Kuvaus
Rovaniemen kaupunki on mukana Numera Palvelut Oy:n (ent. Sarastia Oy) kilpailuttamassa toimisto- ja julkitilakalusteiden puitejärjestelyssä. Hankinnan sopimuskausi päättyy 26.12.2026. Puitejärjestely on vastannut hyvin Rovaniemen kaupungin hankintatarpeita. Puitejärjestelyyn valittujen toimittajien määrä on ollut kattava, sopimustuotteita on laaja valikoima ja tuotteiden hinnat ovat kilpailutuksen suuren volyymin vuoksi edulliset.
Numera Palvelut on aloittanut uuden Irtokalusteet 2026 kilpailutuksen valmistelun. Tavoitteena on, että uusi sopimus astuu voimaan joulukuussa 2026. Puitejärjestelyn sopimuskausi on neljä (4) vuotta. Sopimukseen sisältyy kuuden (6) kuukauden asiakaskohtainen irtisanomismahdollisuus.
Irtokalusteet puitejärjestelyyn sisältyy seuraavat osakokonaisuudet:
1. Oppilas- ja koulukalusteet
2. Toimisto- ja julkitilakalusteet
3. Varhaiskasvatuksen kalusteet
Alustavasti sopimustoimittajien määräksi on suunniteltu viisi (5) toimittajaa per osakokonaisuus. Sama toimittaja voidaan valita yhteen tai useampaan osakokonaisuuteen.
Tämä päätös koskee hankinnan osa-aluetta 2, toimisto- ja julkitilakalusteet. Toimistokalusteet sisältävät toimistojen, neuvottelutilojen, aulatilojen ja muiden julkitilojen kalusteet.
Hankintaan sisällytettäviä mahdollisia palveluja ovat asiakaspalvelu, kartoituskäynti kalustettavissa tiloissa, layout-suunnittelu, laajempi sisustussuunnittelijan tekemä suunnittelu, inventointipalvelu, vanhojen kalusteiden kierrätyspalvelu sekä työympäristömäärittelypalvelu.
Myös käytettyjen kalusteiden osto tai kalusteiden vuokraaminen on sopimuksen perusteella mahdollista, mikäli tarjoajat tarjoavat tällaisia ratkaisuja. Lisäksi hankintaan sisällytetään optiona mahdollisuus hankkia sisustustekstiilejä, mikäli kyseiset tuotteet sisältyvät valittujen toimittajien valikoimaan.
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa vertailuperusteena on paras hinta-laatusuhde. Hinnan painoarvoksi kilpailutuksessa on alustavasti suunniteltu 80 % ja laadun painoarvoksi 20 %.
Hankinnan vähimmäisvaatimuksissa kilpailutettavien kalusteiden edellytetään olevan julkisiin tiloihin soveltuvia ja vastaavan ominaisuuksiltaan yleisimpiä mitoituksiin, turvallisuuteen, kestävyyteen ja ergonomiaan liittyviä standardeja ja normeja. Tarjoajat voivat saada laatupisteitä tuotteiden erityisten käyttöominaisuuksien ja muunneltavuuden perusteella, lisäpalvelujen sekä ekologisen vastuullisuuden perusteella.
Puitejärjestelyn toimintamallina on, että kansallisen kynnysarvon alittavissa kertahankinnoissa tuotteet voi hankkia vapaasti miltä tahansa puitejärjestelyn toimittajalta osakokonaisuuksittain. Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tulee tehdä kevennetty kilpailutus osakokonaisuuteen valittujen toimittajien kesken.
Numera Palvelut Oy toimii hankintalain (1397/2016) tarkoittamana yhteishankintayksikkönä. Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, 42 §:ssä tarkoitettua puitejärjestelyä taikka 49 §:ssä tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Numera Palvelut Oy:n suorana osakkeenomistajana Rovaniemen kaupunki on oikeutettu tekemään hankintoja mainitulla tavalla Numera Palvelut Oy:n tarjoamiin yhteishankintapalveluihin perustuen.
Puitejärjestelyyn liittyminen edellyttää kirjallisen sitoutumisilmoituksen antamista Numera Palvelut Oy:lle 31.5.2026 mennessä. Yhteishankintaan sitoutuneilla asiakkailla on mahdollisuus vaikuttaa hankinnan laatuvaatimuksiin sekä vertailuperusteiden painoarvoihin. Rovaniemen kaupungin konserniyhtiöistä samalla sitoutumisilmoituksella yhteishankintaan liittyvät Napapiirin Residuum Oy sekä Neve Oy.
Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo (alv 0 %) neljän (4) vuoden sopimuskaudelle on Rovaniemen kaupungin osalta 430 000 €. Residuum Oy ilmoitti hankinnan ennakoiduksi arvoksi 14 000 € ja Neve Oy 40 000 €.
Toimisto- ja julkitilakalusteiden hankinta on keskitetty yhteishankinta, joka palvelee kaikkia kaupungin toimialoja ja/tai yhtä tai useampaa konserniyhteisöä. Rovaniemen kaupungin hallintosäännön mukaan 500 000 euron tai sitä pienemmästä keskistetystä yhteishankinnasta päättää kaupunginjohtaja tai määräämänsä. Rovaniemen kaupunginjohtajan delegointipäätöksen mukaan hankintapäällikkö päättää alle 500 000 euron keskitetystä yhteishankinnasta. Toimivaltaan kuuluu koko hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko.