Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on asiantuntijapalvelu, jonka tehtävänä on tuottaa datakeskuskonseptia tukeva ja datakeskustoimijan alueelle sijoittumista helpottava tehokas paikallinen yhteistyömalli sekä englannin- ja suomenkielinen viestintämateriaali ja aluemarkkinoinnin tapa.
Hankinnan konkreettiset tavoitteet ovat seuraavat:
1. Palveluntuottajan tulee kontaktoida ja haastatella datakeskuksen sijoittumisen ja datakeskuksen toteutuksen kannalta oleellisimmat sidosryhmät / keskeiset toimijat: Rovaniemen kaupungin tekniset palvelut (kaavoitus, tontit, yhdyskuntatekniikka), energiaan liittyvissä kysymyksissä Neve Oy, Rovakaira Oy ja Kemijoki Oy (sähkö, hukkalämmön hyödyntäminen kaukolämmössä). IT-palveluiden tai -vaatimusten osalta haastateltava organisaatio on LapIT Oy. Tilaaja tarjoaa kontaktitiedot palveluntuottajan käyttöön.
2. Palveluntuottajan tulee kartoittaa ja tunnistaa muut potentiaaliset yhteistyökumppanit datakeskusekosysteemin sekä konkreettisen datakeskusprojektin toteuttamisen ja keskuksen päivittäisen toiminnan tueksi. Kyseeseen tulevat esimerkiksi toimijat, jotka tarjoavat palveluja kiinteistörakentamisessa, kiinteistöhuollossa, -valvonnassa ja -vartioinnissa, laitteistojen huollossa, energialiittymissä, data-analytiikassa, tietoturvassa ja osaavan työvoiman tarjonnan kannalta. Näiden toimijoiden kanssa ei käydä yhteistyöneuvotteluja, mutta ne kontaktoidaan tavoitteena luoda datakeskustoimijan saataville listaus potentiaalisista yhteistyökumppaneista investointikynnyksen madaltamiseksi.
3. Palveluntuottaja laatii kohdissa 1-2 kerätyn tiedon perusteella paikallista yhteistyötä tukevan yhteistyömallin datakeskuksen ja sitä tukevan ekosysteemin perustamisen tueksi. Yhteistyömallissa määritellään keskeiset alueelliset vastuutahot, toimijat, yhteistyökumppanit sekä näiden roolit ja tehtävät datakeskustoiminnan kehittämisen tueksi. Prosessikuvaus on oleellinen osa toimenpidettä. Toimenpiteen tarkoituksena on varmistaa, että alueen keskeiset toimijat (kts. kohta 1) pystyvät reagoimaan nopeasti kansallisiin tai kansainvälisiin datakeskukseen liittyviin yhteydenottoihin ja tuottamaan näihin tarvittavan tiedon sujuvasti. Toimintamalli on myöhemmin monistettavissa myös muihin alueelle sijoittumiseen liittyviin yhteydenottoihin.
4. Palveluntuottaja laatii englannin- ja suomenkielisen viestintämateriaalin, joka sisältää Rovaniemen tärkeimmät myynti-, markkinointi- ja kilpailuvaltit datakeskusten sijoittumisen kannalta. Markkinointimateriaalia hyödynnetään soveltuvin osin myös muussa alueen sijoittautumismarkkinoinnissa (osa sivuista yleiseen sijoittautumismarkkinointiin soveltuvia ja osa puhtaasti datakeskusta koskevia, jolloin materiaalia on helppo muokata erilaisia tarpeita varten).
5. Vuoropuhelun ja yhteistyön hankkeelle nimetyn ohjausryhmän kanssa tulee olla sujuvaa.
6. Hanke on toteutettu tavoitteineen tilaajan asettaman hinnan yläkaton puitteissa, ja palveluntuottaja on dokumentoinut työn eri vaiheet sekä kohtien 3-4 tuotokset.
7. Tilaaja on vastaanottanut ja hyväksynyt palveluntuottajan loppuraportin 20.12.2024 mennessä ja kaikki hankinnalle asetetut tavoitteet ovat toteutuneet.
2. Hankinnan sopimuskausi
Hankinnan sopimuskausi on 25.9.-20.12.2024. Sopimus syntyy, kun osapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
3. Ilmoitus- ja hankintamenettely
Rovaniemen kaupunki pyysi tarjouksia 21.8.2024 kevennytetyllä kilpailutuksella. Tarjouskilpailu toteutettiin nk. käänteisenä kilpailtuksena, jossa valintaperusteena oli tarjousten laatu (100 %). Laadun vertailuperusteet on esitetty tarjouspyynnön liitteissä. Hankintaan sovelletaan Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeita.
Tarjoukset tuli jättää 6.9.2024 kello 12.00 mennessä.
3. Saadut tarjoukset
Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät:
FCG Finnish Consulting Group Oy (1940671-3)
Ramboll Finland Oy (0101197-5)
4. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen.
Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
5. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi.
6. Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnön mukainen vertailu ja pisteytys tehtiin tarjouspyynnön mukaisten kriteerien mukaisesti: 1) Toteutussuunnitelman laatu (max 50 pistettä). Toteutussuunnitelman laatuvertailun pisteet saadaan kaavalla: (tarjoajan pistemäärä / parhaan tarjoajan pistemäärä) * 50 pistettä. 2) Tarjottujen asiantuntijoiden ja toteutustiimin osaaminen ja referenssit (max 50 pistettä). Toteutustiimin laatuvertailun pisteet saadaan kaavalla: (tarjoajan pistemäärä / parhaan tarjoajan pistemäärä) * 50 pistettä.
Pisteytys:
Ramboll Finland Oy: 83 p
FCG Finnish Consulting Group Oy (1940671-3): 100 p.
FCG Finnish Consulting Group Oy:n (jatkossa FCG Oy) tarjouksen toteutussuunnitelma ja tarjottu osaaminen ja referenssit katsottiin kohteena olevan työn sisällön ja toteutuksen kannalta monipuolisimmat ja kattavimmat. FCG Oy:n eduksi nousi erityisesti kokemus ja referenssit paikallisesti toimivien ekosysteemien kehittämisestä, niitä tukevista toimintamalleista sekä viestintämateriaaleihin liittyvä osaaminen ja referenssit. Vertailumuistio on liitteenä 1.