ROIDno-2020-2940
HS § 24 Kaupunginjohtaja
Henkilöstö- ja hallintojohtaja Antti Määttä:
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön 1.9.2023 75 §:n mukaan kaupunginhallitus hyväksyy talousarvion täytäntöönpano-ohjeen. Vuoden 2024 täytäntöönpano-ohje on hyväksytty kaupunginhallituksen päätöksellä 18.12.2023 § 410. Täytäntöönpano-ohjeen luvussa 6.1. ohjeistetaan laskujen ja tositteiden hyväksynnästä sekä asiatarkastuksesta, laskujen hyväksyjien, varahyväksyjien ja asiatarkastajien määräämisestä sekä tehtävistä seuraavasti: 6.1 Laskujen ja tositteiden hyväksyntä sekä asiatarkastus Laskujen ja tositteiden hyväksynnästä määrätään hallintosäännön (KV 19.6.2023) 5, 24 ja 25 §:ssä. Hallintosäännössä määrättyjen laskujen hyväksyjät ja heidän laskujen hyväksymistä koskevat delegointipäätökset tarkistetaan tilikausittain. Kunkin asiatarkastajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu ja hinta on sopimuksen mukainen. Hyväksyjäksi on määrättävä henkilö, jolla on tosiasiallinen vastuu siitä, että laskutettava tavara tai palvelu on tilauksen ja sovitun hinnan mukainen. Luettelo (Rondo reititystaulukko) laskujen asiatarkastajista ja hyväksyjistä löytyy talous- ja rahoituspalveluiden Lanssista. Toimialat huolehtivat, että luettelo on ajan tasalla. Muuttuneet asiatarkastajat/ hyväksyjät ilmoitetaan Sarastian Efecte-järjestelmän kautta tiketillä.
Tositteiden hyväksyjän tulee varmistua siitä, että vastaanottotarkastus on tullut suoritetuksi ja tosite on oikein tiliöity. Laskusta on käytävä ilmi, että se kuuluu kaupungin maksettavaksi ja että siinä on riittävä yksilöinti ja alv-merkintä. Toimialan tulee huolehtia, että laskujen asiatarkastajat ja hyväksyjät perehdytetään tehtävään. Hyväksyjän on huolehdittava siitä, että laskut käsitellään ja hyväksytään viipymättä avoinna olevalle kirjanpitokaudelle tositepäivän mukaan, jotta kirjanpito saadaan suljettua talouden seurannan aikataulun mukaisesti. Laiminlyönneistä johtuvat viivästysseuraamukset (muistutusmaksut ja viivästyskorot) kirjataan alkuperäisen laskun mukaisesti kyseenomaiselle kustannuspaikalle. Laskun tarkastajana, tavaran/palvelun vastaanottajana sekä hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Laskujen hyväksynnässä tulee huomioida, että esihenkilön kuitteja käsiteltäessä kyseinen esihenkilö ei voi toimia hyväksyjänä, vaan hyväksyjänä tulee olla hänen esihenkilö. Laskujen reitityksessä, asiatarkastuksessa ja hyväksynnässä tulee huomioida tietosuojan vaatimukset. Talous- ja rahoituspalvelut – yksikkö antaa tarkempia ohjeita tositteiden hyväksynnästä ja asiatarkastuksesta.
Esitän, että kaupunginjohtaja päättäisi määrätä konsernihallinnon laskujen hyväksyjät, varahyväksyjät sekä asiatarkastajat liitteen 1 mukaisesti. Toimivaltuudet talousjärjestelmiin tulee päivittää niin, että ne vastaavat liitteen mukaisia toimivaltarajoja. Laskujen hyväksyjien, varahyväksyjien ja asiatarkastajien tulee noudattaa tehtävässään kaupunginhallituksen talousarvion täytäntöönpano-ohjeessaan antamia määräyksiä.
Päätän hyväksyä henkilöstö- ja hallintojohtajan esityksen.