Perustelut
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön 28 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa sopimusvalvonnan järjestämisestä ja antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta. Hallintosäännön kohta perustuu kuntalain 90 §:n 1 momentin 1 kohdan f alakohtaan, jonka mukaan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset sopimusten hallinnasta.
Sopimushallinnan ohje on valmisteltu yhteistyössä konsernihallinnon ja toimialojen hallintojen kanssa kaupunginhallituksen päätettäväksi. Ohje on muotoiltu Suomen Kuntaliiton Kuntien ja hyvinvointialueiden sopimushallinnan ohjeet ja Sopimushallinnan periaatteet mallipohjien perusteella.
Kaupungin sopimushallinnan ohjeessa ohjeistettaisiin ohjeen tarkoituksesta ja soveltamisalasta, sopimuksiin ja sopimushallintaan liittyvästä toimivallasta ja vastuista, sopimuksiin vaikuttavasta lainsäädännöstä ja sopimustyypeistä, sopimusten tekemisen menettelytavoista, valmistelusta, laadinnasta, sisällöstä, allekirjoittamisesta, toimeenpanosta, seurannasta ja päättymisestä sekä sopimusten julkisuudesta, tietosuojasta ja tiedonhallinnasta.
Sopimushallinnan ohje olisi luonteeltaan yleisohje, jolla annettaisiin kaupunkitasoiset yleiset sopimushallinnan linjaukset ja suositukset. Yksityiskohtaisen ja kaikkien eri sopimustyyppien erityispiirteet huomioivaa sopimushallinnan ohjetta ei katsottu tarkoituksenmukaiseksi laatia, koska erilaisia sopimustyyppejä on lukuisia ja niiden laadintaan ja hallintaan vaikuttavat useat eri säädökset. Yksityiskohtainen ohje olisi todennäköisesti vanhentunut nopeasti sääntelyn ja viranomaisohjeiden muuttuessa. Tarkemmille ohjeille on kuitenkin myös tarvetta, jonka vuoksi ohjeessa ehdotetaan, että kaupunginjohtaja voisi antaa tarkempia ohjeita sopimushallinnasta, jotka täydentävät yleisohjetta. Asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtava viranhaltija voisi puolestaan antaa tarkempia ohjeita sopimusasiakirjojen säilyttämisestä ja arkistoinnista.
Hyväksyttäväksi esitettävä sopimushallinnan ohje on liitteenä.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi
Kaupunginhallitus päättää:
- hyväksyä sopimushallinnan ohjeen käyttöön ja sovellettavaksi 1.1.2025 alkaen,
- valtuuttaa kaupunginjohtajan antamaan viranhaltijapäätöksellään sopimushallinnan ohjetta täydentäviä sopimushallinnan ohjeita, ja
- valtuuttaa asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavan viranhaltijan antamaan viranhaltijapäätöksellään sopimushallinnan ohjetta täydentäviä ohjeita sopimusasiakirjojen säilyttämisestä ja arkistoinnista.