Perustelut
Asiakirjapyynnön sisältö
Teemu Päkkilä on 3.6.2024 tehnyt tietopyynnön koskien tarkastuslautakunnan vuosien 2020-2021 kokousten seuraavia liitteitä:
- 24.6.2020 § 64 liite 1
- 30.9.2020 § 100 liite 1
- 27.10.2020 § 107 liitteet 1 ja 2
- 27.10.2020 § 108 liite 1
- 24.11.2020 § 120 liite 1
- 26.11.2020 § 126 liite 1
- 17.12.2020 § 134 liite 1
- 27.1.2021 § 7 liitteet 1 ja 2
- 27.1.2021 § 8 liite 4
- 3.2.2021 § 17 liite 1
- 24.2.2021 § 27 liitteet 1 ja 2
Tarkastuslautakunnan kokousten pöytäkirjojen liitteet, lukuunottamatta kokousten pöytäkirjojen 24.6.2020 § 64 liitettä 1, 27.10.2020 § 107 liitettä 1, 26.11.2020 § 126 liitettä 1 sekä 24.2.2021 § 27 liitettä 1, on merkitty salassa pidettäväksi. Tietopyynnön tekijälle on luovutettu julkiset asiakirjat sähköpostitse 13.6.2024.
Tietopyynnön kohteena olevien asiakirjojen salassapitoperusteet
Asiakirjojen salassapidon perusteita voidaan eritellä seuraavalla tavalla:
- Kokousten pöytäkirjojen 30.9.2020 § 100 liite 1, 27.10.2020 § 107 liite 2, 17.12.2020 § 134 liite 1, 27.1.2021 § 7 liitteet 1 ja 2 sekä 24.2.2021 § 27 liite 2 on merkitty salassa pidettäväksi julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 15 kohdan perusteella.
- Kokousten pöytäkirjojen 27.10.2020 § 108 liite 1 sekä 24.11.2020 § 120 liite 1 on merkitty salassa pidettäväksi julkisuuslain 6 §:n 1 momentin 9 kohdan perusteella.
- Kokousten pöytäkirjojen 27.1.2021 § 8 liite 4 sekä 3.2.2021 § 17 liite 1 on merkitty salassa pidettäväksi julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17- ja 19-kohtien perusteella.
Julkisuuslain 24 §:ssä on määritelty viranomaisen salassa pidettävät asiakirjat. Lain mukaan salassa pidettäviä viranomaisen asiakirjoja ovat, ellei erikseen toisin säädetä:
15 -kohta: "asiakirjat, jotka sisältävät [...] tietoja viranomaisen tehtäväksi säädetystä tarkastuksesta tai muusta valvontatoimeen liittyvästä seikasta, jos tiedon antaminen niistä vaarantaisi valvonnan tai sen tarkoituksen toteutumisen tai ilman painavaa syytä olisi omiaan aiheuttamaan vahinkoa asiaan osalliselle."
17 -kohta: "asiakirjat, jotka sisältävät tietoja valtion, hyvinvointialueen, kunnan tai muun julkisyhteisön tai 4 §:n 2 momentissa tarkoitetun yhteisön, laitoksen tai säätiön liikesalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta liiketoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen niistä aiheuttaisi mainituille yhteisöille, laitoksille tai säätiöille taloudellista vahinkoa tai saattaisi toisen samanlaista tai muutoin kilpailevaa toimintaa harjoittavan julkisyhteisön tai yksityisen parempaan kilpailuasemaan..."
19 -kohta: "viranomaisen oikeudenkäynnin osapuolena oikeudenkäyntiin valmistautumista varten laatimat ja hankkimat asiakirjat, jos tiedon antaminen asiakirjasta olisi vastoin julkisyhteisön tai 4 §:n 2 momentissa tarkoitetun yhteisön, laitoksen, säätiön tai henkilön etua oikeudenkäynnissä."
Julkisuuslain 6 §:n 1 momentin kohdan 9 mukaan viranomaisen laatima asiakirja tulee julkiseksi, ellei erikseen toisin säädetä, kun asia, jotka asiakirja koskee, on siinä viranomaisessa käsitelty loppuun.
Salassa pidettäväksi merkittyjen asiakirjojen salassapidon perusteiden ajantasainen tilanne
Asiakirjojen salassapidon perusteiden ajantasaista tilannetta on tarkasteltu asiakirjakohtaisesti. Tarkastelussa on huomioitu asiakirjojen sisältö ja se, onko asetettu salassapidon peruste enää voimassa.
Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin kohdan 15 perusteella salassa pidettäväksi merkittyjen kokousten pöytäkirjan liitteiden osalta arvioitavaksi tulee, onko salassapidon peruste on edelleen voimassa. Kokousten pöytäkirjojen 30.9.2020 § 100 liite 1, 17.12.2020 § 134 liite 1 sekä 27.1.2021 § 7 liitteet 1 ja 2, koskevat tilintarkastajan suunnitelmia ja väliraportteja tarkastuksen etenemisestä tarkastuslautakunnalle. Tilintarkastajan antaman lausunnon mukaan tilintarkastaja ei ota kantaa asiakirjojen salassapidon perusteiden muutoksiin tilintarkastajan luovuttamien asiakirjojen osalta enää jälkikäteen. Näin ollen jää tarkastuslautakunnan arvioitavaksi, vaarantaisiko asiakirjoissa olevan tiedon antaminen valvonnan tai sen tarkoituksen toteutumisen.
Huomioiden se, että nyt tietopyynnön kohteena olevat tilintarkastajan suunnitelmat ja raportit kohdistuvat tilikausien 2020 ja 2021 tarkastukseen ja kaupunginvaltuusto on hyväksynyt tilinpäätöksen sekä myöntänyt vastuuvapauden tilivelvollisille ko. tilikausilta, ei tiedon antaminen asiasta enää vaaranna julkisuuslain 24.1 §:n 15 kohdassa tarkoitettua valvontatehtävää tai sen tarkoituksenmukaisuutta. Näin ollen viranhaltijavalmistelun näkemys asiaan on, että ko. asiakirjat voidaan luovuttaa tietopyynnön tekijälle.
Kokousten 27.10.2020 § 107 liite 2 sekä 24.2.2021 § 27 liite 2 sisältävät sellaista tarkastuslautakunnalle raportoitua tietoa kaupungin sisäisten prosessien riskeistä, joiden luovuttaminen voisi aiheuttaa vahinkoa kaupunkiorganisaatiolle. Tarkastuslautakunnan tietojensaantioikeudesta on säädetty kuntalain 124 §:n 1 momentissa "Tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja nähtävikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina arviointitehtävän hoitamiseksi.". 27.10.2020 § 107 liitteenä 2 oleva talous- ja rahoitusjohtajan raportti, joka on aikanaan merkitty salassa pidettäväksi, sisältää sellaista tietoa, jonka tarkastuslautakuntakin on nostanut sen jälkeisissä arvioinneissa esiin ja havaittuihin riskeihin liittyen on tehty toimenpiteitä. Näin ollen kyseinen salassapidon peruste ei enää ole voimassa.
24.2.2021 § 27 liite 2 on sisäisen tarkastajan yhteenveto vuoden 2020 sisäisen tarkastuksen havainnoista. Sisäisen tarkastuksen raportit on merkitty salassa pidettäväksi. Huomioiden tietopyynnön kohteena olevan asiakirjan sisältö, viranhaltijavalmistelun näkemys on, että asiakirjassa olevien tietojen luovuttaminen ei enää vaaranna valvontatehtävän toteutumista tai olisi omiaan aiheuttamaan vahinkoa asiaan osallisille. Näin ollen salassapidon peruste ei tämän asiakirjan osalta ole enää voimassa, ja asiakirja voidaan luovuttaa tietopyynnön tekijälle.
Kokousten pöytäkirjojen 27.1.2021 § 8 liite 4 sekä 3.2.2021 § 17 liite 1 ovat sisällöltään asiakirjoja, jotka liittyvät silloin esiin tulleisiin epäselvyyksiin kaupungin sijoitustoimintaan liittyen. 27.1.2021 § 8 liitteessä 4 on kaupunginhallituksen selvitys asian sisäisen selvityksen prosessista sekä asiantuntijatoimeksiannosta sijoitusasian selvittämiseksi ja 3.2.2021 § 17 liitteessä 1 on tarkastuslautakunnan toimeksianto tilintarkastajalle sijoitusasian kohdennetun tilintarkastuksen suorittamisesta. Molempien asiakirjojen sisältö on tullut julkiseksi asiasta käydyn käräjä- ja hovioikeuskäsittelyn myötä. Koska asiakirjojen sisältö on jo tullut julkiseksi, viranhaltijavalmistelun näkemys on, että asiakirjat voidaan luovuttaa tietopyynnön tekijälle.
Kokousten pöytäkirjojen 27.10.2020 § 108 liite 1 sekä 24.11.2020 § 120 liite 1 ovat tarkastuslautakunnan luonnosversioita tarkastuslautakunnan arviointiraportista liittyen lautakunnan tekemään väliarviointiin kaupungin johtamisesta. Raportin hyväksytty lopullinen versio on julkinen ja se on toimitettu tietopyynnön tekijälle. Kuitenkin huomioiden julkisuuslain 6.1 §:n 9 kohdan kirjaus, on asiakirjat käsitelty loppuun kun tarkastuslautakunta on hyväksynyt lopullisen arviointiraportin ja näin ollen salassapidon peruste ei ole enää voimassa. Asiakirjat voidaan luovuttaa tietopyynnön tekijälle, mutta ne eivät sisällä tarkastuslautakunnan hyväksymiä kannanottoja arviointiteemaan liittyen. Asiakirjat ovat nimiensä mukaisesti luonnoksia, joten niitä ei tule käsitellä tarkastuslautakunnan hyväksyminä asiakirjoina.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Juuso Kataja, tarkastuspäällikkö, juuso.kataja@rovaniemi.fi
Tarkastuslautakunta päättää, että tietopyynnön tekijälle luovutetaan tietopyynnön kohteena olevat asiakirjat.
Pöytäkirja tarkastetaan tämän asian osalta kokouksessa.
Päätös
Merkittiin pöytäkirjaan, että jäsen Riitta-Maija Hokkanen liittyi kokoukseen etäyhteyden välityksellä ennen tämän asian käsittelyn alkamista kello 10.07. Lisäksi merkittiin pöytäkirjaan, että jäsen Jarmo Huhtala liittyi kokoukseen etäyhteydellä tämän asian käsittelyn aikana kello 10.15.
Tarkastuslautakunta päätti esittelijän päätösesityksen mukaisesti.
Tarkastuslautakunta tarkasti pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa.