Kuvaus
1. Hankinnan kohde
Rovaniemen kaupungin sivistyspalvelut on pyytänyt tarjouksia kirjastolle hankittavista itsepalveluautomaateista sekä laitteisiin liittyvästä tuki-, ylläpito- ja huoltopalvelusta. Automaatteja hankitaan 14kpl.
2. Hankinnan sopimuskausi
Sopimuskausi on 15.9.2025 - 14.9.2028. Sopimus syntyy kuitenkin vasta hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja kun hankintasopimus on molempien osapuolten toimesta allekirjoitettu.
Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta toistaiseksi voimassa olevana varsinaisen sopimuskauden jälkeen.
Hankintaan sisältyy optiona 5 kpl itsepalveluautomaatteja. Tilaaja päättää option käytöstä kolmen vuoden kuluessa hankintasopimuksen allekirjoittamisesta. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta.
3. Ilmoitus- ja hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassa olevaa lainsäädäntöä. Hankinta on kilpailutettu avoimella menettelyllä, kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 4.8.2025 HILMA - palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi /rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.
Tarjoukset tuli jättää 28.8.2025 Klo: 12.00.
4. Tarjoajat
Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat yritykset:
Bibliotheca
Lyngsoe Systems Oy
Mikro-Väylä Oy
5. Tarjoajien kelpoisuus
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä kelpoisuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset kelpoisuudelle asetetut vaatimukset vastaamalla vaatimuksiin ”Kyllä”. Tilaaja selvittää valitulta tarjoajalta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus.
Bibliothecalle tehtiin lisäselvitys koskien tarjouksessa ilmoitettua tukipalvelun hintaa, koska ilmoitetun hinnan perusteella hankintayksikölle muodostui vaikutelma, että summassa oli pilkkuvirhe. Bibliotheca vastasi lisäselvityspyyntöön ja ilmoitti, että tukipalvelun hinnassa oli pilkkuvirhe.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 74 §:ää koskevien hallituksen esityksen (HE 108/2016 vp, s. 173–174) perustelujen mukaan tarjousten täsmentäminen ja täydentäminen on sallittua, jos kysymys on epäolennaisesta puutteesta, ristiriidasta taikka virheestä. Sallittua on pyytää tarjoajaa täsmentämään hinnoittelua koskeva virhe, kuten pilkkuvirhe, joka on esimerkiksi pääteltävissä muusta tarjouksesta. Bibliothecan osalta kyseessä oli em. kaltainen pilkkuvirhe, joten hankintayksikkö korjasi tukipalvelun hinnan sellaiseksi, kuin tarjoaja oli sen tarkoittanut.
Kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaiseksi ja ne hyväksyttiin tarjousten hintavertailuun.
7. Tarjousten vertailu
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin vertailuhinta.
Hintavertailu suoritettiin siten, että tarjoajan ilmoittamat hinnat itsepalveluautomaateille, sähköpöydille, automaattien räätälöinnille sekä tuki- ja ylläpitopalveluille kerrottiin tarjouspyynnössä ilmoitetuilla kertoimilla ja näin saadut tulot laskettiin yhteen (vertailuhinta). Halvimman vertailuhinnan jättänyt tarjoaja valitaan palvelun toimittajaksi.
Tarjoajien vertailuhinnat:
Bibliotheca: 59 407,00 €
Lyngsoe Systems Oy: 49 754,00 €
Mikro-Väylä Oy: 39 984,00 €
Tarjousten vertailutaulukko on tämän hankintapäätöksen liitteenä.