Kuvaus
Rovaniemen kaupungin toimialat ostavat elintarvikkeita toiminnan mahdollistamiseksi ja erilaisiin tapahtumiin. Tällä hetkellä elintarvikkeiden hankintaan ei ole voimassa olevaa yhteistä sopimusta, vaan hankinnat toteutetaan toimialakohtaisesti, eri tavoin.
Rovaniemen kaupunki on selvittänyt mahdollisuutta liittyä Sarastia Oy:n “Maksukorteilla maksettavat päivittäis- ja kulutustavarat” yhteishankintaan, joka mahdollistaa yksiköiden ostot toimittajan määrittelemissä myymälöissä ja toimipisteissä. Ostot tehdään toimittajan maksukortilla, joka sisältää laskutustoiminnon, jolla ostot kohdistetaan asiakkaan organisaatiotilille.
Kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä ja on jaettu kahteen osakokonaisuuteen:
1. Päivittäistavarat, jotka sisältävät elintarvikkeet ja muut päivittäin käytettävät kulutustavarat, joita hankintaan elintarvikeostosten yhteydessä (esim. teknokemian tuotteet, kodin paperit, lehdet sekä päivittäiskosmetiikka). Elintarvikkeilla tarkoitetaan mm. hedelmiä ja vihanneksia, leipiä, keksejä ja leivonnaisia, lihatuotteita, maitoa, munia ja rasvoja, juustoja, mausteita ja kuivatuotteita sekä pakasteita.
2. Kulutustavarat, jotka voivat sisältää esim. puutarhatuotteet, urheiluvälineet ja harrastustarvikkeet, sisustustuotteet ja kausitarvikkeet, astiat ja keittiötarvikkeet, vaatteet ja pukeutumistuotteet, elektroniikkatuotteet ja kodinkoneet sekä muut tuoteryhmät, joita tarjouspyynnössä ei pystytä yksilöimään. Lopullinen kulutustavaroiden määrittely määräytyy hankintaan valmisteluvaiheessa sitoutuvien asiakkaiden tarpeiden perusteella.
Hankinta toteutetaan valtakunnallisena kilpailutuksena, jonka perusteella kumpaankin osakokonaisuuteen valitaan enintään kolme (3) puitesopimustoimittajaa.
Sarastian hankintapalveluiden on tavoitteena julkaista tarjouspyyntö marraskuun 2025 loppuun mennessä. Sopimuksen suunniteltu alkamisajankohta on 1.5.2026 ja se on voimassa 30.4.2030 saakka. Sopimus sisältää asiakaskohtaisen 6kk irtisanomisajan.
Sarastia Oy toimii hankintalain (1397/2016) tarkoittamana yhteishankintayksikkönä. Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, 42 §:ssä tarkoitettua puitejärjestelyä taikka 49 §:ssä tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Sarastian suorana osakkeenomistajana Rovaniemen kaupunki on oikeutettu tekemään hankintoja mainitulla tavalla Sarastia Oy:n tarjoamiin hankintapalveluihin perustuen.
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön (1.1.2025, KV 9.12.2024 § 101) mukaan alle 500 000 euron erillishankinnasta tai yhteishankinnasta päättää kaupunginjohtaja, toimialajohtaja tai määräämänsä.
Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo molempien osakokonaisuuksien osalta on 460 000 € (alv 0 %) neljän vuoden sopimuskaudella 1.5.2026 - 30.4.2030.
Yhteishankintaan liittyminen edellyttää kirjallisen sitoutumisilmoituksen antamista Sarastia Oy:lle viimeistään ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Mikäli hankintayksikkö haluaa osallistua hankinnan laatuvaatimusten ja vertailuperusteiden painoarvojen määrittelyyn, tulee sitoutumiset hankintaan tehdä viimeistään 31.10.2025.