Perustelut
Lapin kirjastojen ml. Rovaniemen kaupunginkirjaston aineistohankintasopimuksen voimassaolo päättyy 31.1.2025. Sopimukselle on pyydetty jatkoaika 31.3.2025 saakka, jonka aikana toteutetaan uusi kilpailutus. Aineistohankinta on tarpeen jatkossakin, joten sopimus tulee kilpailuttaa uudelleen. Nykyisten sopimustoimittajien kanssa on sovittu sopimuskauden jatkamisesta 31.3.2025 saakka, jotta uusi kilpailutus ehditään järjestämään.
Hallintosäännön 48 §:n mukaan toimielin päättää erillishankinnasta tai yhteishankinnasta, jonka kokonaisarvo on yli 500 000 euroa. Toimielin päättää, tehdäänkö yli 500 000 euron hankinta: 1. kaupungin omana työnä; 2. palvelusetelimallilla; 3. kilpailuttamalla; 4. yhteishankintayksikön sopimukseen liittymällä vai; 5. sidosyksikköhankintana.
Sen jälkeen, kun toimielin on ratkaissut hankinnan toteuttamistavan, päättää hankinnan suorittamisesta kaupunginjohtaja, toimialajohtaja tai määräämänsä. Em. viranhaltijoiden toimivaltaan kuuluu koko hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko (sisältäen mm. hankinta-asiakirjojen hyväksyminen sekä hankintasopimuksen tekeminen), hankintaoikaisun käsittely sekä hankinnan keskeyttämisestä päättäminen.
Nykyinen aineistohankintasopimus on toteutettu puitejärjestelyllä, jossa on kaksi toimittajaa. Hankinnat suoritetaan ns. hankintaportaalin kautta, jossa portaali suorittaa hankittavan aineiston osalta minikilpailutuksen toimittajien välillä ja valitsee aina edullisemman vaihtoehdon. Käytäntö on ollut toimiva, ja sitä on tarkoitus jatkaa uudella sopimuskaudella.
Aineistohankintasopimukseen kuuluvat seuraavat aineistot: suomenkielinen kirjallisuus, K-oppikirjat, ruotsin- ja vieraskielinen kirjallisuus, äänikirjat (cd-levy), nuotit ja partituurit ja muovituspalvelut.
Hankinta on suunniteltu kilpailutettavaksi kolmelle (3) vuodelle, jossa on mahdollisuus kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. Hankinnan ennakoitu arvo viidelle (5) vuodelle Rovaniemen kaupunginkirjaston osalta on 1,5 milj. ja kaikkien Lapin kirjastojen osalta n. 5 milj.
Lapin kirjastojen kunnat ovat sitoutuneet yhteishankintaan erillisellä yhteistyösopimuksella, jolla he ovat valtuuttaneet Rovaniemen kaupungin toimimaan kirjastoaineiston kilpailuttajana.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Merja Tervo, palvelualuepäällikkö, merja.tervo@rovaniemi.fi
Hyvinvointilautakunta päättää, että esittelytekstissä kuvattu Lapin kirjastojen kirjastoaineiston hankinta toteutetaan kilpailuttamalla.
Päätös
Hyvinvointilautakunta päätti palvelualuepäällikön päätösehdotuksen mukaisesti.
Nina Sipola poistui kokouksesta klo 14.21.