Kuvaus
Rovaniemen kaupungin toimialat ostavat vaihtomattopalveluja eri toimipaikkoihin. Tällä hetkellä palvelun hankintaan ei ole voimassa olevaa yhteistä sopimusta, vaan hankinnat on tehty toimipistekohtaisesti.
Rovaniemen kaupunki on selvittänyt mahdollisuutta liittyä Sarastia Oy:n yhteishankinnan “Vaihtomatto-, käsipyyhe- ja hygieniapalvelut 2025” osakokonaisuuteen “1. Vaihtomattopalvelut”, joka sisältää nylonisten käytävämattojen vuokrauksen, pesemisen, vaihtamisen ja kuljetuksen. Vaihtomattojen perusvalikoimassa tulee olemaan kaksi väriä, joista toinen on tumma/harmaa. Vaihtomattopalveluihin sisällytetään myös design -matot.
Matoille pyydetään viikkovuokra (€/vk) vaihtovälien perusteella (1 vk, 2 vk, 4 vk, 8 vk). Lisäksi pyydetään hinta mattotarroille ja ylimääräisille vaihdoille.
Kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä. Sarastian tavoitteena on julkaista tarjouspyyntö alkusyksystä 2025 ja sopimusten astua voimaan marraskuussa 2025. Rovaniemen kaupunki liittyy yhteishankintasopimukseen nykyisten vaihtomattosopimusten irtisanomisaikojen mahdollistaessa, kuitenkin viimeistään toukokuussa 2026.
Vaihtomatot osakokonaisuuteen valitaan yksi sopimustoimittaja.
Sarastia Oy toimii hankintalain (1397/2016) tarkoittamana yhteishankintayksikkönä. Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, 42 §:ssä tarkoitettua puitejärjestelyä taikka 49 §:ssä tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Sarastian suorana osakkeenomistajana Rovaniemen kaupunki on oikeutettu tekemään hankintoja mainitulla tavalla Sarastia Oy:n tarjoamiin hankintapalveluihin perustuen.
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön (1.1.2025, KV 9.12.2024 § 101) mukaan alle 500 000 euron erillishankinnasta tai yhteishankinnasta päättää kaupunginjohtaja, toimialajohtaja tai määräämänsä.
“Vaihtomatto” osakokonaisuuksien osalta hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on 384 000 € (alv 0 %) neljän vuoden sopimuskaudella 11/2025–10/2029.
Yhteishankinta edellyttää kirjallisen sitoutumisilmoituksen antamista Sarastia Oy:lle viimeistään ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Mikäli hankintayksikkö haluaa osallistua hankinnan laatuvaatimusten ja vertailuperusteiden painoarvojen määrittelyyn, tulee sitoutumiset hankintaan tehdä viimeistään 31.5.2025.