Tilajaosto, kokous 19.12.2024

§ 77 Eventworks Oy:n hakemus Sairaalakatu 1:n piha-alueen käyttämiseksi kesällä 2025

ROIDno-2024-1516

Aikaisempi käsittely

Tilajaosto, 25.4.2024

Valmistelija

Lauri Lehtinen, kiinteistömanageri, lauri.lehtinen@rovaniemi.fi

Perustelut

Rovaniemellä järjestetään ympäri vuoden useita ulkoilmatapahtumia eri puolilla kaupunkia. Kaupungilta täytyy hakea lupaa katu- ja viheralueiden tavallisesta poikkeavaan käyttöön tai vuokraamiseen. Käyttölupa on haettava esimerkiksi kulttuuritapahtumaa tai työmaa-aluetta varten.

Teknisten palveluiden Yhdyskuntatekniikan vastuualue on määritellyt lupaehdot ja lupamaksut hallinnoimilleen katu- ja viheralueille.  Sairaalakatu 1:n  piha-alueelle ei ole määritelty lupaehtoja eikä lupamaksuja tapahtumia varten. Kyseessä on kaupungin (Tilapalvelukeskus) hallinnoima tontti ei yleinen alue ja tontin luovuttamisesta tilapäiseen käyttöön päättää Tilajaosto. Sairaalakatu 1:n piha-alueella ei ole aikaisemmin järjestetty  isoja tapahtumia.

Ewentworks Oy hakee alueen  käyttölupaa Santa Open Air 2024 tapahtumaa varten. Alue olisi käytössä 30.6-9.7.2024. Tapahtuma on täysin aikuisille suunnattu kaupunkifestivaali. Tapahtuman rakennuspäivät ovat 30.6-4.7.2024. tapahtuma itsessään 5-6.7.2024. Tapahtuman purku ja alueen siivous tapahtuu 7.-9.7.2024. Hakemuksen perusteella tapahtuma soveltuu järjestettäväksi alueella eikä estettä luvan myöntämiselle alueen käyttämiseen ole.

Päätösehdotus

Esittelijä

Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi

Tilajaosto päättää seuraavaa:

Ewentworks Oy:lle myönnetään lupa Sairaalakatu 1:n piha-alueen käyttöön 30.6.2024-9.7.2024 väliselle, ajalle 5-6.7.2024 järjestettävää Santa Open Air tapahtumaa varten seuraavin ehdoin:

  1. Tapahtuman maksut
  • Alueen käytöstä peritään 198,40 € (sis. alv) päiväkohtainen tapahtumamaksu tapahtuma-ajalta
  • Järjestely- ja purkuajalta peritään 62,00 (sis. alv) päiväkohtainen käyttöoikeusmaksu
  • 3.000,00 € suuruinen takuumaksu, jolla katetaan tapahtuma-alueen mahdollisia maapohjan muutostyökuluja, muutostöihin liittyviä luvituskuluja, sekä tapahtuma-alueelle tapahtuman jälkeen kohdistuvia mahdollisia ennallistamiskuluja.
  1. Katselmukset:
  • Alueella on suoritettava katselmukset, jotka luvansaaja on velvollinen kutsumaan koolle.
  • Aloituskatselmus viimeistään rakentamisen aloittamispäivänä: Yhteyshenkilö Lauri Lehtinen ja Yhdyskuntatekniikan lupainsinööri
  • Viranomaiskatselmus/- palaveri: eri organisaatioiden edustajat
  • Loppukatselmus viimeistään purkupäivää seuraavana päivänä: Yhteyshenkilö Lauri Lehtinen ja Yhdyskuntatekniikan lupainsinööri
  • Tapahtuman rakentamiseen ja purkuun liittyvät ehdot: Luvansaaja vastaa kustannuksista.
  1. Sähkö: Sähkönsaannista luvansaajan tulee sopia Rovaniemen Verkko Oy:n kanssa, luvansaaja vastaa kustannuksista.
  2. Veden käyttö:
  • Veden käytöstä on sovittava Napapiirin Energia ja Vesi Oy:n kanssa
  • Veden käyttöön liittyvät yhteydenotot ja mahdolliset kytkentäpyynnöt on tehtävä riittävän ajoissa
  • Tapahtuman järjestäjä on velvollinen selvittämään toimintatavat hätätilanteen sattuessa.
  1. Korvausvastuut ja siivousvelvollisuudet:
  • Luvansaaja vastaa kaikista tapahtuman aiheuttamista vahingoista alueiden puustolle, nurmialueille, kasvillisuudelle, kiinteille rakenteille ja kenttäalueiden maapohjan likaantumiselle (öljyvuodot) sekä vahingoista kolmansille osapuolille.
  • Luvansaaja on velvollinen siivoamaan tapahtuma-alueen ja poistamaan alueelta kaikki tapahtuman järjestämiseen tarvittavat rakennelmat ja materiaalit viimeisen purkutöiden jälkeiseen päivään mennessä.
  • Luvansaaja vastaa myös käytettävien alihankkijoiden osalta purkutoimista sekä loppusiivouksesta.
  • Luvansaajan tulee järjestää toiminta-alueelle riittävä tilapäinen wc- ja inva-wc -kalusto. Toiminta-alueella olevat rakennukset eivät ole käytettävissä tapahtuman aikana.
  • Luvansaaja vastaa alueen jätehuollosta, alueelle tulee järjestää riittävä määrä jäteastioita.
  • Luvansaaja vastaa, että alue on purettu kokonaisuudessaan 9.7.2024 mennessä. Ylimeneviltä päiviltä peritään tapahtuman järjestelyajan mukainen vuorokausikorvaus.
  • Tapahtuma-aikana mahdollisesti ammuttavien sellofaanipintaisten konfettien käyttö: harkittava biohajoavia tuotteita. Mikäli niiden käyttö on epäkäytännöllistä tai niiden käyttö ei ole mahdollista ja päädytään sellofaanipintaisten käyttöön, on ne kerättävä tapahtuman loppusiivouksen yhteydessä.
  1. Liikennejärjestelyt
  • Tarvittavat liikennejärjestelyt ja liikenteenohjaukset on suoritettava Pirkanmaan Ely:n ja poliisiviranomaisten antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
  • Poikkeuksellisista liikennejärjestelyistä luvansaajan tulee toimittaa suunnitelma hyväksyttäväksi  Rovaniemen kaupungille katuverkon osalta yhdyskuntatekniikan vastuualueelle.

7. Luvansaajan tulee hankkia myös seuraavat viranomaisluvat:

  • Lapin poliisilaitos (yleisötapahtuma, järjestyksenvalvonta, liikenteenohjaus, tarvittavat liikennejärjestelyt)
  • Rovakaaren ympäristöterveydenhuolto (Toiminnan ilmoitusvelvollisuus/luvanvaraisuus ja mahdolliset muut vaatimukset tulee tarkistaa Rovakaaren ympäristöterveydenhuollosta.)
  • Rovaniemen kaupungin ympäristövalvonta (äänentoistolaitteet/ meluilmoitus)
  • Lapin pelastuslaitos (pelastussuunnitelma (hälytysajoneuvot)
  • Lapin hyvinvinointialue / ensihoitokeskus (hälytysajoneuvot)
  • Lapin Aluehallintovirasto (mm. alkoholin myynti)
  • Pirkanmaan ELY-keskus / lupa-asiat (liikenteen ohjaus, tarvittavat liikennejärjestelyt)

8. Muut asiat

  • Luvansaajalla on oikeus etukäteen 30.6.2024 alkaen tuoda alueelle  ja varastoida Santa Open Air tapahtuman edellyttämiä tavaroita, rakenteita, säilytyskontteja ja muuta materiaalia.

Päätös

Henkilöstö- ja hallintojohtaja Antti Määttä teki kokouksessa muutetun päätösehdotuksen:

Alkuperäinen päätösehdotus seuraavasti muutettuna:

3. Sähkö: Sähkönsaannista luvansaajan tulee sopia Rovaniemen Verkko Oy:n kanssa, luvansaaja vastaa kustannuksista. Tarvittaessa Sairaalakatu 1:n muuntamo voidaan vuokrata käyttäjälle käyttäjän kustannuksilla ja vastuulla.

Tilajaosto päätti yksimielisesti muutetun päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Lauri Lehtinen, kiinteistömanageri, lauri.lehtinen@rovaniemi.fi

Perustelut

Rovaniemellä järjestetään ympäri vuoden useita ulkoilmatapahtumia eri puolilla kaupunkia. Kaupungilta täytyy hakea lupaa katu- ja viheralueiden tavallisesta poikkeavaan käyttöön tai vuokraamiseen. Käyttölupa on haettava esimerkiksi kulttuuritapahtumaa tai työmaa-aluetta varten.

Teknisten palveluiden Yhdyskuntatekniikan vastuualue on määritellyt lupaehdot ja lupamaksut hallinnoimilleen katu- ja viheralueille. Sairaalakatu 1:n piha-alueelle ei ole määritelty lupaehtoja eikä lupamaksuja tapahtumia varten. Kyseessä on kaupungin (Tilapalvelukeskus) hallinnoima tontti ei yleinen alue ja tontin luovuttamisesta tilapäiseen käyttöön päättää Tilajaosto. Sairaalakatu 1:n piha-alueella on järjestetty kesällä 2024 Santa Open Air tapahtuma.

Ewentworks Oy hakee alueen  käyttölupaa Santa Open Air 2025 tapahtumaa varten. Alue olisi käytössä 30.6.-8.7.2025. Tapahtuma on täysin aikuisille suunnattu kaupunkifestivaali. Tapahtuman rakennuspäivät ovat 2.7.-3.7.2025. Tapahtuma itsessään 4.7.-5.7.2025. Tapahtuman purku ja alueen siivous tapahtuu 6.7.-8.7.2025. Hakemuksen perusteella tapahtuma soveltuu järjestettäväksi alueella eikä estettä luvan myöntämiselle alueen käyttämiseen ole.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi

Ewentworks Oy:lle myönnetään lupa Sairaalakatu 1:n piha-alueen käyttöön 30.6.-8.7.2025 väliselle, ajalle 4.7.-5.7.2025 järjestettävää Santa Open Air tapahtumaa varten seuraavin ehdoin:

  1. Tapahtuman maksut
  • Alueen käytöstä peritään 200,80 € (sis. alv) päiväkohtainen tapahtumamaksu tapahtuma-ajalta
  • Järjestely- ja purkuajalta peritään 62,75 € (sis. alv) päiväkohtainen käyttöoikeusmaksu
  • 3.000,00 € suuruinen takuumaksu, jolla katetaan tapahtuma-alueen mahdollisia maapohjan muutostyökuluja, muutostöihin liittyviä luvituskuluja, sekä tapahtuma-alueelle tapahtuman jälkeen kohdistuvia mahdollisia ennallistamis- ja siivouskuluja.

 

  1. Katselmukset:
  • Alueella on suoritettava katselmukset, jotka luvansaaja on velvollinen kutsumaan koolle.
  • Aloituskatselmus viimeistään rakentamisen aloittamispäivänä: Yhteyshenkilö kiinteistömanageri ja Yhdyskuntatekniikan lupainsinööri
  • Viranomaiskatselmus/- palaveri: eri organisaatioiden edustajat
  • Loppukatselmus viimeistään purkupäivää seuraavana päivänä: Yhteyshenkilö kiinteistömanageri ja Yhdyskuntatekniikan lupainsinööri
  • Tapahtuman rakentamiseen ja purkuun liittyvät ehdot: Luvansaaja vastaa kustannuksista.

 

3. Sähkö:

  • Sähkönsaannista luvansaajan tulee sopia Rovaniemen Verkko Oy:n kanssa, luvansaaja vastaa kustannuksista. Tarvittaessa Sairaalakatu 1:n muuntamo voidaan vuokrata käyttäjälle käyttäjän kustannuksilla ja vastuulla.

 

4. Veden käyttö:

  • Veden käytöstä on sovittava Napapiirin Energia ja Vesi Oy:n kanssa
  • Veden käyttöön liittyvät yhteydenotot ja mahdolliset kytkentäpyynnöt on tehtävä riittävän ajoissa
  • Tapahtuman järjestäjä on velvollinen selvittämään toimintatavat hätätilanteen sattuessa.

 

  1. Korvausvastuut ja siivousvelvollisuudet:
  • Luvansaaja vastaa kaikista tapahtuman aiheuttamista vahingoista alueiden puustolle, nurmialueille, kasvillisuudelle, kiinteille rakenteille ja kenttäalueiden maapohjan likaantumiselle (öljyvuodot) sekä vahingoista kolmansille osapuolille.
  • Luvansaaja on velvollinen siivoamaan tapahtuma-alueen ja poistamaan alueelta kaikki tapahtuman järjestämiseen tarvittavat rakennelmat ja materiaalit viimeisen purkutöiden jälkeiseen päivään mennessä.
  • Luvansaaja vastaa myös käytettävien alihankkijoiden osalta purkutoimista sekä loppusiivouksesta.
  • Luvansaajan tulee järjestää toiminta-alueelle riittävä tilapäinen wc- ja inva-wc -kalusto. Toiminta-alueella olevat rakennukset eivät ole käytettävissä tapahtuman aikana.
  • Luvansaaja vastaa alueen jätehuollosta, alueelle tulee järjestää riittävä määrä jäteastioita.
  • Luvansaaja vastaa, että alue on purettu kokonaisuudessaan 8.7.2025 mennessä. Ylimeneviltä päiviltä peritään tapahtuman järjestelyajan mukainen vuorokausikorvaus.
  • Tapahtuma-aikana mahdollisesti ammuttavien sellofaanipintaisten konfettien käyttö: harkittava biohajoavia tuotteita. Mikäli niiden käyttö on epäkäytännöllistä tai niiden käyttö ei ole mahdollista ja päädytään sellofaanipintaisten käyttöön, on ne kerättävä tapahtuman loppusiivouksen yhteydessä.

 

  1. Liikennejärjestelyt
  • Tarvittavat liikennejärjestelyt ja liikenteenohjaukset on suoritettava Pirkanmaan Ely:n ja poliisiviranomaisten antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
  • Poikkeuksellisista liikennejärjestelyistä luvansaajan tulee toimittaa suunnitelma hyväksyttäväksi  Rovaniemen kaupungille katuverkon osalta yhdyskuntatekniikan vastuualueelle.

 

7. Luvansaajan tulee hankkia myös seuraavat viranomaisluvat:

  • Lapin poliisilaitos (yleisötapahtuma, järjestyksenvalvonta, liikenteenohjaus, tarvittavat liikennejärjestelyt)
  • Rovakaaren ympäristöterveydenhuolto (Toiminnan ilmoitusvelvollisuus/luvanvaraisuus ja mahdolliset muut vaatimukset tulee tarkistaa Rovakaaren ympäristöterveydenhuollosta.)
  • Rovaniemen kaupungin ympäristövalvonta (äänentoistolaitteet/ meluilmoitus)
  • Lapin pelastuslaitos (pelastussuunnitelma (hälytysajoneuvot)
  • Lapin hyvinvinointialue / ensihoitokeskus (hälytysajoneuvot)
  • Lapin Aluehallintovirasto (mm. alkoholin myynti)
  • Pirkanmaan ELY-keskus / lupa-asiat (liikenteen ohjaus, tarvittavat liikennejärjestelyt)

 

8. Muut asiat

  • Luvansaajalla on oikeus etukäteen 30.6.2025 alkaen tuoda alueelle  ja varastoida Santa Open Air tapahtuman edellyttämiä tavaroita, rakenteita, säilytyskontteja ja muuta materiaalia.

Päätös

Tilajaosto päätti yksimielisesti henkilöstö- ja hallintojohtajan päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Eventworks Oy, Lauri Lehtinen

Liitteet

Pohjakuva alueesta.pdf (pdf, 4486 kt)

Muutoksenhaku

OIKAISUVAATIMUSOHJEET

Tähän päätöksen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa kuntalain 137 §:n mukaan tehdä:

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä

  • kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. 

Oikaisuvaatimus on toimitettava Rovaniemen kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. 

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. 

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Tilajaosto

Kirjaamon yhteystiedot:

Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi

Käyntiosoite: Osviitta asiointipiste, Koskikatu 19, Rovaniemi

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi, 

henkilö- ja arkaluonteisia tietoja sisältävät sähköpostit osoitteesta: https://turvaposti.rovaniemi.fi osoitteeseen kirjaamo(at)rovaniemi.fi

Faksinumero: 016 322 6450

Puhelinnumero: 016 3221

Kaupunginkirjaamon aukioloaika: ma - pe kello 9 - 15

 

Paperisten asiakirjojen on oltava toimitettuna Osviitta asiointipisteeseen viimeistään määräajan viimeisenä päivänä kello 15:een mennessä.

Osviitta asiointipiste: ma - to kello 9.00 - 16.30, pe kello 9.00 - 15.30

Osviitan kesäaukiolo (kesä-heinäkuu): ma - to 9.00 - 16.00; pe 9.00 - 15.00

 

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua

  • miten päätös halutaan oikaistavaksi 

  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.

Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Oikaisuvaatimuksen maksu

Oikaisuvaatimuskäsittely on maksutonta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Rovaniemen kaupungin kirjaamosta.

Pöytäkirjan allekirjoitus- ja tarkastuspäivä sekä pöytäkirjan yleiseen tietoverkkoon nähtäväksi vientipäivämäärä on esitetty kunkin pöytäkirjan allekirjoitussivulla.

Asianosaiselle lähetettyyn otteeseen on merkitty päätöksen lähettämispäivä ja -tapa.