Kuvaus
Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin elinvoimapalvelut/Business Rovaniemi on pyytänyt tarjouksen Rovaniemen kaupungin ekosysteemisopimuksen sisällöistä kertovasta videosta. Rovaniemen kaupungin ekosysteemisopimus liittyy valtion solmimiin sopimuksiin korkeakoulukaupunkien kanssa, joita kutsutaan Innokaupungeiksi. Videon tarkoitus on kannustaa toimijoita yhteiskehittämään Rovaniemen TKI-verkostoa ja kertoa tähän mennessä tehdyistä toimenpiteistä. Videon kohderyhmiä ovat yritykset, kaupunkiorganisaatio, oppilaitokset ja muut TKI-toimijat.
Hankinnan vaatimuksiin kirjattiin seuraavat asiat:
- Kaupungin verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa julkaistavaksi soveltuvan videon suunnittelusta, ja tuottamisesta Rovaniemen kaupunkibrändin visuaalista ilmettä noudattaen.
- Erittely tuotannon eri vaiheista ja niihin vaaditusta ajasta
- Tuotettavien videoiden tekijänoikeuksiin liittyvät käytännöt.
- Lisäksi tarjouspyynnön liitteenä oli ‘Innovaatioekosysteemit - tulosvideon suunnittelu’ -dokumentti, johon oli listattu lisätietoja ekosysteemisopimukseen liittyvistä hankkeista, mahdollisista visualisoinneista ja haastattelutarpeista.
Rovaniemen kaupunki pyysi 4.6.2024 päivätyllä tarjouspyynnöllä tarjoukset neljältä (4) palveluntuottajalta:
Avea Media Oy (2870340-2)
Kota Collective Oy (2729147-7)
Flatlight Creative Oy (2518480-3)
Mikko-Pekka Karlin ( 2945324-9)
Saadut tarjoukset
Tarjouksen jättivät määräaikaan 18.06.2024 kello 16 mennessä:
Avea Media Oy (2870340-2)
Kota Collective Oy (2729147-7)
Flatlight Creative Oy (2518480-3)
Yksi palveluntuottaja ilmoitti jättäytyvänsä tarjouskilpailun ulkopuolelle aikataulusyistä.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjouksien tarjouspyynnön mukaisuus. Tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnön mukaan hankinta suoritettiin rajoitettuna, kevennettynä kilpailutuksena (pisteytys) ja hankinnan kilpailutuksessa sovellettiin Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeita.
Tarjousten arvioinnin valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Hinnan painoarvo on 40 pistettä, toteutukseen käytetyn ajan 20 pistettä ja laadun 40 pistettä. Valinta suoritettiin kokonaistaloudellisen edullisuuden, sekä toteutussuunnitelman ja aikataulutuksen pisteytyksen arvioinnin perusteella.
Pisteytys tehtiin tarjoajien toimittamien tarjousten ja liitteiden pohjalta. Tarjoukset arvioitiin tarjouspyynnön kriteerien ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Avea Media Oy:n tarjouksen kokonaishinta oli 3900€ (alv 0%), Kota Collective Oy:n kokonaishinta samalle
kokonaisuudelle oli 12 525€ (alv. 0%) ja Flatlight Creative Oy:n kokonaishinta oli 8735€ (alv. 0%).
Hinnan pisteytys:
Avea Media Oy 40 pistettä
Kota Collective Oy 12,5 pistettä
Flatlight Creative Oy 17,9 pistettä
Aikataulun pisteytys:
Avea Media Oy 20 pistettä
Kota Collective Oy 20 pistettä
Flatlight Creative Oy 20 pistettä
Toteutussuunnitelman pisteytys:
Avea Media Oy 40 pistettä
Kota Collective Oy 20 pistettä
Flatlight Creative Oy 30 pistettä
Kokonaisvertailupisteet:
Avea Media Oy 100 pistettä
Kota Collective Oy 52,5 pistettä
Flatlight Creative Oy 67,9 pistettä
Liitteet:
Tarjousvertailutaulukko-Ekosysteemivideo.pdf
Päätöksen peruste
Tarjouspyynnön mukaisesti, hankinnan valintaperusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Hinnan painoarvo on 40 pistettä, toteutukseen käytetyn ajan 20 pistettä ja laadun 40 pistettä. Vertailutaulukko on tämän hankintapäätöksen liitteenä.
Avea Media Oy:n tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.