani Yli-Anttila
- Työyhteenliittymä: Reittipalvelu Stella Polaris Oy ja SnowTruck Kuusamo Oy
- Rovaniemen Latu- ja Reitti Oy.
5. Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajan tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Toisessa vaiheessa tarkastettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus.
Osana tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointia, tarkastettiin pisteytettävä Toiminta- ja laatusuunnitelma jokaisen tarjoajan osalta. Tämän jälkeen asiantuntijaryhmä pisteytti tarjoajien Toiminta- ja laatusuunnitelmat ja laati niistä vertailumuistion. Tämän hankintapäätöksen liitteenä 1 on Pisteytystaulukko ja liitteenä 2 Toiminta- ja laatusuunnitelmien vertailumuistio.
Yhden tarjoajan osalta toiminta- ja laatusuunnitelman pisteet jäivät alle tarjouspyynnössä asetetun vähimmäisvaatimuksen, joten kyseisen tarjoajan tarjous tulee sulkea pois tarjouskilpailusta. Hankintalain (1397/2016) 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava pois tarjouskilpailusta. Tarjoajalle on lähetetty erillinen perusteltu poissulkupäätös.
Muut tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi.
6. Tarjousten vertailu
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Laadun painoarvo on 25 prosenttia ja hinnan painoarvo on 75 prosenttia.
Tarjousten käsittely tehtiin kahden kuoren menettelynä, jossa ensin avattiin laatuvertailun osio, johon täydennettiin laatusuunnitelmista annetut pisteet laatuvertailua varten. Laadun pisteytyksen jälkeen avattiin hintavertailun osio.
Tarjousten vertailutaulukko on tämän hankintapäätöksen liitteenä 3.
Laatu- ja hintavertailussa eniten pisteitä sai Rovaniemen Latu- ja Reitti Oy.
-Vertailuhinta 2 857 487,50 € (alv 0%)
-Vertailupisteet 95,800
Vertailuhinta muodostuu annetusta tarjoushinnasta 2 590 350,00 € (alv 0%) ja muutostyöhinnasta 267 137,50 € (alv 0 %). Muutostyöhinta on arvio urakkasopimusaikana erikseen tilattavista yksikköhintaisista työsuorituksista tai määrämuutoksista.