Kuvaus
Yhdyskuntatekniikan yksikköön sijoittuva hallintosihteerin toimi on perustettu teknisen lautakunnan päätöksellä 18.3.2025 § 41. Toimi on ollut julkisesti julkisesti haettavana 2.4. - 22.4.2025 välisen ajan ja siitä on ilmoitettu Rovaniemen kaupungin nettisivuilla, TE-keskuksen työnantajapalvelussa ja Kuntarekry-palvelussa.
Yhdyskuntatekniikan hallintosihteerin keskeinen tehtävä on toimistopalvelujen tuottaminen Rovaniemen kaupungin teknisen toimialan yhdyskuntatekniikan-yksikköön. Näihin tehtäviin sisältyvät mm. viranhaltijoiden päätöksentekoprosessissa tukeminen, avustushakemusten esikäsittely ja selvityspyyntöjen laatiminen sekä kokousjärjestelyjen ja muiden tilaisuuksien toteuttaminen. Hallintosihteeri huolehtii myös yksikön myyntilaskutuksesta sekä ostolaskujen asiatarkastuksesta ja toimii yksikön paperiarkiston hoitajana. Lisäksi tehtävässä avustetaan kaupungininsinööriä yksikön muissa henkilöstö- ja hallintoasioissa.
Tehtävän kelpoisuusvaatimuksena on vähintään tehtävään soveltuva ammatillinen tutkinto (esim. merkonomi tai muu vastaava koulutus). Kokemus kunnallishallinnosta katsotaan eduksi. Tehtävässä menestymistä tukee kokemus toimistoalan tehtävistä.
Määräajassa hakemuksen lähetti 38 hakijaa, joista tehtiin alustava vertailu. Hakijoiden vertailu tehtiin anonyymin rekrytointikäytännön mukaisesti siten, että hakemuksia käsiteltiin ilman hakijoiden tunnistetietoja (esim. nimi, syntymäaika, sukupuoli, yhteystiedot, äidinkieli) siihen saakka, kun päätös haastateltavista oli tehty ja tarvittiin heidän yhteystietojaan.
Hakijoiden vertailussa tarkasteltiin hakijoiden koulutusta, työkokemusta ja muita ansioita sekä vapaamuotoista hakemustekstiä edellä mainittujen kelpoisuusvaatimuksen ja tehtävien asettamien muiden vaatimusten perusteella. Hakijoiden alustavan vertailun perusteella kahdeksan (8) ei täyttänyt kelpoisuusvaatimusta (ei soveltuvaa tutkintoa).
Haastatteluun kutsuttiin seitsemän (7) hakijaa. Haastattelut järjestettiin 19 – 21.5.2025. Haastattelut järjestettiin samanaikaisesti kaavoitusyksikön hallintosihteerin tehtävän haastattelun kanssa, sillä nämä hakijat kutsuttiin haastatteluun molempiin tehtäviin. Kyseiset haastattelut suoritti haastatteluryhmä, johon kuului vs. hallintopäällikkö, kaavoituspäällikkö sekä kaupungininsinööri. Kaikille haastatelluille esitettiin samat kysymykset seuraavista aiheista: hakijan esittely, motivaatio, työkokemus, haastavien tilanteiden hoitaminen, yksikön toiminnan tuntemus, ja oma arvio tehtävään soveltuvuudesta. Yhteisten kysymysten lisäksi haastatteluryhmä esitti haastattelutilanteessa esiin nousseita hakijakohtaisia kysymyksiä.
Haastattelujen ja ansiovertailun perusteella tehdyn kokonaisarvioinnin pohjalta parhaat edellytykset tehtävän menestyksekkääseen hoitamiseen on Bachelor of Business Administration Anne-Marie Haavikolla. Hän soveltuu hallintosihteerin tehtävään kokonaisarvioinnin perusteella erinomaisesti sekä henkilöstökohtaisten ominaisuuksien että ansioiden johdosta. Hänellä on tehtävässä tukevaa työkokemusta noin yhdeksän vuoden ajalta muun muassa henkilöstösihteerin sekä osastonsihteerin tehtävien kautta. Tietoteknisen osaamisen osalta Haavikolla on kokemusta järjestelmien pääkäyttäjän sekä järjestelmäkehittämisen tehtävistä, jotka osaltansa tukevat tehtävässä menestymistä. Lisäksi Haavikon tiimityöskentely- ja vuorovaikutustaidot voidaan haastattelun perusteella todeta olevan erinomaiset.
Haastattelutyöryhmä esittää, että yhdyskuntatekniikan hallintosihteerin tehtävään (vakanssi 11400012) valitaan Bachelor of Business Administration Anne-Marie Haavikko.