ROIDno-2026-4802
Hallintosääntö 24 § Kaupunginjohtaja
Valmistelija: tiedonhallintapäällikkö Max Mustapää
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (jäljempänä hankintalaki) muuttamista koskevan lain (519/2026) mukaisesti hankintayksikön (Rovaniemen kaupunki) tulee ilmoittaa Valtiokonttorille 30.9.2026 mennessä, mikäli se aikoo jatkaa sopimusta sellaisen sidosyksikön kanssa, minkä käytön hankintalain 15.2 §:n mukaiset edellytykset eivät täyty. Mikäli tällaista ilmoitusta ei tehdä, hankintayksikön on irtisanottava edellä tarkoitetut sidosyksikkösopimukset päättymään viimeistään 30.6.2027. Rovaniemen kaupungilla on Tiera Oy:n kanssa tehty sidosyksikkösopimus Palvelusopimus Tiera Tiedonhallinta, jolla ja johon tehdyillä sopimuslaajennuksilla kaupunki on hankkinut asianhallintajärjestelmän ja siihen liittyvän sähköisen asiointipalvelun ja sähköisen allekirjoituspalvelun SaaS-palveluna. Rovaniemen kaupungin edellytykset jatkaa edellä tarkoitettua sidosyksikkösopimusta Tiera Oy:n kanssa eivät hankintalain 15.2 §:n mukaisesti täyty, koska kaupungilla ei ole lainkohdan edellyttämää vähintään 10 % suoraa omistusosuutta Tiera Oy:sta. Hankintalain muuttamista koskevan lain (519/2026) voimaantulosäännösten perusteella sidosyksikkösopimusta voidaan jatkaa yleiseen etuun liittyvistä pakottavista syistä 30.6.2030 asti Valtiokonttorille tehdyn ilmoituksen perusteella, mikäli sopimuksen irtisanomisesta olisi poikkeuksellisesti kohtuuttomia seurauksia tai sopimuksen irtisanomiseen liittyy merkittäviä taloudellisia riskejä. Lain esitöiden perusteella tällaisina sidosyksikkösopimuksena voitaisiin pitää erityisesti sellaisia tietojärjestelmäsopimuksia, jotka ovat organisaation ydintoiminnan tai lakisääteisten velvoitteiden kannalta kriittisiä tai jos järjestelmissä hallitaan ja käsitellään laajasti toiminnan kannalta keskeisiä tai arkaluonteisia tietoja, ja niiden häiriötön toiminta olisi välttämätöntä palveluiden tuottamiseksi tai asiakasturvallisuuden varmistamiseksi. Sidosyksikkösopimuksen jatkaminen olisi mahdollista myös silloin, jos sopimuksen ennenaikainen päättäminen voisi vaarantaa kyberturvallisuuden. Irtisanomisen vaikutusten arvioinnissa voitaisiin huomioida esimerkiksi sopimuksen koko sopimuskauden pituus, sopimustoimittajan vaihtamisesta ja toiminnan käyttöönotosta aiheutuvat kustannukset sekä jäljellä oleva sopimuskausi. Tiera Tiedonhallinta sidosyksikkösopimuksella hankitulla asianhallintajärjestelmällä ja siihen liittyvillä osajärjestelmillä käsitellään ja ratkaistaan valtaosa kaupungin hallintoasioista ja kaikki kaupungin monijäsenisten toimielinten käsittelemät asiat. Kaupungilla ei ole vaihtoehtoista tietojärjestelmää näiden tehtävien hoitamiseen, ja kaupunki ei voi lakata toteuttamasta näitä ydintoimintojaan ja lakisääteisiä tehtäviään. Asianhallintajärjestelmällä hallitaan ja käsitellään laajasti myös salassa pidettäviä asiakirjoja ja arkaluontoisia henkilötietoja, joiden tietoturvallisuus vaarantuisi, mikäli sidosyksikkösopimus Tiera Tiedonhallinta irtisanotaan ennen kuin asianhallintajärjestelmän asiakirjat ja tiedot on saatu tietoturvallisesti siirrettyä uuteen tietojärjestelmään. Kaupunginhallitus on päättänyt 24.8.2026 § 229, että kaupunki hankkii uuden asianhallintajärjestelmäkokonaisuuden kilpailuttamalla. Kaupungin tahtotilana on siten saada hankittua ja käyttöön uusi asianhallintajärjestelmäkokonaisuus mahdollisimman pian, mutta tarjouskilpailuun ja sen jälkeisiin toimenpiteisiin sekä uuden asianhallintajärjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoon kuluvan ajan vuoksi Tiera Tiedonhallinta sidosyksikkösopimuksella hankittua asianhallintajärjestelmää osajärjestelmineen ei pystytä korvaamaan ja asianhallintajärjestelmässä olevia asiakirjoja ja tietoja ei pystytä siirtämään uuteen asianhallintajärjestelmäkokonaisuuteen 30.6.2027 mennessä. Kaupungin ydintoimintojen ja lakisääteisten velvoitteiden lainmukaisen hoitamisen varmistamiseksi ja niihin liittyvien palveluiden tuottamiseksi sekä asianhallintajärjestelmässä käsiteltävien salassa pidettävien asiakirjojen ja henkilötietojen suojaamiseksi sidosyksikkösopimusta Palvelusopimus Tiera Tiedonhallinta ja siihen tehtyjä laajennussopimuksia on siten välttämätöntä jatkaa 30.6.2027 jälkeenkin.
Päätän esittelytekstissä kuvatuin perustein, että Rovaniemen kaupunki ilmoittaa Valtiokonttorille jatkavansa Tiera Oy:n kanssa sidosyksikkösopimusta Palvelusopimus Tiera Tiedonhallinta sekä siihen tehtyjä laajennussopimuksia 30.6.2027 jälkeenkin. Ilmoituksen Valtiokonttorille tekee hankintapäällikkö tai tiedonhallintapäällikkö tai näiden sijaiset. Lisäksi päätän, että tämä päätös pannaan toimeen mahdollisesta oikaisuvaatimuksesta tai muutoksenhausta riippumatta.