ROIDno-2019-2195
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 20 §.
Rovaniemen kaupungin hallintosääntö 1.6.2025 (KV 9.12.2024) § 48.
Rovaniemen kaupunginjohtajan delegointipäätös 3.2.2025 § 2 Toimivallan siirtäminen julkisten hankintojen osalta konsernihallinnossa.
Esittelijä: hankinta-asiantuntija Riitta Berg
Rovaniemen kaupungilla on käytössä hankintojen elinkaaren hallintaan sähköinen kilpailutus- ja sopimushallintajärjestelmä SaaS-palveluna. Palvelu hankitaan Hansel Oy:n kilpailuttaman hankintojen elinkaaripalvelu 2020–2026 (2029) -puitejärjestelyn kautta, johon kaupunki on liittynyt (ROIDno-2019-2195). Hankinnan sopimustoimittaja on Cloudia Oy (A Mercell Company).
Rovaniemen kaupungilla on tarve automatisoida hankintaprosessiin liittyvät tilauskäytännöt. Tällä hetkellä tilauksia tehdään manuaalisesti Excel-tilauslomakkeella, jonka allekirjoittaa toimivaltainen tilauksen hyväksyjä. Edellä mainittu tilaus skannataan ja lähetetään toimittajalle sähköpostitse. Tilauksia tehdään lisäksi suoraan sähköpostilla ja puhelimitse.
Tilaus-moduulin avulla aiemmin sähköpostilla ja puhelimella tehdyt tilaukset on mahdollista saada yhteen järjestelmään, jossa tilausten hyväksyntäprosessi tapahtuu etukäteen osto- ja tilausvaltuuksien mukaisesti. Palvelu lähettää hyväksytyn tilauksen automaattisesti toimittajalle ja tilausta voidaan seurata reaaliajassa. Palvelun avulla tilausten tekeminen nopeutuu ja automatisoituu, jonka lisäksi tilauksia on mahdollista seurata keskitetysti. Digitalisoitu tilausprosessi lisää johdonmukaisuutta yhdistämällä vähintään tilaukset, sopimukset ja hyväksynnät.
Rovaniemen kaupungilla on parhaillaan menossa uuden taloushallintojärjestelmän (Unit4 ERP) käyttöönottoprojekti, joka otetaan käyttöön vuoden 2026 alusta. Kaupunki on selvittänyt, soveltuuko edellä mainitussa palvelussa oleva hankintamoduuli käyttöön hankintaprosessiin liittyvissä tilauksissa. Unit4 ERP -palveluun kuuluva hankintamoduuli ei tällä hetkellä vastaa kaupungin tarpeita tilaustenhallinnan osalta, eikä moduuli sisälly taloushallintajärjestelmäpalvelun hankintasopimukseen.
Cloudia Oy on antanut 3.12.2025 päivätyn tarjouksen Cloudia Tilaus -moduulista. Tarjouksen mukaan Tilaus-moduulin ohjattu ja vakioitu käyttöönotto on veloitukseton. Järjestelmän vuosittainen SaaS-ylläpitomaksu on 7 900 €/vuosi (alv 0 %). Maksu sisältää rajoittamattoman määrän käyttäjiä yhden y-tunnuksen sisällä. Tarjouksen mukaisesti järjestelmän käyttöönottoprojekti voidaan aloittaa tammikuussa 2026.
Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 annetun lain 30 §:n 1 mom. 2. kohdan mukaan toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen ennakoitu arvo lasketaan hankinnan kuukausiarvo kerrottuna luvulla 48. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle on 31 600 € (alv 0 %).
Rovaniemen kaupunginjohtajan delegointipäätöksen 3.2.2025 § 2 mukaan hankintapäällikkö päättää alle 500 000 euron keskitetystä yhteishankinnasta. Toimivaltaan kuuluu koko hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko.
Edellä esitetyn mukaisesti päätän, että Rovaniemen kaupunki hankkii Cloudia Tilaus –moduulin SaaS-palveluna toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella Cloudia Oy:ltä. Hankinta perustuu Hansel Oy:n hankintojen elinkaaripalvelu -puitejärjestelyyn 2020-2026 (2029). Kyseessä on vertailukorin ulkopuolinen palvelu, joka tukee puitesopimuksen hankinnan kohdetta. Hankinnassa noudatetaan voimassa olevan asiakaskohtaisen sopimuksen ehtoja (Rovaniemen kaupunki -Asiakaskohtainen sopimus Hansel Oy - Hankintojen elinkaaripalvelu). Tilaus liitetään osaksi voimassa olevaa asiakaskohtaista sopimusta. Palvelu on mahdollista irtisanoa noudattaen kolmen (3) kuukauden irtisanomisaikaa.