ROIDno-2026-1334
HS 48 §
Valmistelijat: strategia- ja kehittämispäällikkö Pirkko Sivonen, projektipäällikkö Sini Pyy
Rovaniemen kaupunki järjestää kesällä 2026 CEMR Leaders’ Summit -tapahtuman (kh 8.9.2025 § 264). Tapahtumaa varten on varattu määräraha talousarvioon 2026.
Tapahtumaan odotetaan yli 150 osallistujaa, ja sen kesto on kaksi päivää. Tekniikan osalta edellytetään etätulkkaustekniikkaa, kokoustekniikkaa sekä yleisen tapahtumatekniikan toteutusta laadukkaasti ja tapahtumaan luonteeseen sopivasti.
Kaupunki on kartoittanut tulkkaus- ja tapahtumatekniikkaan erikoistuneita yrityksiä. Kartoituksen perusteella sopivin palveluntarjoaja on Oulun Kongressitekniikka Oy. Oulun Kongressitekniikka Oy:lla on kokemusta vastaavien tilaisuuksien järjestämisestä kyseisessä tapahtumatilassa. Kartoituksessa kyseinen tarjoaja todettu kustannustasoltaan kohtuulliseksi.
Kaupunki on pyytänyt Oulun Kongressitekniikalta tarjouksen tapahtumatekniikan toteutuksesta sisältäen etätulkkaustekniikan. Oulun Kongressitekniikka tarjoaa tapahtumatekniikkaa hintaan 8 510,40 € + alv.
Rovaniemen kaupungin hankintaohjeistuksen mukaan hankinta voidaan toteuttaa suorahankintana, mikäli se alittaa 10 tuhatta euroa ja mikäli kilpailuttamisprosessin vaatima aika ja kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn.
Esitämme, että kaupunki hankkii konferenssitekniikan CEMR-tapahtumaa varten Oulun Kongressitekniikka Oy:ltä enintään 8 510,40 eurolla +alv. Lisäksi voidaan hankkia tarvittavia lisäpalveluja enintään 1000 eurolla +alv, mikäli osallistujamäärä tai osallistujien erityistarpeet sitä edellyttävät.
Päätän esitetyn mukaisesti.