ROIDno-2025-585
Rovaniemen kaupunkikonsernin pienhankintaohjeet 10.1.2018 Kaupunginjohtajan päätös 3.2.2025 § 2 (Toimivallan siirtäminen julkisten hankintojen osalta konsernihallinnossa)
Rovaniemen kaupunki on päättänyt kilpailuttaa kaupungin asianhallintajärjestelmän. Kyseessä on koko kaupungin asiankäsittelyn ja päätöksenteon kannalta keskeinen tietojärjestelmä. Asianhallintajärjestelmässä ylläpidetään suurinta osaa kaupungin asiarekisteristä, rekisteröidään ja säilytetään asiankäsittelyyn liittyvä asiakirjoja ja tehdään hallintopäätöksiä viranhaltijapäätöksinä ja toimielinten päätöksinä. Asianhallintajärjestelmää käytetään myös sähköiseen asiointiin, asiakirjojen tiedoksi jakeluun ja julkaisuun, toimielinten sähköisiin kokouksiin, sopimusten hallintaan ja sähköiseen allekirjoittamiseen.
Hankinnan kaikkien vaiheiden (vaatimusmäärittely, markkinavuoropuhelut, sopimusasiakirjojen laadinta ym.) onnistumisen varmistamiseksi projektiin tarvitaan sekä substanssi- että hankinta/juridista osaamista. Kaupungin hankintapalveluissa ei ole tällä hetkellä resurssia, jota voitaisiin kiinnittää tähän hankintaprojektiin. Hankinnan projektiryhmä on selvittänyt asiantuntijapalvelun hankintaa Hansel Oy:ltä.
Hansel Oy tarjoaa hintaan 1100 € (alv 0 %) / htp asiantuntijapalvelua, joka sisältää sekä hankintakonsultin että juristin palvelut.
Aloituspalaverissa käydyn keskustelun perusteella työmääräarvio projektille on enintään 20 htp, riippuen muun muassa siitä, kuinka paljon on tarpeen pitää tarjoajien kanssa markkinavuoropuhelutilaisuuksia. Toimeksianto alkaisi 14.3.2025 ja tavoitteena on, että se päättyy 1.2.2026. Mahdollisesta viivästymisestä tai työmäärän ylityksestä sovitaan toimittajan kanssa etukäteen.
Hansel Oy on hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/206) 4 §:n 12 kohdassa tarkoitettu julkishallinnon yhteishankintayksikkö. Hansel Oy on voittoa tavoittelematon osakeyhtiö, josta valtio omistaa 65 prosenttia ja Kuntaliitto 35 prosenttia. Yhtiön tehtävänä on tuottaa asiakkailleen yhteishankintatoimintoja, hankintojen tukitoimintoja ja asiantuntijapalveluja. Yhtiön asiakkaita ovat valtionhallinnon virastot, laitokset, liikelaitokset, eduskunta, kunnat, kuntayhtymät, hyvinvointialueet, kirkot ja muut julkisoikeudelliset laitokset.
Päätän hankkia Hansel Oy:ltä edellä kuvatusti asiantuntijapalvelua asianhallintajärjestelmän hankintaprojektiin. Kustannukset maksetaan tietohallinnon kustannuspaikalta. Laskutus tapahtuu toteutuneiden henkilötyöpäivien mukaan. Palvelusta laaditaan erillinen toimeksiantosopimus.