Valmistelija
Pekka Latvala, tilapalvelupäällikkö, pekka.latvala@rovaniemi.fi
Perustelut
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön luku 15 sisältää seuraavia määräyksiä toimielinten koollekutsumisesta
138 § Kokousaika ja -paikka
Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.
Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.
139 § Kokouskutsu
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.
Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.
Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
143 § Varajäsenen kutsuminen
Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.
Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.
Kokousajankohtia on alustavasti suunniteltu seuraavasti:
- Torstaina 28.9.2023 klo 15:00
- Torstaina 26.10.2023 klo 15:00
- Torstaina 30.11.2023 klo 15:00
- Keskiviikkona 14.12.2023 klo 11:00
Päätösehdotus
Esittelijä
Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi
Tilajaosto päättää syksyn 2023 kokousajankohdista.
Päätös
Tilajaosto päätti seuraavan kokouksen ajankohdaksi 28.9.2023 klo 15.00. Lisäksi tilajaosto päätti, että muut syksyn 2023 kokoukset päätetään seuraavassa kokouksessa.