Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin hyvinvointipalvelut on pyytänyt tarjouksia kirjastoaineistosta Lapin kirjasto- kimppaan kuuluville kirjastoille.
2. Hankinnan sopimuskausi
Sopimuskausi on 1.4.2025–31.3.2028. Tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen mahdollisen option käyttöönottoa. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta entisin ehdoin siihen asti, kunnes seuraavan tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman.
3. Ilmoitus- ja hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Hankinta on kilpailutettu avoimella menettelyllä, EU kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 25.2.2025 HILMA - palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi /rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.
Tarjoukset tuli jättää 6.3.2025 Klo: 12.00.
4. Tarjoajat
Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat yritykset:
Storia Oy
Suomen kirjastopalvelu Oy
5. Tarjoajien kelpoisuus
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä kelpoisuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Molemmat tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset kelpoisuudelle asetetut vaatimukset vastaamalla vaatimuksiin ”Kyllä”. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Molemmat tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi.
7. Tarjousten vertailu
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on hinta-laatusuhteeltaan paras.
Puitejärjestelyyn valitaan neljä (4) tarjouspyynnön ehdot täyttävää, soveltuvaa tarjoajaa. Mikäli tarjouskilpailuun saadaan hyväksyttyjä tarjouksia enemmän kuin neljä (4), vertaillaan tarjoukset vaadittujen uutuusnimekkeiden (suomen-, ruotsin- ja englanninkieliset) vuonna 2024 toteutuneen tarjonnan laajuuden sekä toimitusajan ja muovituspalvelun hinnan mukaan tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla.
Koska tarjouskilpailuun saapui vain kaksi tarjousta, ei edellä mainittua tarjousten vertailua tarvinnut suorittaa ja molemmat tarjoukset valitaan puitejärjestelyyn toimittajiksi.
Aineistohankinnat sopimuskauden aikana suoritetaan hankintasopimuksessa esitetyllä tavalla; joko hankintaportaalia tai toimittajan verkkokauppaa hyödyntämällä. Tilaus tehdään aina siltä toimittajalta, joka tarjoaa aineiston tilaushetkellä edullisimpaan hintaan.