Kaupunginhallitus, kokous 4.11.2024

§ 296 Sopimushallinnan ohje

ROIDno-2024-4038

Valmistelija

Anu Kulmala, hankintalakimies, anu.kulmala@rovaniemi.fi
Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi
Max Mustapää, tiedonhallintapäällikkö, max.mustapaa@rovaniemi.fi
Henna Penttilä, vs. hallintopäällikkö, henna.penttila@rovaniemi.fi
Risto Varis, hallintopäällikkö, risto.varis@rovaniemi.fi

Perustelut

Rovaniemen kaupungin hallintosäännön 28 §:n mukaan kaupunginhallitus vastaa sopimusvalvonnan järjestämisestä ja antaa tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta. Hallintosäännön kohta perustuu kuntalain 90 §:n 1 momentin 1 kohdan f alakohtaan, jonka mukaan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset sopimusten hallinnasta.

Sopimushallinnan ohje on valmisteltu yhteistyössä konsernihallinnon ja toimialojen hallintojen kanssa kaupunginhallituksen päätettäväksi. Ohje on muotoiltu Suomen Kuntaliiton Kuntien ja hyvinvointialueiden sopimushallinnan ohjeet ja Sopimushallinnan periaatteet mallipohjien perusteella.

Kaupungin sopimushallinnan ohjeessa ohjeistettaisiin ohjeen tarkoituksesta ja soveltamisalasta, sopimuksiin ja sopimushallintaan liittyvästä toimivallasta ja vastuista, sopimuksiin vaikuttavasta lainsäädännöstä ja sopimustyypeistä, sopimusten tekemisen menettelytavoista, valmistelusta, laadinnasta, sisällöstä, allekirjoittamisesta, toimeenpanosta, seurannasta ja päättymisestä sekä sopimusten julkisuudesta, tietosuojasta ja tiedonhallinnasta.

Sopimushallinnan ohje olisi luonteeltaan yleisohje, jolla annettaisiin kaupunkitasoiset yleiset sopimushallinnan linjaukset ja suositukset. Yksityiskohtaisen ja kaikkien eri sopimustyyppien erityispiirteet huomioivaa sopimushallinnan ohjetta ei katsottu tarkoituksenmukaiseksi laatia, koska erilaisia sopimustyyppejä on lukuisia ja niiden laadintaan ja hallintaan vaikuttavat useat eri säädökset. Yksityiskohtainen ohje olisi todennäköisesti vanhentunut nopeasti sääntelyn ja viranomaisohjeiden muuttuessa. Tarkemmille ohjeille on kuitenkin myös tarvetta, jonka vuoksi ohjeessa ehdotetaan, että kaupunginjohtaja voisi antaa tarkempia ohjeita sopimushallinnasta, jotka täydentävät yleisohjetta. Asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtava viranhaltija voisi puolestaan antaa tarkempia ohjeita sopimusasiakirjojen säilyttämisestä ja arkistoinnista.

Hyväksyttäväksi esitettävä sopimushallinnan ohje on liitteenä.

Päätösehdotus

Esittelijä

Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus päättää:

hyväksyä sopimushallinnan ohjeen käyttöön ja sovellettavaksi 1.1.2025 alkaen,
valtuuttaa kaupunginjohtajan antamaan viranhaltijapäätöksellään sopimushallinnan ohjetta täydentäviä sopimushallinnan ohjeita, ja
valtuuttaa asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtavan viranhaltijan antamaan viranhaltijapäätöksellään sopimushallinnan ohjetta täydentäviä ohjeita sopimusasiakirjojen säilyttämisestä ja arkistoinnista.

Päätös

Kaupunginhallitus kuuli asiassa henkilöstö- ja hallintojohtaja Antti Määttää ja tiedonhallintapäällikkö Max Mustapäätä.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.

Henri Ramberg siirtyi kokoustilasta etäyhteyteen kello 17.00.

Tiedoksi

laki- ja hankintapalvelut, talous- ja rahoituspalvelut, henkilöstö- ja hallintojohtaja, riskienhallintapäällikkö, tiedonhallintapäällikkö, toimialojen hallintopäälliköt

Liitteet

Liite Kh Sopimushallinnan ohje.pdf (pdf, 390 kt)

Muutoksenhaku

OIKAISUVAATIMUSOHJEET

Tähän päätöksen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa kuntalain 137 §:n mukaan tehdä:

se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä
kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Rovaniemen kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Rovaniemen kaupunginhallitus

Kirjaamon yhteystiedot:

Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi

Käyntiosoite: Osviitta asiointipiste, Koskikatu 19, Rovaniemi

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi,

henkilö- ja arkaluonteisia tietoja sisältävät sähköpostit osoitteesta: https://turvaposti.rovaniemi.fi osoitteeseen kirjaamo(at)rovaniemi.fi

Faksinumero: 016 322 6450

Puhelinnumero: 016 3221

Kaupunginkirjaamon aukioloaika: ma - pe kello 9 - 15

Paperisten asiakirjojen on oltava toimitettuna Osviitta asiointipisteeseen viimeistään määräajan viimeisenä päivänä kello 15:een mennessä.

Osviitta asiointipiste: ma - to kello 9.00 - 16.30, pe kello 9.00 - 15.30

Osviitan kesäaukiolo (kesä-heinäkuu): ma - to 9.00 - 16.00; pe 9.00 - 15.00

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

päätös, johon haetaan oikaisua
miten päätös halutaan oikaistavaksi
millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.

Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Oikaisuvaatimuksen maksu

Oikaisuvaatimuskäsittely on maksutonta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Rovaniemen kaupungin kirjaamosta.

Pöytäkirjan allekirjoitus- ja tarkastuspäivä sekä pöytäkirjan yleiseen tietoverkkoon nähtäväksi vientipäivämäärä on esitetty kunkin pöytäkirjan allekirjoitussivulla.

Asianosaiselle lähetettyyn otteeseen on merkitty päätöksen lähettämispäivä ja -tapa.