Kuvaus
Tausta
Rovaniemen kaupungin Ruoka- ja puhtauspalvelut on pyytänyt tarjouksia elintarvikkeista Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymän keittiöiden (tuotanto-, kuumennus- ja palvelukeittiöitä) käyttöön. Hankintaa koskevalla päätöksellä 30.09.2025 § 3 Arla Oy:n tarjous on suljettu pois tarjouskilpailusta, sillä sen toimittama varautumissuunnitelma ei täyttänyt hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia.
Hankintaoikaisu
Arla Oy on tehnyt 7.10.2025 oikaisuvaatimuksen päätöksestä 30.9.2025 §3. Valittaja pyytää hankintapäätöksen ROIDno-2025-769 oikaisemista siten, että:
1. Arla Oy:n tarjouksen hylkäyspäätös kumotaan; tai
2. Arla Oy:n tarjoajan soveltuvuus arvioidaan uudelleen; tai
3. Hankintamenettely palautetaan vaiheeseen, jossa varautumissuunnitelman sisältö arvioidaan tarjouspyynnön kohdan 6 “Varautuminen ja huoltovarmuus” mukaisesti.
Lisäksi valittaja pyytää hankintayksiköltä lisäselvitystä seuraaviin kysymyksiin:
1. Millä perusteella liite “Kuvaus toiminnasta poikkeustilanteessa” ei täytä vaatimuksia
2. Mitkä vaadituista osa-alueista (häiriötilanteiden tunnistaminen, toimenpiteet, viestintäkäytännöt) katsotaan puutteellisiksi tai käsittelemättä jätetyiksi
3. Perustuuko hylkäyspäätös ensisijaisesti muotovaatimuksiin (esim. viittaus virheelliseen dokumenttiin), sisällöllisiin puutteisiin vai molempiin.
4. Mitä täsmennyksiä, lisäaineistoa tai dokumentaatiota hankintayksikkö olisi katsonut riittäväksi vaatimusten täyttämiseksi.
Valittajan perusteet
Valittajan mukaan sen tarjouksen liite “Kuvaus toiminnasta poikkeustilanteessa” kattaa hankintayksikön asettamassa, varautumissuunnitelmaa koskevassa vaatimuksissa vaaditut osa-alueet, eli: a) Tunnistetut häiriötilanteet, b) Toimenpiteet, .c) Viestintäkäytännöt. Lisäksi valittaja ilmoittaa vastanneensa tarjouspyynnön kohtaan 6 (Varautuminen ja huoltovarmuus) asianmukaisesti ”KYLLÄ”, ja tarjoaja on vakuuttanut varautumissuunnitelman voimassaolon koko sopimuskauden sekä olennaisista muutoksista tiedottamisen.
Rovaniemen kaupungin vastine
Hankintayksikkö on kilpailutuksessaan ROIDno-2025-769 / Elintarvikkeet vaatinut tarjoajaa vastaamaan "KYLLÄ" seuraavaan soveltuvuusvatimusta koskevaan kohtaan:
”Tarjoajalla on varautumissuunnitelma, jolla turvataan sopimukseen liittyvien palveluiden tuottaminen sekä elintarvikkeiden toimittaminen toimituskohteisiin sekä normaaliolojen häiriötilanteissa (esim. uhkaavat elintarvikealan lakot, kuljetusalan lakot, laajan sähkökatkon, tietoliikennekatkoksen tai vesikatkon aikana, tuotteiden takaisinvetotilanteet) että poikkeusolojen (esim. maahan kohdistuvan aseellisen hyökkäyksen tai sen uhan, erityisen vakavan
suuronnettomuuden tai vastaavan vaarallisen tartuntataudin ja niiden välittömän jälkitilan vuoksi asetettujen) aikana.”
Vastattuaan edelliseen kohtaan "KYLLÄ", on tarjoajalle avautunut tarjouspyynnössä seuraava vaatimus:
”Tarjoajan tulee ladata tarjouksen liitteeksi varautumissuunnitelman, jossa tulee olla kuvattuna vähintään
a) tunnistetut häiriötilanteet ja niiden vaikutus palvelun tuottamiseen,
b) toimenpiteet, joilla sopimukseen liittyvien palveluiden tuottaminen ja elintarvikkeiden toimittaminen toimituskohteisiin turvataan erilaisissa häiriötilanteissa sekä
c) viestintäkäytännöt, joilla toimittaja pitää tilaajan ajan tasalla erilaisten häiriötilanteiden etenemisestä ja vaikutuksista.
Tarjoaja vakuuttaa, että varautumissuunnitelma on voimassa koko sopimuskauden ajan ja tiedottaa tilaajaa suunnitelmaan tulevista olennaisista muutokset pyytämättä.”
Hankintayksikkö on laatinut varautumissuunnitelmaa koskevan soveltuvuusvaatimuksen esimerkkien avulla siten, että kyseisessä kohdassa selviää millaisia konkreettisista häiriö- ja poikkeusolojen tilanteita hankintayksikkö tarkoittaa, ja joita tarjoajan tulee varautumissuunnitelmassaan tunnistaa.
Tarjouskilpailuun saapui yhteensä viisi tarjousta, joista kaikkiin muihin paitsi poissuljettuun, oli liitetty tarjouspyynnön mukaiset varautumissuunnitelmat. Suunnitelmissa oli käytetty tarjouspyynnössä esitettyjen esimerkkien mukaisia ja/tai lisäksi muita konkreettisia tilanteita sekä niiden aikaiset toimenpiteet ja viestintäkäytännöt.
Hankintayksikkö korostaa, että ruokapalveluiden toteuttaminen mm. kouluille ja päiväkodeille on kunnan lakisääteinen tehtävä kaikissa tilanteissa niin normaaliolojen häiriötilanteiden kuin poikkeusolojenkin aikana.
Hankintayksikkö toteaa valittajan esittämiin kysymyksiin 1 - 4 seuraavasti:
Liite "Kuvaus toiminnasta poikkeustilanteissa" ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia, sillä hankintayksikkö ei ole saanut vaadittua kuvaa siitä, mitä normaaliolojen häiriötilanteita tai poikkeusoloja Arla Oy on toiminnassaan tunnistanut tai miten erilaisissa tilanteissa toiminta on varmistettu. Tästä syystä kuvauksesta ei myöskään saada riittävää selvitystä toiminta- ja viestintätavoista tai elintarvikkeiden toimitusten turvaamisesta toimituskohteisiin erilaisissa häiriö- ja poikkeustilanteissa.
Vaadituista osa-alueista puutteellinen oli häiriötilanteiden tunnistaminen. Tarjoajan poissulkeminen tarjouskilpailusta on perustunut siihen, ettei sen toimittama varautumissuunnitelma ole täyttänyt sisällöllisesti sille asetettuja vaatimuksia. Arla Oy:n toimittamassa varautumisselvityksessä tunnistetut häiriötilanteet ovat ”suunnitellut poikkeustilanteet (esim. tietojärjestelmäpäivitykset)” ja ”ennalta arvaamattomat poikkeustilanteet”. Selvitys on näin ollen liian yleisellä tasolla laadittu, eikä siitä käy ilmi yksilöidyt häiriö- tai poikkeusolojen tilanteet, joihin viitataan.
Selvityksessä olisi tullut määritellä mitä erilaisia häiriötilanteita on mahdollista esiintyä ja millainen vaikutus niillä on palvelun tuottamiseen. Lisäksi olisi tullut eritellä toimenpiteet elintarvikkeiden toimittamisen turvaamiseksi sekä viestintäkäytännöt näissä eri tilanteissa.
Selvityksessä olisi tullut määritellä mitä erilaisia häiriötilanteita on mahdollista esiintyä ja millainen vaikutus niillä on palvelun tuottamiseen. Lisäksi olisi tullut eritellä toimenpiteet elintarvikkeiden toimittamisen turvaamiseksi sekä viestintäkäytännöt näissä eri tilanteissa.