Perustelut
Rovaniemen kaupungin Ruoka- ja puhtauspalveluille ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymän Ravintolapalveluille hankittavien leipätuotteiden sopimuksen toinen optiokausi päättyy 31.12.2025. Uusi sopimus on saatava käyttöön heti edellisen päätyttyä.
Hallintosäännön 48 § mukaan toimielin päättää yhteishankinnasta, jonka kokonaisarvo on yli 0,5 miljoonaa euroa. Toimielin päättää, tehdäänkö hankinta kaupungin omana työnä, palvelusetelimallilla, kilpailuttamalla, yhteishankintayksikön sopimukseen liittymällä vai sidosyksikköhankintana.
Mahdolliset vaihtoehdot leipätuotteiden hankintaan ovat kilpailuttaminen itse tai yhteishankintayksikön sopimukseen liittyminen.
Näistä vaihtoehdoista Rovaniemen kaupungin kannalta kilpailuttaminen itse antaa paremman mahdollisuuden vaikuttaa elintarvikkeiden ravitsemussisältöön, kotimaisuuteen, pakkauskokoihin, tuotevalikoimaan, toimitustiheyteen jne. Hankintayksiköllä on silloin myös suora yhteys yrityksiin sopimuksen sisällön ja toteutuksen osalta. Tällöin saamme sopimustoimittajilta myös tuotekoulutusta ja tietoa uutuustuotteista sopimuskaudella.
Yhteishankintayksikön hankintasopimukseen liittymällä on mahdollista esittää toiveita tarvitsemistamme tuotteista, mutta niiden nousemiseen kilpailutetuiksi tuotteiksi vaikuttaa kaikkien osallistujien yhteisarvio kyseisen tuotteen hankittavasta määrästä. Yhteishankintayksikön kilpailutuksessa kilpailutetaan vain kyseisen hankinnan volyymituotteet, jolloin kaikesta muusta maksetaan voittaneen yrityksen ovh-hinta esitetyllä alennusprosentilla. Volyymituotteet ovat vain osa elintarvikehankintaa ja kaikkien muiden päivittäin tarvittavien tuotteiden hallinta vaatii paljon työtä, koska niiden tuote- tai hintamuutoksista ei ilmoiteta erikseen. Lisäksi sopimuksen kilpailuttanut yhteishankintayksikkö hallitsee kyseistä sopimusta tuote-, hinta- tai sopimusmuutosten osalta
Hankinnan kohteena ovat leipätuotteet Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymän keittiöiden käyttöön. Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskaudella on 1 130 000 €. Hankinnassa on ajatuksena solmia puitesopimus
yhden (1) toimittajan kanssa. Sopimus ei muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Leipätuotteita hankitaan tarpeen mukaan viikoittain.
Sopimuksen tavoiteltu alkamisajankohta on 1.1.2026. Sopimuskausi on neljä (4) vuotta.
Sen jälkeen, kun toimielin on ratkaissut hankinnan toteuttamistavan, päättää hankinnan suorittamisesta kaupunginjohtaja, toimialajohtaja tai määräämänsä. Em. viranhaltijoiden toimivaltaan kuuluu koko hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko (sisältäen mm. hankinta- asiakirjojen hyväksyminen ja hankintasopimuksen tekeminen), hankintaoikaisun käsittely sekä hankinnan keskeyttämisestä päättäminen.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Antti Lassila, toimialajohtaja, antti.lassila@rovaniemi.fi
Sivistyslautakunta päättää, että edellä esitetyn perusteella hankinta toteutetaan kilpailuttamalla ja kilpailutuksen toteuttaa Rovaniemen kaupungin Ruoka- ja puhtauspalvelut.
Päätös
Sivistyslautakunta päätti toimialajohtajan päätösehdotuksen mukaisesti.