Hyvinvointilautakunta, kokous 3.5.2023

§ 51 Pöytäkirjojen sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto hyvinvointilautakunnassa

ROIDno-2020-3379

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 20.3.2023

Valmistelija

Eeva-Maarit Kujala, kaupunginsihteeri, eeva-maarit.kujala@rovaniemi.fi

Perustelut

Rovaniemen kaupunki ottaa käyttöön toimielinten kokousten pöytäkirjojen sähköisen tarkastamisen ja allekirjoituksen 1.4.2023 alkaen. Pöytäkirjan allekirjoittaminen tapahtuu eSignature palvelun kautta vahvalla tunnistautumisella, johon käytetään verkkopankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta. Jos sähköinen allekirjoitus ei ole luottamushenkilölle syystä tai toisesta mahdollinen, hän ei voi toimia pöytäkirjantarkastajana. Samoin puheenjohtajan ja pöytäkirjanpitäjän on allekirjoitettava pöytäkirja sähköisesti.

Hallintosäännön, 157 § Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen, mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla, pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti ja kaupunginhallitus antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita pöytäkirjan laatimisesta.

Päätösehdotus

Esittelijä

Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus päättää

  1. ottaa käyttöön eSignature sähköisen allekirjoituksen 1.4.2023 alkaen pidetyissä kokouksissa
  2. edellyttää, että toimielimet ottavat järjestelmän käyttöönsä 1.4.2023 alkaen pidetyissä kokouksissa
  3. esittää valtuustolle, että se ottaa käyttöön eSignature sähköisen allekirjoituksen 1.4.2023 alkaen pidetyissä kokouksissa.

Päätös

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Seija Arkimo, hallinnon assistentti, seija.arkimo@rovaniemi.fi

Perustelut

Rovaniemen kaupunki otti käyttöön toimielinten kokousten pöytäkirjojen sähköisen tarkastamisen ja allekirjoituksen 1.4.2023 alkaen. Pöytäkirjan allekirjoittaminen tapahtuu eSignature palvelun kautta vahvalla tunnistautumisella, johon käytetään verkkopankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta. Jos sähköinen allekirjoitus ei ole luottamushenkilölle syystä tai toisesta mahdollinen, hän ei voi toimia pöytäkirjantarkastajana. Samoin puheenjohtajan ja pöytäkirjanpitäjän on allekirjoitettava pöytäkirja sähköisesti.

Hallintosäännön, 157 §:
Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen, mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla, pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti ja kaupunginhallitus antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita pöytäkirjan laatimisesta. Kaupunginhallitus päätti 20.3.2023 § 97 ottaa käyttöön kokouksiensa pöytäkirjojen sähköisen allekirjoittamisen sekä edellyttää, että toimielimet ottavat järjestelmän käyttöönsä 1.4.2023 alkaen pidetyissä kokouksissa. Vaikka tarkastuslautakunta ei kuulu kaupunginhallituksen alaisiin toimielimiin, on lautakunnan tarkoituksenmukaista noudattaa kaupungin yhteisiä käytäntöjä esimerkiksi kokousten pöytäkirjojen pitämisen osalta.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Merja Tervo, palvelualuepäällikkö, merja.tervo@rovaniemi.fi

Hyvinvointilautakunta ottaa käyttöön eSignature sähköisen allekirjoituksen 1.4.2023 alkaen pidetyissä kokouksissa.

Päätös

Hyvinvointilautakunta hyväksyi palvelualuepäällikön esityksen.

Muutoksenhaku

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tästä päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee Kuntalain 410/2015, 136 §:n mukaan vain valmistelua tai täytäntöönpanoa.