ROIDno-2024-2185
Hallintosääntö 43 § Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 5.3 §:n 2 kohta
Lapin Kansan toimittaja on pyytänyt 21.5.2024 tekemällään tietopyynnöllä kaupungin sisäisen tarkastajan suorittamaan tarkastukseen liittyviä muistioita ja muistiinpanoja. Tietopyynnön tekijä on pyytänyt tietoja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (jäljempänä julkisuuslaki) 9 §:n perusteella.
Pyydettyjä muistioita ei voida antaa pyynnön tekijälle, koska kyseisiä asiakirjoja ei ole olemassa. Sisäinen tarkastaja on kirjoittanut nyt kyseessä olevan tarkastuksen suorittamista varten vapaamuotoisia muistiinpanoja pitämistään haastatteluista, joissa olevia tietoja tämä saattaa käyttää tarkastusraportin laadinnassa. Sisäinen tarkastaja ei ole kuitenkaan vielä muodostanut luonnosta tarkastusraportista eikä tämä ole siten voinut arvioida, miltä osin muistiinpanoihin kirjattuja tietoja tullaan käyttämään tarkastusraportissa, jos lainkaan. Sisäisellä tarkastajalla on harkintavaltaa siinä, miltä osin tämä tekee vapaamuotoisia muistiinpanoja tarkastuksista, miltä osin tällaiset muistiinpanoissa olevat tiedot ovat relevantteja tarkastuksen suorittamiseksi ja miltä osin niitä käytetään tarkastusraportissa tai sen laadinnassa huomioiden kaupunginhallituksen antamat ohjeet tarkastusraportin laadinnassa.
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 5.3 §:n 2 kohdan mukaan viranomaisen asiakirjana ei pidetä viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten. Lakia koskevan hallituksen esityksen perusteella asiaa käsittelevän virkamiehen eriasteisia hahmotelmia, asiakysymyslistoja, muistiinpanoja ja luonnoksia valmistelevana olevasta asiasta ei voida vielä pitää viranomaisen asiakirjoina, koska niitä ei ole tarkoitettukaan asiakirjoiksi, joihin asian käsittely perustuu. Sisäisen tarkastajan muistiinpanot eivät siten ole tässä kyseisessä tapauksessa julkisuuslain 5.2 §:ssä tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja, joihin pyynnön tekijällä olisi julkisuuslain 9 §:n mukainen tiedonsaantioikeus.
Päätän kieltäytyä antamasta pyydettyjä asiakirjoja tietopyynnön tekijälle sillä perusteella, että:
1. pyydettyjä muistioita ei ole olemassa,
2. pyydetyt muistiinpanot eivät ole viranomaisen asiakirjoja vaan julkisuuslain 5.3 §:n 2 kohdassa tarkoitettuja viranomaisen palveluksessa olevan muistiinpanoja, jolloin ne eivät ole julkisuuslain soveltamisalan piirissä, jonka vuoksi pyynnön tekijällä ei ole niihin tiedonsaantioikeutta.