Tilajaosto, kokous 13.9.2023

Perustelut

Tilaliikelaitoksella on ollut puitejärjestely rakennusteknisten korjaus- ja muutostöiden hankinnassa paikallisten rakennusliikkeiden kanssa. Tilapalvelukeskus on valmistellut yhteistyössä hankintayksikön kanssa tilapalvelukeskuksen rakennusteknisten korjaus- ja muutostöiden uuden sopimuskauden kilpailuttamista ajalle 1.7.2020 - 30.6.2022. Tilapalvelukeskuksen omistamien kiinteistöjen rakennusteknisiä korjaus- ja muutostöitä ovat: 
- ennalta suunnitellut laajemmat investointityyppiset korjaus- ja muutostyöt
- ennalta suunnitellut suppeammat vuosikorjaustyyppiset korjaus- ja muutostyöt ja 
- ennalta arvaamattomat äkilliset korjaus- ja muutostyöt (vahingot ja vikakorjaukset)

Kilpailutuksen tuloksena perustetaan puitejärjestely tilaajan ja usean rakennusliikkeen kesken. Tilaaja ei sitoudu ennalta tiettyihin hankintamääriin, vaan hankkii töitä tarpeen mukaan. 

Sopimukseen sisältyy mahdollisuus vuoden mittaiseen optiokauteen ajalle 1.7.2022 - 30.6.2023. Option käyttömahdollisuudesta sovitaan erikseen tilaajan toimesta viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen mahdollisen option käyttöönottoa. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta.

Perustelut

Tilajaosto hyväksyi tilapalvelukeskuksen rakennusteknisten muutos- ja korjaustöiden hankinnan kokouksessaan 20.2.2020 § 9. Tilapalvelukeskus on vienyt hankinnan valmistelua eteenpäin ja selvittänyt muutaman muun kunnan vastaavia hankintoja ja sen johdosta tarjouspyynnön minikilpailutuksen ehtoja sekä sopimuskauden pituutta (optio) on muutettu.

Uusi sopimuskausi on 1.10.2020 - 30.9.2022 ja sopimukseen sisältyy mahdollisuus kahteen yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen ajalle 1.10.2022 - 30.9.2023 ja 1.10.2023 - 30.9.2024.  

Perustelut

Hankinnan kohde
Tilapalvelukeskus on pyytänyt tarjouksia Kiinteistöjen rakennusteknisten korjaus- ja muutostöiden toteuttamisesta. Hankinta toteutetaan Tilapalvelukeskuksen ja usean toimittajan välisenä puitesopimuksena. Hankintalajina on rakennusurakka ja hankinta ylittää EU-kynnysarvon. Hankinnassa Tilapalvelukeskus ostaa omistamiinsa kiinteistöihin kohdistuvia rakennusteknisiä korjaus- ja muutostöitä, joita ovat:
- ennalta suunnitellut laajemmat investointityyppiset korjaus- ja muutostyöt
- ennalta suunnitellut suppeammat vuosikorjaustyyppiset korjaus- ja muutostyöt
- ennalta arvaamattomat äkilliset korjaus- ja muutostyöt (vahingot ja vikakorjaukset)
Puitesopimus ei muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta, vaan palveluja hankitaan tarpeen mukaan puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti.

Hankinnan sopimuskausi ja optio
Puitejärjestelyn kesto on 1.10.2020-30.9.2022. Sopimus alkaa hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optioon. Mahdollisesta optioiden käytöstä sovitaan erikseen tilaajan toimesta. Optioissa on kyse tilaajan oikeudesta ei velvoitteesta. Tilaaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta entisin ehdoin siihen asti, kunnes
seuraavan tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Ilmoitus ja hankintamenettely
Hankintaan sovelletaan voimassaolevaa julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, joka on kilpailutettu avointa hankintamenettelyä käyttäen. Tarjouspyyntö on julkaistu julkiset hankinnat hankintailmoitukset.fi –ilmoituskanavassa 27.5.2020 ja tarjoukset tuli lähettää sähköisesti Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalista osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/rovaniemi. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Rovaniemen kaupungin internet - sivuilla. Tarjousten jättöaika päättyi 29.6.2020 klo 15:00.

Tarjoukset
Tarjoukset avattiin 28.7.2020 klo 8:26. Tarjousten avaustilaisuus ei ollut julkinen. Määräaikaan 29.6.2020 klo 15:00 mennessä tarjouksen jättivät:
- YIT Suomi Oy
- Borelia Rakennus Oy
- Rakennusliike JA-Nord Rakentajat Oy
- Rakennus P. Jokelainen Oy
- Juto Rakennus Oy ja
- MY-Insinöörit Oy 

Tarjousten avauspöytäkirja on liitteenä 1.

Tarjousten käsittely
Tarjoukset käsiteltiin seuraavasti:
1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu

1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa tarjoajien tuli täyttää kaikki tarjouspyynnössä kelpoisuudelle asetetut vaatimukset tullakseen hyväksytyksi tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen. Kaikki tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä kaikki lakisääteiset, yhteiskunnalliset ja taloudelliset kelpoisuudelle asetetut vaatimukset vastaamalla vaatimuksiin ”Kyllä”. Tilaaja selvittää valittavilta tarjoajilta pyydetyt selvitykset ja todistukset ennen sopimusten allekirjoittamista. 
Hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 29.12.2016/1397) 81 §:ssä säädetään harkinnanvaraisista poissulkemisperusteista mukaisesti ja hankintayksikkö voi päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle ehdokkaan tai tarjoajan. Tehtyjen lisäselvitysten perusteella edelliseeen viitaten hankintayksikkö päättää sulkea MY-Insinöörit Oy:n pois tarjouskilpailusta. Tarkemmat perustelut toimitetaan MY-Insinöörit Oy:lle kirjallisesti.

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Tarjousten käsittelyn toisessa vaiheessa tarkistettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tehtyjen lisäselvitysen jälkeen seuraavat todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi: YIT Suomi Oy, Borelia Rakennus Oy, Rakennusliike JA-Nord Rakentajat Oy, Rakennus P. Jokelainen Oy ja Juto Rakennus Oy ja ne hyväksyttiin tarjousten käsittelyn seuraavaan vaiheeseen.

3. Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnön mukaan hankinnan valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena halvin hinta. Hinnan vertailu tehtiin tarjouspyynnön kohdassa ”Hankinnan kohteen kriteerit” esitetyn mukaisesti, eli vertailussa käytettävät kokonaispisteet laskettiin tarjouspyynnössä esitetyllä vertailuhinnan laskentakaavalla: 10 h * työnjohtajan tuntihinta (€/h) + 70 h * ammattimiehen tuntihinta (€/h) + 20 h * apumiehen tai asentajan (nuorempi) tuntihinta (€/h). Kokonaishintapisteet laskettiin vertailumarginaalista tarjouspyynnössä esitetyllä kaavalla (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet. Halvin tarjous sai eniten pisteitä. Puitejärjestelyyn valitaan enintään viisi (5) soveltuvaa, tarjouspyynnön ehdot täyttävää tarjoajaa. Suurimman pistemäärän saanut sjoittuu puitejärjestelyssä ensimmäiseksi, toiseksi suurimman pistemäärän saanut toiseksi jne.

Tarjousvertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimmat viisi (5) tehnyttä tarjoajaa olivat seuraavassa etusijajärjestyksessä:
Tarjoaja                                                            Pisteet:
- Rakennusliike JA-Nord Rakentajat Oy          100,00
- Rakennus P. Jokelainen Oy                             99,24 
- Borelia Rakennus Oy                                      94,065
- YIT Suomi Oy                                                 92,65
- Juto Rakennus Oy                                          74,036
Tarjousten vertailutaulukko on liitteenä 2.

Perustelut

Rovaniemen kaupungin Tilapalvelukeskus on pyytänyt tarjouksia kiinteistöjen rakennusteknisistä korjaus- ja muutostöistä. Hankinnassa perustetaan Tilapalvelukeskuksen ja usean toimittajan välinen puitejärjestely.

Määräaikaan 29.6.2020 klo 15.00 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat yritykset:
- YIT Suomi Oy
- Borelia Rakennus Oy
- JA-Nord Rakentajat Oy
- Rakennusliike P. Jokelainen Oy
- Juto Rakennus Oy
- MY-Insinöörit Oy

Tilajaosto teki asiassa hankintapäätöksen 24.9.2020 § 52 ja Kiinteistöjen rakennusteknisten korjaus- ja muutostöiden toimittajiksi puitejärjestelyyn valittiin:
1. JA-Nord Rakentajat Oy
2. Rakennusliike P. Jokelainen Oy
3. Borelia Rakennus Oy
4. YIT Suomi Oy
5. Juto Rakennus Oy 

MY-Insinöörit Oy:n tarjous suljettiin pois tarjouskilpailusta hankintalain mukaisiin harkinnanvaraisiin poissulkuperusteisiin vedoten. Tarkemmat perustelut poissulkuun on toimitettu MY-Insinöörit Oy:lle kirjallisesti erikseen.

Hankintaoikaisu
MY-Insinöörit Oy on 7.10.2020 tehnyt oikaisuvaatimuksen hankintapäätöksestä 24.9.2020 § 52.

MY-Insinöörit Oy:n mukaan poissulkemista ei voida tehdä päätöksessä mainituilla perusteilla. MY-insinöörit Oy on vaatinut, että hankintayksikkö oikaisee tekemäänsä päätöstä siltä osin kuin MY-insinöörit Oy:n tarjous on suljettu tarjouskilpailun ulkopuolelle ja hyväksyy sen mukaan varsinaiseen tarjousten vertailuun, sekä tällä perusteella suorittaa tarjouskilpailuun hyväksyttyjen tarjousten tarjousvertailun uudelleen.

Hankintaoikaisun käsittely
Tilaaja on käsitellyt hankintaoikaisun ja päättänyt suorittamansa kokonaisarvioinnin perusteella oikaista tekemäänsä hankintapäätöstä ja hyväksyä MY-Insinöörit Oy:n tarjouksen mukaan tarjousvertailuun ja suorittaa hyväksyttyjen tarjousten vertailun uudelleen. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin hinta. Puitejärjestelyyn valitaan enintään viisi (5) soveltuvaa, tarjouspyynnön ehdot täyttävää tarjoajaa. Suurimman pistemäärän tarjousvertailussa saanut tarjoaja sijoittuu puitejärjestelyssä ensimmäiseksi, toiseksi suurimman pistemäärän toiseksi jne. Tarjousvertailussa saadut pisteet ovat seuraavat:
Tarjoaja                            Pisteet
- YIT Suomi Oy:                91,913
- Borelia Rakennus Oy:    93,316
- JA-Nord Rakentajat Oy: 99,204
- MY-Insinöörit Oy:          100,00
- Juto Rakennus Oy:       73,447
- Rakennus P. Jokelainen Oy: 98,45
Tarjousten korjattu vertailutaulukko on esitetty liitteessä 1.

MY-Insinöörit Oy:n oikaisuvaatimuksen sekä tilaajan tekemän kokonaisarvioinnin perusteella tarjousten vertailu on suoritettu tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla uudestaan ja puitejärjestelyyn valitaan viisi (5) kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyttä tarjoajaa seuraavassa etusijajärjestyksessä:
1. MY-Insinöörit Oy
2. JA-Nord Rakentajat Oy
3. Rakennusliike P. Jokelainen Oy
4. Borelia Rakennus Oy
5. YIT Suomi Oy

Perustelut

Tilajaosto on kokouksessaan 26.11.2020 § 65 valinnut kiinteistöjen rakennusteknisten muutos- ja korjaustöiden toimittajat. Kyseessä on Tilapalvelukeskuksen ja viiden (5) toimittajan välinen puitejärjestely.

Hankinnan sopimuskausi on 1.10.2020-30.9.2022. Hankintaan sisältyy oikeus kahteen (2) yhden (1) vuoden optioon. Tilaaja päättää käyttää hankintaan sisältyvän ensimmäisen optiokauden ajalle 1.10.2022-30.9.2023. Optiokaudella hankintasopimuksen ehdot pysyvät alkuperäisen hankintasopimuksen mukaisina.