Kuvaus
Rovaniemen kaupunki on mukana Numera Palvelut Oy:n (ent. Sarastia Oy) kilpailuttamassa oppilas-, koulu- ja varhaiskasvatuksen kalusteiden puitejärjestelyssä. Hankinnan sopimuskausi päättyy 26.12.2026. Puitejärjestely on vastannut hyvin Rovaniemen kaupungin hankintatarpeita. Puitejärjestelyyn valittujen toimittajien määrä on ollut kattava, sopimustuotteita on laaja valikoima ja tuotteiden hinnat ovat kilpailutuksen suuren volyymin vuoksi edulliset.
Numera Palvelut on aloittanut uuden Irtokalusteet 2026 kilpailutuksen valmistelun. Tavoitteena on, että uusi sopimus astuu voimaan joulukuussa 2026. Puitejärjestelyn sopimuskausi on neljä (4) vuotta. Sopimukseen sisältyy kuuden (6) kuukauden asiakaskohtainen irtisanomismahdollisuus.
Irtokalusteet puitejärjestelyyn sisältyy seuraavat osakokonaisuudet:
1. Oppilas- ja koulukalusteet
2. Toimisto- ja julkitilakalusteet
3. Varhaiskasvatuksen kalusteet
Alustavasti sopimustoimittajien määräksi on suunniteltu viisi (5) toimittajaa per osakokonaisuus. Sama toimittaja voidaan valita yhteen tai useampaan osakokonaisuuteen.
Tämä päätös koskee hankinnan osa-alueita 1 (oppilas- ja koulukalusteet) ja 3 (varhaiskasvatuksen kalusteet). Sitoumus annetaan ehdollisena siten, että se sisältää puitejärjestelyn päiväkoti- ja koulukalusteet täydennyshankintojen osalta. Uusien päiväkoti- ja koulurakennusinvestointien osalta Rovaniemen kaupunki pidättää oikeuden kilpailuttaa kalustehankinnat ko. investoinnin yhteydessä erikseen.
Koulujen ja oppilaitosten kalusteet sisältävät opetustilojen, aulatilojen ja ruokailusalien kalusteet. Varhaiskasvatukset kalusteet sisältävät varhaiskasvatuksen tilojen, aulatilojen ja ruokailutilojen kalusteet.
Hankintaan sisällytettäviä mahdollisia palveluja ovat asiakaspalvelu, kartoituskäynti kalustettavissa tiloissa, layout-suunnittelu, laajempi sisustussuunnittelijan tekemä suunnittelu, inventointipalvelu, vanhojen kalusteiden kierrätyspalvelu sekä työympäristömäärittelypalvelu.
Myös käytettyjen kalusteiden osto tai kalusteiden vuokraaminen on sopimuksen perusteella mahdollista, mikäli tarjoajat tarjoavat tällaisia ratkaisuja.
Lisäksi hankintaan sisällytetään optiona mahdollisuus hankkia sisustustekstiilejä, mikäli kyseiset tuotteet sisältyvät valittujen toimittajien valikoimaan.
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa vertailuperusteena on paras hinta-laatusuhde. Hinnan painoarvoksi kilpailutuksessa on alustavasti suunniteltu 80 % ja laadun painoarvoksi 20 %.
Hankinnan vähimmäisvaatimuksissa kilpailutettavien kalusteiden edellytetään olevan julkisiin tiloihin soveltuvia ja vastaavan ominaisuuksiltaan yleisimpiä mitoituksiin, turvallisuuteen, kestävyyteen ja ergonomiaan liittyviä standardeja ja normeja. Tarjoajat voivat saada laatupisteitä tuotteiden erityisten käyttöominaisuuksien ja muunneltavuuden perusteella, lisäpalvelujen sekä ekologisen vastuullisuuden perusteella.
Puitejärjestelyn toimintamallina on, että kansallisen kynnysarvon alittavissa kertahankinnoissa tuotteet voi hankkia vapaasti miltä tahansa puitejärjestelyn toimittajalta osakokonaisuuksittain. Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tulee tehdä kevennetty kilpailutus osakokonaisuuteen valittujen toimittajien kesken.
Numera Palvelut Oy toimii hankintalain (1397/2016) tarkoittamana yhteishankintayksikkönä. Hankintalain 20 §:n mukaan hankintayksikkö voi hankkia tavaroita ja palveluita yhteishankintayksiköltä taikka tehdä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja käyttäen yhteishankintayksikön tekemää hankintasopimusta, 42 §:ssä tarkoitettua puitejärjestelyä taikka 49 §:ssä tarkoitettua dynaamista hankintajärjestelmää. Numera Palvelut Oy:n suorana osakkeenomistajana Rovaniemen kaupunki on oikeutettu tekemään hankintoja mainitulla tavalla Numera Palvelut Oy:n tarjoamiin yhteishankintapalveluihin perustuen.
Puitejärjestelyyn liittyminen edellyttää kirjallisen sitoutumisilmoituksen antamista Numera Palvelut Oy:lle 31.5.2026 mennessä. Yhteishankintaan sitoutuneilla asiakkailla on mahdollisuus vaikuttaa hankinnan laatuvaatimuksiin sekä vertailuperusteiden painoarvoihin.
Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo (alv 0 %) neljän (4) vuoden sopimuskaudelle on Rovaniemen kaupungin sivistyksen toimialan osalta 400 000 €.
Oppilas-, koulu- ja varhaiskasvatuksen kalusteiden hankinta on erillishankinta, joka palvelee ainoastaan yhtä toimialaa tai konsernihallintoa tai näiden alaista palvelu- tai vastuualuetta tai yksikköä. Rovaniemen kaupungin hallintosäännön mukaan 500 000 euron tai sitä pienemmästä erillishankinnasta päättää toimialajohtaja tai määräämänsä.