Tilajaosto, kokous 18.3.2026

Perustelut

Rovaniemellä järjestetään ympäri vuoden useita ulkoilmatapahtumia eri puolilla kaupunkia. Kaupungilta täytyy hakea lupaa katu- ja viheralueiden tavallisesta poikkeavaan käyttöön tai vuokraamiseen. Käyttölupa on haettava esimerkiksi kulttuuritapahtumaa tai työmaa-aluetta varten.

Teknisten palveluiden Yhdyskuntatekniikan vastuualue on määritellyt lupaehdot ja lupamaksut hallinnoimilleen katu- ja viheralueille. Sairaalakatu 1:n piha-alueelle ei ole määritelty lupaehtoja eikä lupamaksuja tapahtumia varten. Kyseessä on kaupungin (Tilapalvelukeskus) hallinnoima tontti ei yleinen alue ja tontin luovuttamisesta tilapäiseen käyttöön päättää tilajaosto. Sairaalakatu 1:n piha-alueella on järjestetty myös vuosina 2024 ja 2025 Santa Open Air tapahtuma.

Eventworks Oy hakee alueen käyttölupaa Santa Open Air 2026 tapahtumaa varten. Alue olisi käytössä 27.6.-5.7.2026. Tapahtuma on täysin aikuisille suunnattu kaupunkifestivaali. Tapahtuman rakennuspäivät ovat 27.6.-2.7.2026. Tapahtuma itsessään 3.7.-4.7.2026. Tapahtuman purku ja alueen siivous tapahtuu 5.7.2026. Hakemuksen perusteella tapahtuma soveltuu järjestettäväksi alueella, eikä estettä luvan myöntämiselle alueen käyttämiseen ole.

Päätösehdotus

Esittelijä

Eventworks Oy:lle myönnetään lupa Sairaalakatu 1:n piha-alueen käyttöön 27.6.-5.7.2026 väliselle, ajalle 3.7.-4.7.2026 järjestettävää Santa Open Air tapahtumaa varten seuraavin ehdoin: 

1. Tapahtuman maksut 

• Alueen käytöstä peritään 200,80 € (sis. alv) päiväkohtainen tapahtumamaksu tapahtuma-ajalta 

• Järjestely- ja purkuajalta peritään 62,75 € (sis. alv) päiväkohtainen käyttöoikeusmaksu 

• 3.000,00 € suuruinen takuumaksu, jolla katetaan tapahtuma-alueen mahdollisia maapohjan muutostyökuluja, muutostöihin liittyviä luvituskuluja, sekä tapahtuma-alueelle tapahtuman jälkeen kohdistuvia mahdollisia ennallistamis- ja siivouskuluja. 

2. Katselmukset: 

• Alueella on suoritettava katselmukset, jotka luvansaaja on velvollinen kutsumaan koolle. 

• Aloituskatselmus viimeistään rakentamisen aloittamispäivänä: Yhteyshenkilö kiinteistömanageri ja Yhdyskuntatekniikan lupainsinööri 

• Viranomaiskatselmus/- palaveri: eri organisaatioiden edustajat 

• Loppukatselmus viimeistään purkupäivää seuraavana päivänä: Yhteyshenkilö kiinteistömanageri ja Yhdyskuntatekniikan lupainsinööri 

• Tapahtuman rakentamiseen ja purkuun liittyvät ehdot: Luvansaaja vastaa kustannuksista. 

3. Sähkö: 

• Sähkönsaannista luvansaajan tulee sopia Rovaniemen Verkko Oy:n kanssa, luvansaaja vastaa kustannuksista. Tarvittaessa Sairaalakatu 1:n muuntamo voidaan vuokrata käyttäjälle käyttäjän kustannuksilla ja vastuulla. 

4. Veden käyttö: 

• Veden käytöstä on sovittava Napapiirin Energia ja Vesi Oy:n kanssa 

• Veden käyttöön liittyvät yhteydenotot ja mahdolliset kytkentäpyynnöt on tehtävä riittävän ajoissa 

• Tapahtuman järjestäjä on velvollinen selvittämään toimintatavat hätätilanteen sattuessa. 

5. Korvausvastuut ja siivousvelvollisuudet: 

• Luvansaaja vastaa kaikista tapahtuman aiheuttamista vahingoista alueiden puustolle, nurmialueille, kasvillisuudelle, kiinteille rakenteille ja kenttäalueiden maapohjan likaantumiselle (öljyvuodot) sekä vahingoista kolmansille osapuolille. 

• Luvansaaja on velvollinen siivoamaan tapahtuma-alueen ja poistamaan alueelta kaikki tapahtuman järjestämiseen tarvittavat rakennelmat ja materiaalit viimeisen purkutöiden jälkeiseen päivään mennessä. 

• Luvansaaja vastaa myös käytettävien alihankkijoiden osalta purkutoimista sekä loppusiivouksesta. 

• Luvansaajan tulee järjestää toiminta-alueelle riittävä tilapäinen wc- ja inva-wc -kalusto. Toiminta-alueella olevat rakennukset eivät ole käytettävissä tapahtuman aikana. 

• Luvansaaja vastaa alueen jätehuollosta, alueelle tulee järjestää riittävä määrä jäteastioita. 

• Luvansaaja vastaa, että alue on purettu kokonaisuudessaan 5.7.2026 mennessä. Ylimeneviltä päiviltä peritään tapahtuman järjestelyajan mukainen vuorokausikorvaus. 

• Tapahtuma-aikana mahdollisesti ammuttavien sellofaanipintaisten konfettien käyttö: harkittava biohajoavia tuotteita. Mikäli niiden käyttö on epäkäytännöllistä tai niiden käyttö ei ole mahdollista ja päädytään sellofaanipintaisten käyttöön, on ne kerättävä tapahtuman loppusiivouksen yhteydessä. 

6. Liikennejärjestelyt 

• Tarvittavat liikennejärjestelyt ja liikenteenohjaukset on suoritettava Pirkanmaan Ely:n ja poliisiviranomaisten antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. 

• Poikkeuksellisista liikennejärjestelyistä luvansaajan tulee toimittaa suunnitelma hyväksyttäväksi Rovaniemen kaupungille katuverkon osalta yhdyskuntatekniikan vastuualueelle. 

• Luvansaajan tulee huolehtia vammaispalvelutaksien mahdollisuudesta jättää ja noutaa asiakkaansa tapahtuma-alueen välittömästä läheisyydestä. 

7. Luvansaajan tulee hankkia myös seuraavat viranomaisluvat: 

• Lapin poliisilaitos (yleisötapahtuma, järjestyksenvalvonta, liikenteenohjaus, tarvittavat liikennejärjestelyt) 

• Rovakaaren ympäristöterveydenhuolto (Toiminnan ilmoitusvelvollisuus/luvanvaraisuus ja mahdolliset muut vaatimukset tulee tarkistaa Rovakaaren ympäristöterveydenhuollosta.) 

• Rovaniemen kaupungin ympäristövalvonta (äänentoistolaitteet/ meluilmoitus) 

• Lapin pelastuslaitos (pelastussuunnitelma (hälytysajoneuvot) 

• Lapin hyvinvinointialue / ensihoitokeskus (hälytysajoneuvot) 

• Lapin Aluehallintovirasto (mm. alkoholin myynti) 

• Pirkanmaan ELY-keskus / lupa-asiat (liikenteen ohjaus, tarvittavat liikennejärjestelyt) 

• Rovaniemen kaupunki/yhdyskuntapalvelut (Sairaalakatu 1:n piha-alueen ulkopuolinen tapahtuma-alue) 

8. Muut asiat 

• Luvansaajalla on oikeus etukäteen 27.6.2026 alkaen tuoda alueelle ja varastoida Santa Open Air tapahtuman edellyttämiä tavaroita, rakenteita, säilytyskontteja ja muuta materiaalia.