Kuvaus
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena ovat elintarvikkeet toimitettuna Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymän keittiöiden (tuotanto-, kuumennus- ja palvelukeittiöitä) käyttöön.
Hankinta on jaettu osakokonaisuuksiin seuraavasti:
1. Kuivatuotteet ja säilykkeet
2. Pakasteet
3. Maitotaloustuotteet
4. Lihat ja lihavalmisteet
5. Kala ja kalavalmisteet
6. Kasviproteiinivalmisteet
Tarjoajan oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai useampaan osaan.
Tähän hankintaan ei sisälly seuraavat tuoteryhmät, vaan ne kilpailutetaan erikseen:
· Raa'at perunat ja juurekset
· Tuoreet kasvikset ja kasviskomponentit
· Leipä ja leipomotuotteet
Hankinnan sopimuskausi
Hankintasopimus astuu voimaan molemminpuolisin allekirjoituksin, kuitenkin aikaisintaan 1.11.2025. Sopimuskausi on 48 kuukautta.
Ilmoitus- ja hankintamenettely
Hankinta on kilpailutettu avoimena menettelynä, EU- kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankinnassa perustetaan puitejärjestely, jossa kaikkiin osakokonaisuuksiin valitaan yksi eniten pisteitä saanut puitesopimustoimittaja.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 17.8.2025 HILMA - ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja Cloudia Tarjouspalvelussa osoitteessa www. Tarjouspalvelu.fi/rovaniemi.
Tarjousten vastaanottamisen määräaika
3.9.2025 klo 12.00 mennessä.
Tarjoajat
Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät Arla Oy, Atria Suomi Oy, Kesko Oyj Kespro, Meira Nova Oy, Valio Oy, Wihuri Oy Metro-tukku.
Tarjousten avaustilaisuus ei ollut julkinen.
Tarjoajien soveltuvuus
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn toiseen vaiheeseen.
Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki taloudelliset, lakisääteiset ja yhteiskunnalliset soveltuvuusvaatimukset.
Soveltuvuusvaatimuksissa kohdassa “Tarjouspyynnön muut ehdot” - “II TARJOAJAN SOVELTUVUUTTA KOSKEVAT VAATIMUKSET” - “6. Varautuminen ja huoltovarmuus” tarjoajan tuli ladata varautumissuunnitelma, jossa tuli olla kuvattuna vähintään palvelun tuottamiseen vaikuttavat tunnistetut häiriötilanteet ja niiden aikaiset toimenpiteet sekä viestintäkäytännöt häiriötilanteissa. Arla Oy:n toimittama varautumissuunnitelma ei täyttänyt hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia. Tarjous suljetaan pois vertailusta.
Hankintayksikkö tarkistaa rikosrekisteriotteet tarjouspyynnön mukaisesti ennen sopimuksen tekoa.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Ensimmäisenä tarkastettiin tarjottujen tuotteiden vähimmäisvaatimusten täyttyminen.
Hankintayksikkö tarkisti kaikkien tarjottujen tuotteiden vähimmäisvaatimusten täyttymisen. Tarkastuksen yhteydessä havaittiin, että Kespron yksi (1) tuote, Meira Novan neljä (4) tuotetta ja Wihurin kaksi (2) tuotetta eivät täyttäneet tuotteille asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Tuotteita ei hyväksytty tarjousvertailuun ja tuoterivit käsiteltiin tyhjinä riveinä.
Tarjoajista Atrialle, Kesprolle, Meira Novalle, Valiolle ja Wihurille lähetetiin vielä lisäksi lisäselvityspyynnöt. Saatujen lisäselvityspyyntöjen jälkeen todettiin, että Meira Novan kolme (3) tuotetta ja Valion kaksi (2) tuotetta eivät täytä tuotteille asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Tuotteita ei hyväksytty tarjousvertailuun ja nämä tuoterivit käsiteltiin tyhjinä riveinä.
Lisäselvitysten jälkeen hankintayksikkö myös päätti poistaa vertailusta tuotteen appelsiinimarmeladi, sillä hankintayksikön tuotteelle asettama vaatimus paistonkestävyydestä ei toteutunut markkinoilta löytyvien vaihtoehtojen kanssa.
Seuraavaksi käsiteltiin tyhjät rivit.
Tarjoajille oli annettu mahdollisuus jättää osakokonaisuuksittain hankintayksikön määrittelemän enimmäismäärän verran tuotteita tarjoamatta (ns. tyhjiä rivejä). Mikäli tarjoaja jättäisi enemmän kuin sallitun enimmäismäärän tyhjiä rivejä, tarjous kyseisen osakokonaisuuden osalta suljettaisiin pois tarjouskilpailusta. Tarjoajien tyhjien rivien lukumäärä ei ylittynyt.
Tarjoajille annetun ohjeen mukaan tyhjien rivien puuttuvien hintatietojen kohdalla käytettiin tuotteelle tarjottua kalleinta hintatietoa. Hankintayksikkö lisäsi tarjoajien tyhjille riveille hinnan ohjeen mukaisesti.
Tarjousten vertailu
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin hinta.
Vertailu suoritettiin niin, että osakokonaisuuksien tarjouksien kokonaishintaa verrattiin toisiinsa. Osakokonaisuuden toimittajaksi valittiin halvimman vertailuhinnan jättänyt tarjoaja. Sama tarjoaja voi tulla valituksi useampaan osakokonaisuuteen.
Tarjousten vertailuhinnat:
Osakokonaisuus 1 Kuivatuotteet ja säilykkeet
· Kesko Oyj Kespro (vertailuhinta 822 185,02 €)
· Meira Nova Oy (vertailuhinta 1 017 318,60 €)
· Wihuri Oy Metro-tukku (vertailuhinta 912 459,72 €)
Osakokonaisuus 2 Pakasteet
· Kesko Oyj Kespro (vertailuhinta 257 102,47 €)
· Meira Nova Oy (vertailuhinta 243 793,01 €)
· Valio Oy (vertailuhinta 265 011,29 €)
· Wihuri Oy Metro-tukku (vertailuhinta 230 074,19 €)
Osakokonaisuus 3 Maitotaloustuotteet
· Valio Oy (vertailuhinta 441 846,86 €)
Osakokonaisuus 4 Lihat ja lihavalmisteet
· Atria Suomi Oy (vertailuhinta 709 395,45 €)
· Kesko Oyj Kespro (vertailuhinta 786 673,98 €)
· Meira Nova Oy (vertailuhinta 796 417,49 €)
Osakokonaisuus 5 Kala ja kalavalmisteet
· Kesko Oyj Kespro (vertailuhinta 389 202,55 €)
· Meira Nova Oy (vertailuhinta 334 883,90 €)
· Valio Oy (vertailuhinta 369 761,01 €)
· Wihuri Oy Metro-tukku (vertailuhinta 397 764,61 €)
Osakokonaisuus 6 Kasviproteiinivalmisteet
· Kesko Oyj Kespro (vertailuhinta 17 907,99 €)
· Meira Nova Oy (vertailuhinta 16 864,90 €)
· Valio Oy (vertailuhinta 12 757,12 €)
Vertailutaulukko on päätöksen liitteenä.
Päätöksen peruste
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Rovaniemen kaupungin hallintosääntö 1.6.2025 (KV 9.12.2024) §47.