Kaupunginhallitus, kokous 17.2.2025

Perustelut

Rovaniemen kaupungin organisaatiossa on tunnistettu tarve tilojen yleisten varaus- ja käyttöehtojen määrittelemiselle. Ehtojen avulla voidaan määritellä muun muassa se, millaisia tilaisuuksia kaupungin tiloissa ei voida järjestää, ja miten varaukset ja kulkuoikeudet sekä se, mistä asioista tilan varaaja vastaa. 

Hallintosäännön 28 §:n 4 momentin kohdan 39 mukaan kaupunginhallitus päättää muistakin asioista, ellei toimivalta kuulu muulle viranomaiselle. 

Luonnos tilojen yleisiksi varaus- ja käyttöehdoiksi: 

Rovaniemen kaupunki mahdollistaa tilojen vuokraamisen ja varaamisen kuntalaisten, yhdistysten ja yritysten käyttöön. Kaupungin toimipisteissä voi järjestää tilaisuuksia vain varattavissa tiloissa. Rovaniemen kaupunki noudattaa tilavarauksissaan seuraavia ehtoja, joita täydennetään tilakohtaisin ehdoin.  

1. Tilan varaaja on vastuuhenkilö tilan käyttöön liittyen. Varaajan tulee olla täysi-ikäinen.

2. Tilan varaus edellyttää varaajan yhteystietojen luovuttamista. Varaaja ei voi luovuttaa tilan käyttöoikeutta edelleen.

3. Kaupungin tiloissa järjestettävä tilaisuus ei lähtökohtaisesti saa häiritä muuta toimipisteen toimintaa, asiakkaita tai käyttäjiä. Melua tai häiriötä aiheuttavista yleisötilaisuuksista sovitaan tapauskohtaisesti tilan haltijan ja tarvittaessa viranomaisten kanssa.

4. Kaupungin tiloissa järjestettävän tilaisuuden sisältö tai luonne ei voi olla ristiriidassa Suomen lakien tai kaupungin tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman kanssa tai olla hyvän tavan vastainen. Tiloja ei vuokrata rasistiseen tai ihmisryhmiä syrjivään toimintaan. Tilan varaaja sitoutuu noudattamaan tilassa voimassa olevia turvallisemman tilan periaatteita. Tilaisuuden järjestäjä nimeää keskuudestaan yhteyshenkilön, joka vastaa periaatteiden toteutumisesta.

5. Rovaniemen kaupungilla on tarvittaessa ja harkintansa mukaan oikeus evätä varaajan pääsy tilaan tai keskeyttää tilassa järjestettävä tilaisuus, mikäli ilmenee, että edellä mainittuja sääntöjä rikotaan tai on rikottu.

6. Varaaja saa tilavarauksestaan vahvistuksen, kun varaus on hyväksytty.

7. Tilaan merkittyä maksimihenkilömäärää ei saa ylittää.

8. Maksullisten tilojen osalta varaus ja lisäpalvelut maksetaan varaustilanteessa verkkomaksuna tai jälkikäteen laskulla.

9. Mahdollisesta muusta kuin varaukseen määritellystä käytöstä aiheutuneet kulut (esim. vartiointi-, järjestely- ja siivouskulut) laskutetaan tilan varaajalta.

10. Varauksia koskevat peruutusajat ovat tilakohtaisia. Tarkista peruutusaika varattavan kohteen tiedoista. Peruuttamatta jääneistä varauksista ei tehdä palautuksia.

11. Varauksen hinta määräytyy voimassa olevan hinnaston perusteella. Tilan hinta ilmoitetaan kohteen tiedoista.

12. Kulkuoikeus tilaan mahdollistetaan kohteesta riippuen joko asiakaspalvelijan toimesta tai omatoimikulkuna.

13. Kulkuoikeutta ei saa luovuttaa ulkopuolisille. Varausvahvistuksen yhteydessä varaaja saa tilan kulkuohjeet sekä yhteystiedot ongelmatilanteita varten.

14. Tiloissa on käytössä erilaisia hälytysjärjestelmiä. Varaajan tulee huolehtia niiden asianmukaisesta käytöstä ohjeiden mukaisesti.

15. Varaajan vastuulla on huolehtia mahdolliset viranomaisluvat (mm. turvallisuus- sekä pelastussuunnitelmat), mikäli tilaisuuden luonne ja kävijämäärä sitä edellyttävät. Varaaja tutustuu kiinteistöön ja sen turvallisuuskäytäntöihin käytön alkaessa.

16. Varattu tila kalusteineen on varaajan käytettävissä varauksessa määriteltynä aikana. Varaaja voi käyttää tilaesittelyssä mainittua varustusta. Osassa kohteita on käytössä kaupungin avoin vierailijaverkko.

17. Tilat tulee jättää käytön jälkeen siihen kuntoon kuin ne olivat vuokrauksen alkaessa. Mahdollisten alkuvalmistelujen ja loppusiivouksen tulee sisältyä varattuun aikaan.

18. Tiloissa tulee noudattaa tilan turvallisuusohjeita. Lähtiessä tulee varmistaa, että ovet ja ikkunat on suljettu.

19. Varaaja on korvausvelvollinen, mikäli tilan käyttäjät aiheuttavat vahinkoa kiinteistölle tai irtaimistolle. Vahingoista on ilmoitettava välittömästi tilan yhteyshenkilölle.

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä esittelytekstin mukaiset tilojen yleiset varaus- ja käyttöehdot, jotka tulevat voimaan 18.2.2025. Päätös pannaan täytäntöön mahdollisesta muutoksenhausta huolimatta, koska täytäntöönpano ei tee muutoksenhakua merkityksettömäksi.

Päätös

Riku Tapio esitti Maria-Riitta Mällisen kannattamana, että kaupunginhallitus päättää kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti ja lisäksi kaupunginhallitus päättää toimittaa tilojen yleiset varaus- ja käyttöehdot tiedoksi ja soveltuvin osin noudatettavaksi konserniyhteisöön kuuluville.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti Riku Tapion tekemällä lisäyksellä.