Tekninen lautakunta, kokous 18.6.2024

§ 104 Henkilötiedon käsittelyn vastuuhenkilöt

ROIDno-2024-211

Valmistelija

  • Henna Penttilä, vs. hallintopäällikkö, henna.penttila@rovaniemi.fi

Perustelut

Rovaniemen kaupungin teknisten palveluiden toimialalla henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii joko tekninen lautakunta tai ympäristölautakunta. Rekisterinpitäjä määrittelee, mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään ja se vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta koko käsittelyn elinkaaren ajan. Yleisen tietosuoja-asetuksen 24 artiklan mukaan rekisterinpitäjän on toteutettava tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla voidaan varmistaa ja osoittaa, että käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetusta. Jotta rekisterinpitäjä voi varmistua tietosuojalainsäädännön noudattamisesta, rekisterinpitäjän on tarpeen määritellä vastuuhenkilöt tietosuoja-asetuksen mukaisten vaatimusten noudattamisesta.

Henkilötietojen käsittelyn vastuuhenkilöt tullaan ensimmäistä kertaa määrittämään päivitetyssä Rovaniemen kaupungin tietoturva- ja tietosuojapolitiikassa. Päätöstä tietoturva- ja tietosuojapolitiikan päivittämisestä ei ole kuitenkaan vielä kaupunginhallituksessa tehty, jonka takia teknisessä lautakunnassa on tarpeen määritellä rekistereiden vastuuhenkilöt siihen saakka, kunnes päivitetty tietoturva- ja tietosuojapolitiikka on hyväksytty. 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Markku Pyhäjärvi, kaavoituspäällikkö, markku.pyhajarvi@rovaniemi.fi

Tekninen lautakunta päättää nimetä henkilötietojen käsittelyn vastuuhenkilöt seuraavasti:

  • Teknisten palveluiden hallintoa tai koko toimialaa koskeva henkilötiedon käsittely: vastuuhenkilönä toimii toimialajohtaja
  • Kaavoitus -yksikkö: vastuuhenkilönä toimii kaavoituspäällikkö
  • Yhdyskuntatekniikka -yksikkö: vastuuhenkilönä toimii kaupungininsinööri 
  • Paikkatieto- ja tonttipalvelut -yksikkö: vastuuhenkilönä toimii maanmittausasiantuntija 

Lisäksi tekninen lautakunta päättää vahvistaa vastuuhenkilön tehtävät ja vastuut liitteen mukaisesti.

Päätös on voimassa siihen asti, kunnes kaupunginhallitus hyväksyy päivitetyn tietosuoja- ja tietoturvapolitiikan. Tämä päätös jää kuitenkin voimaan toistaiseksi, mikäli sitä voidaan soveltaa myös päivitetyn tietosuoja- ja tietoturvapolitiikan voimaantulon jälkeen. 

Päätös

Tekninen lautakunta kuuli asiassa vs. hallintopäällikkö Henna Penttilää.

Tekninen lautakunta päätti yksimielisesti esittelijän esityksen mukaisesti.

Tiedoksi

ao. henkilöt

Liitteet

Henkilötiedon käsittelyn vastuuhenkilöiden tehtävät ja vastuu, tekninen lautakunta.pdf (pdf, 405 kt)

Muutoksenhaku

OIKAISUVAATIMUSOHJEET

Tähän päätöksen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa kuntalain 137 §:n mukaan tehdä:

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä

  • kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. 

Oikaisuvaatimus on toimitettava Rovaniemen kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. 

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. 

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Tekninen lautakunta

Kirjaamon yhteystiedot:

Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi

Käyntiosoite: Osviitta asiointipiste, Koskikatu 19, Rovaniemi

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi, 

henkilö- ja arkaluonteisia tietoja sisältävät sähköpostit osoitteesta: https://turvaposti.rovaniemi.fi osoitteeseen kirjaamo(at)rovaniemi.fi

Faksinumero: 016 322 6450

Puhelinnumero: 016 3221

Kaupunginkirjaamon aukioloaika: ma - pe kello 9 - 15

 

Paperisten asiakirjojen on oltava toimitettuna Osviitta asiointipisteeseen viimeistään määräajan viimeisenä päivänä kello 15:een mennessä.

Osviitta asiointipiste: ma - to kello 9.00 - 16.30, pe kello 9.00 - 15.30

Osviitan kesäaukiolo (kesä-heinäkuu): ma - to 9.00 - 16.00; pe 9.00 - 15.00

 

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua

  • miten päätös halutaan oikaistavaksi 

  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.

Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Oikaisuvaatimuksen maksu

Oikaisuvaatimuskäsittely on maksutonta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Rovaniemen kaupungin kirjaamosta.

Pöytäkirjan allekirjoitus- ja tarkastuspäivä sekä pöytäkirjan yleiseen tietoverkkoon nähtäväksi vientipäivämäärä on esitetty kunkin pöytäkirjan allekirjoitussivulla.

Asianosaiselle lähetettyyn otteeseen on merkitty päätöksen lähettämispäivä ja -tapa.