Perustelut
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön luku 15 sisältää seuraavia määräyksiä toimielinten koollekutsumisesta
138 § Kokousaika ja -paikka
Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.
Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.
139 § Kokouskutsu
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.
Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.
Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
143 § Varajäsenen kutsuminen
Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.
Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi
Tilajaosto päättää, että vuoden 2023 kevätkauden kokoukset pidetään seuraavasti:
Keskiviikko 25.1.2023 klo 15.00
Tiistai 21.2.2023 klo 15.00
Keskiviikko 22.3.2023 klo 15.00
Keskiviikko 19.4.2023 klo 15.00
Keskiviikko 24.5.2023 klo 15.00
Tiistai 20.6.2023 klo 15.00
Päätös
Tilajaosto päätti, että vuoden 2023 kevätkauden kokoukset pidetään seuraavasti:
Keskiviikko 18.1.2023 klo 14.00
Tiistai 21.2.2023 klo 15.00
Keskiviikko 22.3.2023 klo 15.00
Keskiviikko 19.4.2023 klo 15.00
Keskiviikko 24.5.2023 klo 15.00
Tiistai 20.6.2023 klo 15.00