Hyvinvointilautakunta, kokous 22.5.2025

Perustelut

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä § 6 mukaan kunnan on edistettävä hyvinvoinnin ja terveyden edistämistyötä tekevien järjestöjen toimintaedellytyksiä. Rovaniemen kaupunki toteuttaa tätä avustamalla järjestöjä sekä niiden toiminnasta että tilojen käytöstä syntyvissä kustannuksissa avustusperiaatteidensa mukaisesti. Tilojen tarjoaminen järjestöjen käyttöön on konkreettinen tapa edistää niiden toimintaedellytyksiä. Kuntalaisten hyvinvointia ja terveyttä edistävät järjestöt voivat järjestää kaupungin tukemana toimintaa joko Rovaniemen Neuvokkaan koordinoiman Kansalaistalon tiloissa tai Eläkeläistila Potkurissa, jonka käyttöä kaupunki koordinoi itse osana toimintaansa. 

Eläkeläistila Potkurin toimintaa on tarkasteltu osana Rovaniemen kaupungin järjestöjen toimintaedellytysten tukemisen kokonaisuutta. Potkurin pääasiallinen käyttäjäryhmä ovat eläkeläis- ja vanhusjärjestöt sekä muut kuntalaisten hyvinvointia ja terveyttä edistävät järjestöt. Tiloissa järjestetään järjestöjen varausten puitteissa myös kaupungin sisäisiä kokouksia ja tilaisuuksia.  Vammaisneuvosto käyttää Potkurin Isomus-salia pääasiallisena kokoustilanaan sen ollessa ainoa kaupungin hallinnassa oleva tila, joka täyttää esteettömyysvaatimukset sekä kuulo- että liikuntavammaisten henkilöiden näkökulmasta. 

Hinnaston mukaisesti käyttö on joko vakiovuoro- tai tilapäiskäyttöä. Vakiovuoroja on kaudelle 2024-2025 varannut 23 eri järjestöä. Lisäksi tiloissa on järjestöjen käytössä toimijakohtaisia säilytyskaappeja, joita vakiovuorolaiset tarvitsevat toimintansa järjestämiseksi. Vakiovuorot on varattu toistaiseksi voimassa olevina, sillä varausten on katsottu olevan luonteeltaan pysyviä ja tämä on sujuvoittanut toimintaa. Varausten hallintaa on hoidettu Potkurissa työskennelleen aulaemännän ja palvelupiste Osviitan välisenä yhteistyönä. 

Tarve toiminnan tarkastelulle on syntynyt, kun aulaemännän tehtävää ei ole mahdollista jatkossa täyttää palkkatukityöllistämisellä. Järjestöjen toimintaedellytysten turvaamiseksi käytänteistä on käyty keskusteltua sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialan hallinnon ja palvelupiste Osviitan kesken. Lisäksi tilojen käyttöasteen nostamiseksi on tarkasteltu mahdollisuuksia kaupungin oman käytön lisäämiseksi Potkurissa. Tässä ensisijaisena toimenpiteenä on sisäinen viestintä sekä maksullisissa tiloissa tapahtuvien tilaisuuksien siirtäminen mahdollisuuksien mukaan Potkuriin. Potkurin siirryttyä sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialalle hyvinvointilautakunnan alaisuuteen on myös syytä riskienhallinnan näkökulmasta päivittää käyttöön liittyvät prosessit kokonaisuudessaan ja varmistaa tiedonkulun oikeellisuus. 

Keskeisimmät muutokset toiminnan järjestämisessä 

Turvallisuus 

Aikaisemmin Potkurin ovet ovat olleet avoinna arkisin klo 8–16. Kun tiloissa ei ole jatkossa pysyvää henkilöresurssia paikalla, tulee tilan turvallisuus ratkaista muulla tavoin. Turvallisuuden takaavat jatkossa Potkurissassa olevat kaksi kameraa ja ovien lukitseminen. Käyttäjät saavat avaimet jatkossa Osviitan kautta ja avaimia varten allekirjoitetaan varausehdot. Tilan varaaja on vastuussa tilan lukitsemisesta sekä siitä, että tila luovutetaan samassa kunnossa kuin varaaja on sen saanut käyttöönsä. Tilan turvallisuuden suunnittelussa on konsultoitu Rovaniemen kaupungin turvallisuusasiantuntijaa. Kaikki vakiovuorot tulee varata uudelleen uuden toimintatavan alkaessa, sillä varaajan rooli vastuuhenkilönä muuttuu olennaisesti nykytilanteeseen verrattuna. Vastuuhenkilön määrittely on ratkaisevassa asemassa tilan turvallisuuden ja siisteyden varmistamiseksi. 

Tilahallintaan liittyvä asiakaspalvelu ja tilavaraukset 

Tilahallintaan liittyvä asiakaspalvelu, tilavaraukset ja käyttöehdot on aikaisemmin hoidettu aulaemännän lisäksi Rovaniemen kaupungin asiakaspalvelupisteellä (Osviitta). Jatkossa tilahallintaan liittyvästä asiakaspalvelusta vastaa edelleen Osviitta. Sekä vakiovuorot että tilapäiset käyttäjät varaavat tilat joko Osviitan asiakaspalvelusta tai sen määrittelemän varausjärjestelmän kautta. Osviitta luovuttaa avaimet ja tekee sopimuksen varaajan/vastuuhenkilön kanssa. Vakiovuoroja voi varata joko määräaikaisesti (toimintakausi) tai toistaiseksi voimassa olevana. 

Varaus- ja käyttöehdot 

Varaus- ja käyttöehdot (liite) on päivitetty vastaamaan muutoksia. Varausehdoissa on huomioitu vastuuhenkilön uusi rooli tilan turvallisuuden varmistamisessa. Dokumentissa on käytetty pohjana Rovaniemen kaupunginhallituksen (17.2.2025 § 38) hyväksymiä varaus- ja käyttöehtoja. 

Päätösehdotus

Esittelijä

Hyvinvointilautakunta päättää: 

• hyväksyä Potkurin varauskäytänteiden prosessin esittelytekstin mukaisesti, 

• hyväksyä liitteenä olevan varaus- ja käyttöehdot ja 

• avata potkurin vakiovuorot haettavaksi syksystä 2025 alkaen siten, että vuoroja voivat varata hinnastossa määritellyt käyttäjäryhmät ja lisäksi kaupunki varaa itselleen kerran viikossa toistuvan vakiovuoron

  • Lisäksi todetaan, että eläkeläisjärjestöt ja muut ikäihmisten kanssa pääasiallisesti toimivat järjestöt voivat varata vakiovuorot viikkoa ennen haun avaamista muille käyttäjäryhmille.