Perustelut
Pienhankinnat ovat hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) kansalliset kynnysarvot alittavia hankintoja. Pienhankintojen kilpailutus on jätetty hankintalain soveltamisen ulkopuolelle, minkä johdosta ne voidaan toteuttaa kevyemmillä menettelyillä. Myös pienhankintojen toteutuksessa tulee huomioida avoimuuden, syrjimättömyyden, tasapuolisuuden ja suhteellisuuden periaatteet.
Käytännössä pienhankinnat tulee kilpailuttaa hankintayksikön omien hankintaohjeiden mukaisesti. Rovaniemen kaupunkikonsernin nykyiset pienhankintaohjeet ovat vuodelta 2018. Ohjeet ovat toimineet pääsääntöisesti hyvin, mutta käytännön kokemuksen myötä niissä on havaittu myös päivitystarpeita.
Rovaniemen kaupungin hankintapalvelut -yksikkö on valmistellut uudistetun Rovaniemen kaupungin pienhankintaohjeen. Ohjeluonnosta on käsitelty aiemmin kaupungin johtoryhmässä 26.2.2025 ja 7.1.2026 sekä kaupunginhallituksen iltakoulussa 10.3.2025. Iltakoulussa keskusteltiin mm. hankintalajikohtaisista euromääräisistä rajoista, jonka ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa pienhankintoina. Kaupunginhallituksen iltakoulu linjasi myös, että pienhankintaohjeen uudistamisesta tulee pyytää Rovaniemen yrittäjien advisory boardin lausunto.
Yrittäjien advisory boardin lausuntoa ei useista yrityksistä huolimatta saatu. Hankintapalvelut yksikkö jatkoi ohjeen valmistelua sekä kartoitti myös muiden kaupunkien toimintamalleja ja hankintarajoja pienhankintojen osalta. Valmistelun perusteella ohjeeseen ehdotetaan seuraavat hankintalajikohtaiset pienhankinnan kilpailutusrajat (alv 0 %):
- tavara- ja palveluhankinnat 15 000 – 59 999 euroa
- rakennusurakat 50 000 – 149 999 euroa
- muut erityiset palveluhankinnat 50 000 – 299 999 euroa
Ohjeen mukaan edellä mainitut hankinnat tulee kilpailuttaa pienhankintoina sähköisen kilpailutusjärjestelmän kautta. Pienhankintarajan alle jäävät hankinnat voidaan toteuttaa suorahankintoina, mutta niidenkin osalta tulee aina selvittää vähintään markkinoiden hintataso. Lisäksi kaikista arvoltaan yli 10 000 euron hankinnoista tulee tehdä kirjallinen hankintapäätös ja -sopimus.
Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankintoihin sekä käyttöoikeussopimuksiin sovelletaan hankintalain mukaisia kynnysarvoja.
Pienhankintojen kilpailutusrajojen lisäksi ohjeen valmistelussa on huomioitu erityisesti seuraavat asiat:
- Kilpailutus tulee ensisijaisesti tehdä Cloudia kilpailutusjärjestelmässä
- Hankintapäätöksen ja -sopimuksen tekemistä koskevat eurorajat on yhtenäistetty 1.1.2026 voimaan tulleen hallintosäännön kanssa
- Ohjeessa huomioidaan mm. hankintojen suunnittelu, markkinavuoropuhelun toteuttaminen, hankinnoissa noudatettavat periaatteet, hankintapäätöksen ja -sopimuksen tekeminen, asiakirjojen säilyttäminen sekä tilaajavastuulain velvoitteiden noudattaminen
- Käytännön työn helpottamiseksi ohjeen liitteeksi lisätään seuraavat malliasiakirjat: markkinakartoitus, pienhankinnan tarjouspyyntö, päätös, hankintasopimus sekä ohjevideo Cloudia pienhankintajärjestelmän käyttämisestä
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön (1.1.2026 KV 1.12.2025) 49 §:n mukaan Rovaniemen kaupunginhallitus päättää hankintaohjeiden hyväksymisestä.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi
Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteen mukaisen Rovaniemen kaupungin pienhankintaohjeen. Kaupunginhallitus valtuuttaa hankintapäällikön tekemään tarvittaessa ohjeeseen vähäisiä teknisiä muutoksia. Hyväksytyn ohjeen liitteeksi lisätään malliasiakirjat sekä tehdään ulkoasun suunnittelutyö, jonka jälkeen ohje julkaistaan lopullisessa muodossaan. Pienhankintaohjetta päivitetään tarvittaessa. Ohjeeseen tehtävät päivitykset hyväksyy Rovaniemen kaupunginhallitus.