ROIDno-2023-3301
Toimialajohtajan päätös 11.3.2025 § 11 (ROIDno-2025-1155): Toimivallan delegointi - erillishankinnat teknisten palvelujen toimialalla.
Kuljetusten hallintajärjestelmä Munschool-ohjelman kokeilu on aloitettu käyttöönottoprojektilla Kuntalogistiikan kanssa 2023 lokakuussa ja pilotoinnin arvioitu kesto oli lukuvuoden 24/25 loppuun.
Pilotoinnin käyttöönotto viivästyi alkuperäisestä aloitusaikataulusta mm. resurssipulan ja teknisten ongelmien vuoksi. Viivästyksestä johtuen pilotoinnin aikana ei ole ehditty testata kuljetusten hallintajärjestelmän soveltuvuutta kaupungin muihin kuljetustarpeisiin, kuten kappaletavarakuljetuksiin, asiointimatkaliikenteeseen sekä lähettipalveluihin. Kaupungin tarvemäärittelyt järjestelmälle on niin ikään edellä mainitusta johtuen kesken, ja ilman tarkempaa tietoa tarpeesta järjestelmän lopullisen kilpailutuksen kriteereitä ei ole mahdollista riittävässä laajudessa määrittää.
Valmistelu varsinaisesta, lopullisesta hankinnasta on jo kuitenkin aloitettu ja sen valmistelu vaatii odotettua enemmän valmisteluaikaa em. syistä johtuen. Tämän johdosta ei olisi tarkoituksenmukaista keskeyttää nyt käytössä olevan palvelun käyttöä hankinnan valmistelun ajaksi. Myös oppilaiden vanhemmat ovat saaneet järjestelmän käyttöön todella kattavasti. Toisaalta on hyvä hyödyntää valmistelun aika palveluntuottajan ja loppukäyttäjän käyttökokemuksen lisäämiseksi edelleen nyt käytössä olevan järjestelmän avulla.
Edellä mainituilla perusteilla on perusteltua jatkaa kokeilua Suomen Kuntalogistiikka Oy:n Mun School kuljetusten hallintajärjestelmällä.
Pitkällä aikavälillä hyvin organisoiduilla kuljetusratkaisuilla voidaan parantaa asiakaskokemusta, saavuttaa kustannussäästöjä ja saada synergiaetuja muiden kaupungin kuljetustarpeiden kesken.
Keskeisiä tavoitteita järjestelmän kokeilussa on selvittää:
Tarjouksen mukaan ajonhallintajärjestelmän kokeilun kokonaishinta on 25.800 € (alv 0%) ajalle 1.6.2025 - 15.6.2027 ). Summa laskutettaisiin kahdessa erässä siten, että ensimmäinen erä 15.800 € (alv 0%) laskutetaan eräpäivällä 1.6.2025 ja 10.000 € (alv 0%) eräpäivällä 1.6.2026. Kiinteään hintaan sisältyy kaksi (2) kertaa kokeilukauden aikana Suomen Kuntalogistiikka Oy:n toimesta suoritettavat massatiedonsiirrot järjestelmään.
Kokonaiskustannus koko kokeiluajalle (2023-2027) olisi siten 59 800 € (alv 0%).
Päätän jatkaa kuljetusten hallintajärjestelmän kokeilua 1.6.2025 - 15.6.2027 välisen ajan Suomen Kuntalogistiikka Oy:n tarjouksen mukaisella kokonaishinnalla 25.800 € (alv 0%).