Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin tilapalvelukeskus on pyytänyt tarjouksia valvonta- ja rakennuttamispalveluista. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin hankintailmoituksessa ROIDno-2024-450.
Hankinnassa perustetaan puitejärjestely, johon valitaan enintään viisi (5) toimittajaaa. Hankinnat sopimuskauden aikana tehdään puitesopimuksessa ilmoitettujen ehtojen mukaisesti.
2. Hankinnan sopimuskausi
Hankinnan sopimuskausi on 1.4.2024-31.3.2027. Sopimus tulee voimaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.
Hankintaan sisältyy yksi (1) yhden (1) vuoden optio ajalle 1.4.2027-31.3.2028. Tilaaja päättää option käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta.
3. Ilmoitus- ja hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankintailmoitus on julkaistu 5.3.2024 Hilma-ilmoituskanavassa, Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla ja Tarjouspalvelussa.
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 28.3.2024 klo: 12:00.
4. Saapuneet tarjoukset
Tarjoukset avattiin 28.3.2024. Avaustilaisuus ei ollut julkinen.
Asetettuun määräaikaan mennessä saapui viisi (5) tarjousta. Tarjouksen jättivät:
A-Insinöörit Oy Lappi
Rakennuttajapalvelut Jarjotek Oy
Rakennuttajatoimisto Promen Oy
Ramboll CM Oy
Welado Oy
5. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valituilta tarjoajilta pyydetyt selvitykset ja todistukset viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus.
Tilaaja pyysi lisäselvityksiä A-insinöörit Oy:ltä, Jarjotek Oy:ltä ja Promen Oy:ltä laatupisteytykseen liittyen.
A-insinöörit Oy:ltä pyydettiin lisäselvitys koskien laatujärjestelmää. Saatu lisäselvitys hyväksyttiin.
Promen Oy:ltä ja Jarjotek Oy:ltä pyydettiin lisäselvitys koskien yhteistoiminnallisella toteutusmuodolla toteutettua hanketta (laatupisteytettävä referenssi). Tarjouspyynnön mukaan tarjoaja voi saada laatupisteitä, mikäli se on ollut asiantuntijana yhteistoiminnallisella toteutusmuodolla toteutetussa hankkeessa viimeisen kolmen (3) vuoden aikana. (Yhteistoiminnallisia toteutusmuotoja ovat esim. allianssi, yhteistoiminnallinen SRurakka, yhteistoiminnallinen STurakka, yhteistoiminnallinen KVRurakka tai yhteistoiminnallinen projekinjohtourakka).
Promen Oy ei vastannut tehtyyn lisäselvityspyyntöön. Tarjoajan ilmoittamaa referenssiä ei näin ollen hyväksytä laatupisteytykseen, koska se ei täytä tilaajan asettamia vaatimuksia.
Tilaaja otti yhteyttä Jarjotek Oy:n ilmoittamaan referenssiasiakkaaseen ja pyysi selvitystä hankkeen toteutusmuodosta. Referenssiasiakas ilmoitti, ettei kyseessä ole ollut yhteistoiminnallisella toteutusmuodolla toteutettu hanke. Tilaaja antoi tarjoajalle tämän jälkeen mahdollisuuden lausua asiasta. Saatujen lisäselvitysten jälkeen todettiin, ettei ilmoitettua referenssiä hyväksytä laatupisteytykseen, koska se ei täytä tilaajan vaatimuksia.
Jarjotek Oy:ltä pyydettiin lisäselvitys myös laatujärjestelmää koskien (laatupisteytettävä järjestelmä).Tarjouspyynnön mukaan tarjoaja voi saada laatupisteitä, mikäli sillä on käytössään ulkopuolisen puolueettoman tahon sertifioima laatujärjestelmä koskien rakennuttamista ja valvontaa (ISO 9001, RALA tai muu niihin rinnastettavissa oleva järjestelmä). Jarjotek Oy on ilmoittanut tarjouksessaan, että sillä on käytössä em. järjestelmä. Tilaaja pyysi tarjoajalta lisäselvitystä ja todistusta ko. järjestelmästä. Saadun lisäselvityksen jälkeen todettiin, ettei tarjoajan ilmoittama järjestelmä täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, koska se ei ole ulkopuolisen tahon sertifioima. Näin ollen järjestelmää ei hyväksytä laatupisteytykseen.
Jarjotek Oy oli ilmoittanut tarjouksessaan nimettyjen LVIA-töiden valvojan ja sähkötöiden valvojan täyttävän laatupisteytyksessä vaaditun talotekniikan perusvalvojan pätevyyden (FISE) tai hyväksytysti suoritetun talotekniikan perusvalvojan koulutuksen ja perusvalvojan pätevyyteen vaadittavan työkokemuksen. Pätevyyteen vaadittavaksi työkokemukseksi lasketaan vain tutkinnon suorittamisen jälkeen hankittu työkokemus. Nimettyjen henkilöiden tarjouksessa ilmoitettu tutkinnon valmistumisvuosi ei mahdollista työkokemuksen (5 vuotta) täyttymistä. Näin ollen nimetyt henkilöt eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia, joten niitä ei hyväksytä laatupisteytykseen.
7. Tarjousten vertailu
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Hinnan painoarvo on 50 prosenttia ja laadun painoarvo on 50 prosenttia.
Hankinnassa perustetaan hankintalain 42§:n ja 43§:n mukainen tilaajan ja useiden toimittajien välinen puitejärjestely. Puitejärjestelyyn valitaan enintään viisi (5) toimittajaa.
Eniten hinta- ja laatupisteitä saanut tarjoaja sijoittuu puitejärjestelyssä ensimmäiseksi, toiseksi eniten hinta- ja laatupisteitä saanut tarjoaja sijoittuu toiseksi jne.
Tarjousten hinta- ja laatupisteet:
A-Insinöörit Oy Lappi: 89,31751 p.
Rakennuttajapalvelut Jarjotek Oy: 61 p.
Rakennuttajatoimisto Promen Oy: 72,74194 p.
Ramboll CM Oy: 85,85631 p.
Welado Oy: 85,81081 p.
Tarjousten vertailutaulukko on tämän hankintapäätöksen liitteenä.