Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin tekniset palvelut on julkaissut hankintailmoituksen kaupungin ylläpitämien moottorikelkkareittien, hiihtolatujen ja talvikävelyreittien kunnossapidosta. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin hankintailmoituksessa ROIDno-2024-2379, Rovaniemen talvireittien kunnossapitourakka 2024 - 2029.
2. Hankinnan sopimuskausi
Hankinnan sopimuskausi on 1.10.2024-1.10.2029. Sopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
3. Ilmoitus- ja hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä.
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, joka kilpailutettiin avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankintailmoitus on julkaistu 6.8.2024 Hilma-ilmoituskanavassa, Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla ja Tarjouspalvelussa.
Tarjoajilla oli mahdollisuus jättää tarjouspalvelun kautta lisätietokysymyksiä 6.8.2024 saakka, joihin hankintayksikön tuli vastata viimeistään 9.8.2024.
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 19.8.2024 klo 15:00.
4. Saapuneet tarjoukset
Tarjoukset avattiin 19.8.2024. Avaustilaisuus ei ollut julkinen. Asetettuun määräaikaan mennessä saapui kolme (3) tarjousta. Tarjouksen jättivät:
Maansiirtoliike Kemppe Oy
Oulun Piharakennus Oy
Rovaniemen Latu- ja Reitti Oy
5. Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajan tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus.
Yksi tarjoajista ei täyttänyt tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia ja sen tarjous oli tarjouspyynnön vastainen. Hankintalain (1397/2016) 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava pois tarjouskilpailusta. Lisäksi hankintalain 74 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.
Tarjoajalle on lähetetty erillinen perusteltu poissulkupäätös.
Muut tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset, taloudelliset ja muut soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa Maansiirtoliike Kemppe Oy:lle lähetettiin lisäselvitys koskien muutostyön hintaa.
Tarjoajien tuli täyttää ja liittää tarjouksiinsa tarjouspyynnössä ollut hintalomake. Hintalomakkeella oli kolme eri välilehteä: talvireittien tehtäväkohtaiset hinnat, muutostöiden hinnat sekä yhteenvetotaulukko. Lomakkeella oli erikseen ohjeistettu, kuinka hinnat tulee lomakkeeseen syöttää. Yhteenvetotaulukko-välilehdellä oleva kaava muodosti automaattisesti tarjoajan ilmoittamien yksikköhintojen perusteella vertailuhinnan, joka tarjoajan tuli syöttää tarjouspalvelussa sille varattuun kohtaan.
Maansiirtoliike Kemppe Oy:n muutostyöt-välilehdellä ilmoittamien yksikköhintojen perusteella muodostunut kokonaishinta erosi yhteenvetotaulukko-välilehdellä olevasta muutostöiden kokonaishinnasta. Tilaajan tekemän lisäselvityksen johdosta ilmeni, että tarjoaja oli ilmoittanut yhteenvetotaulukko-välilehdellä eri hinnan siitä syystä, että tarjoaja oli ollut siinä käsityksessä, että yhteenvetotaulukko-välilehdellä muutostöiden hinta tulee ilmoittaa koko sopimuskaudelle ja kertonut näin ollen ilmoittamansa muutostöiden kokonaishinnat viidellä.
Koska kyseessä oli epäolennainen virhe ja tarjoushinta oli pääteltävissä muualta tarjouksesta, tilaaja käytti tarjousten vertailussa oikeaa, muutostöiden-välilehdelle muodostunutta kokonaishintaa. Täsmentämisellä ei ole vaikutusta tarjoajan asemaan.
Poissuljettua tarjousta lukuun ottamatta, kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi ja ne hyväksyttiin tarjousten vertailuun.
6. Tarjousten vertailu
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Hinnan painoarvo on 85% ja laadun 25%.
Tarjoajien hinta- ja laatupisteet:
Maansiirtoliike Kemppe Oy: 87,46092 p.
Rovaniemen Latu- ja Reitti Oy: 100,00 p.
Tarjousten vertailutaulukko on tämän hankintapäätöksen liitteenä.