Sivistyslautakunta, kokous 26.8.2026

Perustelut

Valtuustoaloitteessa esitetään, että Rovaniemen varhaiskasvatuksessa otetaan käyttöön ohjeistus, jonka mukaan päiväkodit tiedottavat huoltajille sijaisista sekä EdLevon että päiväkodin ilmoitustaulun kautta. Tiedotteessa esitetään kerrottavaksi sijaisen nimi sekä lyhyt kuvaus hänen koulutuksestaan ja/tai kokemuksestaan lasten hoidossa. 

Varhaiskasvatuksessa henkilöstön poissaolojen sijaisjärjestelyt ovat välttämättömiä toiminnan jatkuvuuden, lasten turvallisuuden sekä lakisääteisten henkilöstömitoitusten toteutumisen kannalta. Varhaiskasvatuslaissa korostetaan riittävien ja toimivien sijaisjärjestelyjen merkitystä myös äkillisissä henkilöstöpoissaoloissa. 

Tällä hetkellä päiväkotien käytännöt sijaisten esittelyssä ja henkilöstömuutoksista tiedottamisessa vaihtelevat jonkin verran yksiköittäin. Huoltajien näkökulmasta on perusteltua, että lapsen arjessa työskentelevistä aikuisista tiedotetaan mahdollisimman avoimesti ja yhdenmukaisesti. 

Tiedottamisessa tulee huomioida henkilöstön yksityisyydensuoja sekä tietosuojalainsäädäntö. Työntekijän poissaolon syy on henkilöasia, jota ei voida jakaa huoltajille ilman asianomaisen suostumusta. Lisäksi sijaisten henkilökohtaisia tietoja voidaan käsitellä vain siinä laajuudessa kuin tehtävän hoitaminen ja toiminnasta tiedottaminen edellyttävät. 

Varhaiskasvatuspalvelut pitävät aloitteen tavoitetta kannatettavana ja katsovat, että tiedottamista voidaan yhdenmukaistaa koko palvelualueella. Tämän vuoksi varhaiskasvatukseen on valmisteltu yhteinen ohjeistus, jonka mukaan: 

• pitkäaikaisista sijaisjärjestelyistä tiedotetaan huoltajille EdLevon kautta 

• lapsen arkeen merkittävästi vaikuttavista henkilöstö- ja ryhmäjärjestelyistä tiedotetaan aina huoltajille  

• tiedotteessa voidaan kertoa sijaisen tehtävänimike sekä yleisellä tasolla koulutus 

• päiväkodit käyttävät lisäksi ilmoitustauluja sijaisen esittelyyn sekä päivän henkilöstölistan esittelyyn 

Lyhytaikaisista, esimerkiksi yksittäisistä sairauspoissaoloista johtuvista sijaisuuksista ei ole tarkoituksenmukaista tiedottaa erikseen, koska sijaisjärjestelyt voivat muuttua nopeasti jopa saman päivän aikana ja viestintä muodostuu sekä huoltajille että henkilöstölle epätarkoituksenmukaiseksi. Toiminnan kannalta olennaista on, että huoltajille tiedotetaan niistä henkilöstömuutoksista, joilla on vaikutusta lapsen arkeen ja päivittäisiin vuorovaikutussuhteisiin. Varhaiskasvatuslain näkökulmasta olennaista on, että toiminnassa on käytettävissä riittävät sijaisjärjestelyt henkilöstöpoissaolojen aikana ja että lasten turvallinen sekä laadukas varhaiskasvatus toteutuu kaikissa tilanteissa. 

Aloite on osaltaan nostanut esiin tarpeen kehittää ja yhdenmukaistaa varhaiskasvatuksen viestintäkäytäntöjä. Varhaiskasvatuspalvelut huomioivat aloitteen valmisteltavassa ohjeistuksessa siten, että huoltajien tiedonsaanti paranee samalla kun henkilöstön tietosuoja ja työelämän käytännöt turvataan. 

Varhaiskasvatuspalveluissa on valmisteltu yhtenäistä tiedottamisohjeistusta osaksi varhaiskasvatuksen viestintäkäytäntöjä. Ohje hyväksytään palvelualueen yhteisenä toimintatapana ja se julkaistaan henkilöstön käytössä oleviin sisäisiin järjestelmiin. Kaikille päiväkodeille toimitetaan valmiit viestipohjat. Näin viestinnän laatu pysyy yhtenäisenä eikä jokaisen yksikön tarvitse laatia omia tiedotteita. Ohjeistus käsitellään johtajien kokouksessa ja asia käsitellään työyhteisöissä. Asian tärkeyttä korostaa myös se, että siitä tehdään uutinen henkilöstölle varhaiskasvatuksen uutisten perehdytyslähetykseen.  

Vuosittainen tiedottaminen huoltajille käytännöistä 

Toimintakauden alussa kerrotaan: 

• miten henkilöstöpoissaoloista tiedotetaan 

• milloin sijaisista tiedotetaan 

• miksi kaikkia poissaoloja ei voida yksityisyydensuojan vuoksi avata 

• miten sijaiset perehdytetään 

Tiedottaminen lapsen arkeen vaikuttavista muutoksista 

Huoltajille tiedotetaan aina, jos: 

• ryhmässä tapahtuu merkittävä henkilöstömuutos 

• ryhmiä yhdistetään 

• sijaisjärjestely vaikuttaa lapsen päivittäiseen toimintaan 

• lapsen tutut aikuiset vaihtuvat pidemmäksi aikaa 

Yhtenäinen kuntatasoinen ohjeistus 

Kaikille päiväkodeille laaditaan yhteinen toimintamalli: 

• milloin sijaisista tiedotetaan 

• mitä tietoja voidaan kertoa 

• mitä viestintäkanavia käytetään 

• miten henkilöstön tietosuoja huomioidaan 

Tämä poistaa yksikkökohtaiset erot ja lisää tasa-arvoista kohtelua huoltajien välillä. 

"Meidän ryhmän aikuiset" - esittelykäytäntö 

Jokaisessa ryhmässä ylläpidetään ajantasaista esittelyä ilmoitustaululla: 

• vakituinen henkilöstö: kuvat, nimet ja tehtävänimikkeet 

• pitkäaikaiset sijaiset 

• päivän henkilöstölista 

Pitkäaikaisten sijaisten esittely 

Kun sama sijainen työskentelee ryhmässä yli viikon: 

• esittely EdLevossa 

• esittely ryhmän ilmoitustaululla 

Esimerkki: 

"Ryhmässämme työskentelee 1.9. alkaen lastenhoitajan sijaisena Maija Sijainen. Hänellä on varhaiskasvatuksen lastenhoitajan koulutus ja kokemusta työskentelystä varhaiskasvatuksessa." 

Lyhytaikaisille sijaisille näkyvyys päiväkodissa 

Päivittäin vaihtuvista sijaisista ei lähetetä erillisiä viestejä, mutta: 

• ryhmän ovella tai ilmoitustaululla on päivän henkilöstölista 

• huoltaja näkee lasta tuodessaan, ketkä aikuiset ovat paikalla ja tämä vastaa huoltajien tarpeeseen tietää, kenelle lapsi jää päivän aikana. 

Seuranta ja arviointi 

6 kuukauden kuluttua toteutetaan lyhyt seurantakysely huoltajille ja henkilöstölle: 

• Onko tiedonsaanti parantunut? 

• Ovatko käytännöt yhtenäistyneet? 

• Ovatko huoltajat tyytyväisempiä viestintään? 

• Onko henkilöstön työmäärä pysynyt kohtuullisena? 

Tulosten perusteella ohjeistusta voidaan tarvittaessa selkeyttää ja käytäntöjä tarkentaa vielä toimintakauden aikana. 
​​​​​​

Päätösehdotus

Esittelijä

Sivistyslautakunta merkitsee saapuneen aloitteen tiedoksi ja antaa edellä esitetyn vastauksen valtuustoaloitteeseen.