Perustelut
Rovaniemen kaupungin kirjanpito-, reskontrat ym. taloushallintopalvelut ovat ulkoistettuna Numera Palvelut Oy:lle (ent. Sarastia Oy, ent. Taitoa Oy). Numera on tuottanut kirjanpidon, ostoreskontran, myyntireskontran ja maksuliikenteen palvelut. Järjestelmistä Numeran kautta on tullut kirjanpidon, maksuliikenteen, ostolaskujen käsittelyn ja maksuvalmiussuunnittelun järjestelmät. Lisäksi erillisellä sopimuksella hankitaan palveluna työvuorosuunnitteluohjelmisto. Perintäpalvelut on järjestetty Numera Palvelut Oy:n tytäryhtiön Revire Oy:n kautta.
Kaupunki omistaa Numera Palvelut Oy:sta 1,74 %. Hallituksen ehdotus hankintalain muutoksesta tulee vaikuttamaan inhouse-yritysten asemaan eli mm. Numeraan. Ehdotuksessa inhouse-aseman käyttäminen edellyttäisi kunnalta vähintään 10 prosentin omistusosuutta palveluita tarjoavasta yhtiöstä.
Kaupungin omana toimintana on tehty taloussuunnittelu, -raportointi ja ennustaminen. Näihin liittyen on kaupungin omassa hallinnassa oleva tietojärjestelmä. Osto- ja myyntilaskujen varsinainen käsittely on myös tapahtunut kaupungin toimesta.
Kaupungin taloustehtävissä on tällä hetkellä vakansseja seuraavasti: 1 htv konsernitalouspäällikkö, 1 htv talousarviopäällikkö, 1 htv taloushallinnon asiantuntija, 1 htv rahoitussuunnittelija, 2,5 htv talouspäälliköt, 3+1 htv taloussuunnittelijat, 1 htv projektiasiantuntija. Hallinnollisesti 6,5 henkilötyövuotta työskentelee suoraan talous- ja rahoituspalvelut -yksikössä ja loput toimialoilla.
Kirjanpidon, maksuliikenteen ja reskontrien toteuttaminen omana työnä vaatii 5 henkilötyövuoden lisäpanoksen. Kustannuksina noin 0,3 milj. euroa. Omana työnä toteutettaessa mahdollistuu paremmin uusien järjestelmien ja tekoälyn käyttö mm. laskujen käsittelyssä, joka vähentää sihteerityön tarvetta näihin tehtäviin koko kaupunkiorganisaatiossa. Uusina tehtävinä tarvitaan kirjanpitotiimin esimies, pääkirjanpitäjä sekä 3 laskentasihteeriä. Osin voidaan hyödyntää palveluiden tuotannossa olemassa olevaa henkilöstöä töiden järjestelyillä.
Rovaniemen koulutuskuntayhtymän kanssa on keskusteltu talouspalveluiden järjestämisestä yhteistyönä. Tämä selvitys valmistuu tammi-helmikuun aikana. Yhteistyömahdollisuus voi olla järjestelmien käytössä ja sijaisjärjestelyissä. Lisäksi konsernikirjanpidon osalta on mahdollisuuksia Redun kuuluessa Rovaniemen kaupungin konserniin.
Muutos voi aiheuttaa kaupungin taloustehtävissä tällä hetkellä toimivien tehtävänkuvissa muutoksia, joten tämän vuoksi aloitetaan alkuvuonna taloustehtävissä toimivan henkilöstön ja heidän edustajiensa kanssa yhteistoimintaneuvottelut. Päätökset mahdollisista tehtävänkuvien muutoksista tehdään sen jälkeen, kun yhteistoimintalain mukaiset velvoitteet on täytetty.
Kustannuksia kaupungille tulee henkilöstökuluista 0,3 milj. euroa sekä tietojärjestelmistä vuositasolla 0,1 milj. euroa. Uusien tietojärjestelmien investointikustannus tulee olemaan 0,4 milj. euroa kokonaisuutena. Jatkossa kaupunki tulee saamaan säästöjä suoraan verrattuna Numeran toimintaan 0,16 milj. euroa, mutta suuremmat hyödyt saadaan todennäköisesti uusien tietojärjestelmien kautta muun toiminnan tehostuessa.
Hallintosäännön 48 §:n mukaan toimielin päättää erillishankinnasta, jonka kokonaisarvo on yli 0,5 milj. euroa. Toimielin päättää tehdäänkö hankinta omana työnä vai kilpailuttamalla. Sen jälkeen, kun toimielin on ratkaissut hankinnan toteuttamistavan, päättää hankinnan suorittamisesta kaupunginjohtaja tai toimialajohtaja. Em. viranhaltijoiden toimivaltaan kuuluu koko hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko (sisältäen mm. hankinta-asiakirjojen hyväksymisen sekä hankintasopimuksen tekemisen) sekä hankinnan keskeyttämisestä päättäminen.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi
Kaupunginhallitus päättää
- toteuttaa kirjanpito ym. ulkoistetut talouspalvelut omana toimintana 1.1.2026 alkaen
- irtisanoa Numera Palvelut Oy:n sopimuksen päättymään 31.5.2026 talouspalveluiden osalta.
- pitää toistaiseksi voimassa perintäpalveluista sopimuksen Revire Oy:n kanssa
- pitää voimassa palvelusopimuksen työvuoro-ohjelmiston toimittamisesta Numera Palvelut Oy:n kanssa ja
- perustaa kirjanpitopäällikön (kelpoisuusehto: ylempi korkeakoulututkinto ja suomen kielen erinomainen kirjallinen ja suullinen taito), pääkirjanpitäjän (kelpoisuusehto: alempi korkeakoulututkinto ja suomen kielen erinomainen kirjallinen ja suullinen taito) ja kolmen laskentasihteerin (kelpoisuusehto: toisen asteen ammatillinen perustutkinto ja suomen kielen erinomainen kirjallinen ja suullinen taito) vakanssit 1.5.2025 alkaen.
Päätös
Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan sijaisen päätösehdotuksen mukaisesti.