ROIDno-2022-1190
Hankintapäällikön viranhaltijapäätös 28.3.2022 § 5.
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 20 §.
Rovaniemen kaupungin hallintosääntö 1.1.2025 (KV 9.12.2024) § 49.
Rovaniemen kaupunginjohtajan delegointipäätös 3.2.2025 § 2 Toimivallan siirtäminen julkisten hankintojen osalta konsernihallinnossa.
Rovaniemen kaupunki, Napapiirin Residuum Oy sekä Rovanapa Oy ovat mukana Sarastian Hankintapalvelujen kilpailuttamassa toimisto- ja julkitilakalusteiden yhteishankinnassa (Irtokalusteet 2021 337958). Hankinnan sopimuskausi on 25.4.2022- 26.12.2025. Puitesopimukseen sisältyvät irtokalusteet ja kalustuskokonaisuudet sekä näihin kiinteästi liittyvät oheispalvelut kuten työympäristömäärittelypalvelu, kalustussuunnittelumahdollisuus, kalusteiden kierrätyspalvelu ja kalusteiden koekäyttömahdollisuus. Sopimus sisältää mahdollisuuden myös käytettyjen kalusteiden hankkimiseen sekä kalusteiden vuokraamiseen. Toimisto- ja julkitilakalusteiden sopimustoimittajia ovat Isku Interior Oy (1.11.2024 alkaen Isku Spaces Oy), Kinnarps Oy, Martela Oyj, Modeo Oy ja Vepsäläinen Oy.
Sarastian Hankintapalveluilla on irtokalusteiden tuoteryhmästä tällä hetkellä voimassa kaksi lähes samansisältöistä sopimusta eri asiakkuuksille:
Irtokalusteet 2021 337958: 27.12.2021 -26.12.2025
Irtokalusteet 2023 403071: 1.2.2023 – 26.12.2025 + optiokausi ajalla 27.12.2025-26.12.2026
Sarastian Hankintapalvelut on päättänyt yhtenäistää sopimukset siten, että jatkossa irtokalusteiden hankintaa koskevia puitesopimuksia on ainoastaan yksi. Sarastian Hankintapalvelut kilpailuttaa uuden sopimuksen vuoden 2026 aikana.
Irtokalusteiden sopimusten yhtenäistämisestä johtuen sopimuksissa mukana olevien asiakkaiden on mahdollista käyttää toiseen sopimukseen sisältyvä optiokausi ajalla 27.12.2025 - 26.12.2026. Sarastian Hankintapalvelut on pyytänyt puitejärjestelyissä mukana olevia asiakkaita toimittamaan optiokautta koskevan sitoutumisilmoituksen viimeistään 31.5.2025 mennessä. Sarastian Hankintapalvelut tiedottaa sitoutumiset kootusti sopimustoimittajille sekä pyytää heiltä kirjalliset kuittaukset liittymisistä.
Rovaniemen kaupunki ja sopimuksessa mukana olevat konserniyhtiöt ovat olleet tyytyväisiä irtokalusteiden puitesopimukseen. Sopimuksessa mukana olevien toimittajien tuotevalikoima on laaja ja sopimushinnat ovat hyvin kilpailukykyiset. Rovaniemen kaupunki ja Rovanapa Oy haluavat käyttää esitetyn optiomahdollisuuden. Residuum Oy:llä ei ole tarvetta toimisto- ja julkitilakalusteiden sopimukselle vuodelle 2026.
Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo (alv 0 %) vuoden optiokaudelle Rovaniemen kaupungin ja Rovanapa Oy:n osalta on yhteensä noin 130 000 €. Ennakoitu arvo on laskettu vuosien 2023 ja 2024 ostolaskuaineiston perusteella. Rovaniemen kaupunginjohtajan delegointipäätöksen 3.2.2025 § 2 mukaan hankintapäällikkö päättää alle 500 000 euron keskitetystä yhteishankinnasta. Toimivaltaan kuuluu koko hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko.
Edellä esitetyin perustein Rovaniemen kaupunki ja Rovanapa Oy päättävät käyttää toimisto- ja julkitilakalusteiden yhteishankinnan (Irtokalusteet 2023 403071) mahdollistaman optiokauden ajalla 27.12.2025-26.12.2026. Option käyttöönottoa varten Rovaniemen kaupunki toimittaa Sarastian Hankintapalveluille kirjallisen sitoutumisilmoituksen 31.5.2025 mennessä. Optiokaudella toimisto- ja julkitilakalusteita hankintaan tarpeen mukaan puitesopimuksen mukaisin ehdoin.