Tilajaosto, kokous 28.12.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 78 Rovaniemen kaupungintalon peruskorjaushanke: ehdokkaiden valintaa koskeva päätös neuvottelumenettelyssä (vaihe 3/3

ROIDno-2023-2951

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi
Juha Välitalo, rakennuspäällikkö, juha.valitalo@rovaniemi.fi

Perustelut

Kaupungin ja Koulutuskuntayhtymä Redun välinen vuokrasopimus Kairatie 75:n tiloista päättyy 31.12.2023. Redulle maksetaan tiloista vuokraa yhteensä 2,6 miljoonaa euroa vuodessa. Konsernihallinnon ja sivistys- ja hyvinvointipalvelujen osuus tästä koulun ja ruoka- ja puhtauspalvelujen osuus poislukien on 721 000 euroa vuodessa.

Kaupungin omistuksessa oleva Metsäruusun kiinteistö Pöykkölässä on vapautunut aiemman vuokralaisen käytöstä 1.10. alkaen. Siirtämällä konsernihallinnon ja sivistyspalveluiden edellä mainitut toiminnot Metsäruusun kiinteistöön säästettäisiin noin 650 000 - 700 000 euroa vuodessa ottaen huomioon, että kaupunginhallituksen ja -valtuuston kokouksia ei voitaisi Metsäruusussa järjestää ja lisäksi muutosta ja pienistä muutostöistä aiheutuu myös kustannuksia, jotka pienentävät nettosäästöä vuodelle 2024.

Mahdollista muuttoa Metsäruusuun on valmisteltu siten, että kiinteistöön on järjestetty olosuhdeseuranta ja arvioitu kiinteistöön tarvittavat tekniset muutokset ja korjaukset. Lisäksi on selvitetty työpisteiden sijoittamismahdollisuuksia. Tilaa olisi Kairatie 75:n tiloihin verrattuna noin 1000 m2 vähemmän käytettävissä, mutta selvitysten perusteella tarvittava työpistemäärä saataisiin sijoitettua kiinteistöön ottaen huomioon hybridityön (lähi- ja etätyön yhdistämisen) hyödyntäminen. Henkilöstölle on suunniteltu tutustumiskäynti kiinteistöön.

Päätösehdotus

Esittelijä

Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä esittelytekstissä kuvatun muuton Kairatie 75:stä kaupungin omistamaan Metsäruusun kiinteistöön toimitilakustannusten vähentämiseksi.

Päätös

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Anu Kulmala, hankintalakimies, anu.kulmala@rovaniemi.fi
  • Juha Välitalo, rakennuspäällikkö, juha.valitalo@rovaniemi.fi

Perustelut

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Rovaniemen kaupungintalon peruskorjaushanke. Hankkeeseen kuuluu talotekniikan täydellinen uusiminen. Hankkeen alustava laajuus on noin 13 000 brm2. Hanke toteutetaan yhteistoiminnallisella suunnittele ja rakenna (SR) -toteutusmuodolla.

Tämä päätös koskee neuvottelumenettelyn vaihetta 3, jossa valitaan tarjouskilpailun voittaja.

Ilmoitus- ja hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan voimassaolevaa julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, joka on kilpailutettu neuvottelumenettelyä käyttäen. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA -ilmoituskanavassa 5.9.2023. Tarjouspyyntö on julkaistu myös Tarjouspalvelussa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/rovaniemi sekä Rovaniemen kaupungin verkkosivuilla.

Tarjousvaihe 2

Kutsu tarjousvaiheeseen 2 lähetettiin 9.11.2023 kahdelle (2) valitulle tarjoajalle, jotka jättivät hyväksytysti alustavat tarjouksensa.

Kehitystyöpajat

Kehitystyöpajat pidettiin Rovaniemen kaupungintalolla 14.-15.11.2023 kummallekin tarjoajalle erikseen. Kehitystyöpajojen tehtävänä oli projektisuunnitelman osan ja toteutuksen suunnitelman työstö.

Kehitystyöpajojen yhteydessä arviointiin tarjoajien avainhenkilöiden osaamista sekä projektinjohto- ja yhteistoimintakyvykkyyttä tarjouspyynnön liitteenä olleen arviointiperusteen mukaisesti.

Sopimusneuvottelut

Molempien tarjoajien kanssa pidettiin sopimusneuvottelut kehitystyöpajojen jälkeen 14.-15.11.2023 Rovaniemen kaupungintalolla ja Google Meet -etäkokouksina.

Lopullinen tarjous

Tilaaja toimitti tarjoajille lopullisen tarjouspyynnön 21.11.2023, jonka pohjalta tarjoajien tuli jättää lopullinen tarjouksensa.

Yksi (1) tarjoaja, Sakela Rakennus Oy (yhdessä voimavara-alihankkijoiden Insinööritoimisto J. Lampela Oy, FCG Finnish Consulting Group Oy ja Arkkitehdit Mustonen Oy kanssa) jätti lopullisen tarjouksensa tarjousten jättämisen määräaikaan 12.12.2023 mennessä.

Lopullisen tarjouksen laatuosa sisälsi seuraavat osat:

  • projektisuunnitelman osa
  • toteutuksen suunnitelma
  • takuuaika

Tarjoajan tarjoama takuuaika on 7 vuotta. Arviointitiimi totesi tarjousten avaustilaisuudessa 12.12.2023 lopullisen tarjouksen laatuosan täyttävän sille asetetut vähimmäisvaatimukset ja siten olevan hyväksyttävä. 

Hintatarjous

Tarjoaja antoi hintatarjouksessa tavoitehinnan, jolla se tarjoutuu suorittamaan peruskorjaushankkeen. Tavoitehinta oli yhteensä 24 975 720,40 euroa.

Hankkeen kokonaiskustannukset

Edellä todettu KVR-urakan tavoitehinta on vain yksi osa hankkeen kustannuksista. Tavoitehinta voi täsmentyä kehitysvaiheessa. Tavoitehinnan lisäksi kaupungin vastattavaksi tulee esimerkiksi rakennuttamis- ja valvontakustannukset sekä av-tekniikan hankintakustannukset sekä irtokalusteiden restaurointikustannukset. Hankkeen toteuttamiseen on varattu 30 miljoonan euron määräraha.

Yhteenveto

Saatu tarjous täyttää tilaajan asettamat asettamat laadulliset vaatimukset ja tarjoajalla voidaan katsoa olevan hyvä kyvykkyys hankkeen toteuttamiseen. Tarjottua tavoitehintaa voidaan pitää kaupungin kannalta hyväksyttävänä ottaen huomioon, että se sisältää riskivarauksia 1,9 miljoonaa euroa ja, että tarjouksen sisältämä takuuaika on 7 vuotta, joka on tilaajan edellyttämää 3 vuoden minimiaikaa selvästi pitempi. Tarjottu tavoitehinta mahdollistaa tässä vaiheessa arvioituna hankkeen toteuttamisen varattujen määrärahojen puitteissa.

 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi

Tilajaosto päättää valita Rovaniemen kaupungintalon peruskorjaushankkeen toteuttajaksi (KVR-urakoitsijaksi) Sakela Rakennus Oy:n esittelytekstissä todetuilla perusteilla. Tilajaosto valtuuttaa henkilöstö- ja hallintojohtajan allekirjoittamaan kehitysvaiheen sopimuksen. Tilajaosto päättää erikseen KVR-urakkasopimuksen hyväksymisestä hankkeen kehitysvaiheen päättyessä. Hankkeen etenemisestä raportoidaan tilajaostolle. Hankintapäätöksen tiedoksiannolla ei synny sopimusta osapuolten välille.

 

Päätös

Henkilöstö- ja hallintojohtaja Antti Määttä ja rakennuspäällikkö Juha Välitalo esittelivät asiaa tilajaostolle.

Mari Jolanki poistui kokouksesta kello 9.14.

Tilajaosto päätti yksimielisesti päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Sakela Rakennus Oy, Välitalo, Kulmala

Muutoksenhaku

OIKAISUOHJE JA VALITUSOSOITUS HANKINTA-ASIOISSA (yleinen)

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 25 §:n mukaisen kynnysarvon.

I Oikaisuohje

Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintalain 132–135 §:n mukaan hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen sisältö

Hankintaoikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimuksesta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, jolleivat ne jo ole hankintayksikön hallussa.

Toimitusosoite

Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintayksikölle.

Rovaniemen kaupunki /___________________________________

Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi

Käyntiosoite: Osviitta asiointipiste, Koskikatu 19, Rovaniemi

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi, 

henkilö- ja arkaluonteisia tietoja sisältävät sähköpostit osoitteesta: https://turvaposti.rovaniemi.fi osoitteeseen kirjaamo(at)rovaniemi.fi

Faksinumero: 016 322 6450

Puhelinnumero: 016 3221

Kaupunginkirjaamon aukioloaika: ma - pe kello 9 - 15

 

Paperisten asiakirjojen on oltava toimitettuna Osviitta asiointipisteeseen viimeistään määräajan viimeisenä päivänä kello 15:een mennessä.

Osviitta asiointipiste: ma - to kello 9.00 - 16.30, pe kello 9.00 - 15.30

Osviitan kesäaukiolo (kesä-heinäkuu): ma - to 9.00 - 16.00; pe 9.00 - 15.00

Hankintaoikaisuvaatimuksen vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

II Valitusosoitus markkinaoikeuteen

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Hankintalain 146 §:n mukaan markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:

1) yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua;

2) sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin 75 §:n nojalla; tai

3) sitä, että 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia.

Hankintalain 146 §:n mukaan puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan tai dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevaan hankintayksikön ratkaisuun ei saa hakea valittamalla muutosta, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa. Lupa on myönnettävä, jos:

1) asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää;

tai

2) siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Jollei toisin säädetä, valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen.

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen hankintalain 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Valituksen sisältö

Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja niiden perusteet. Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.

Valituksessa on ilmoitettava oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain (808/2019) 15 §:n mukaisesti:

1) päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);

2) miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);

3) vaatimusten perustelut;

4) mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Yhteystiedoilla tarkoitetaan postiosoitetta, puhelinnumeroa ja muita tarpeellisia yhteystietoja kuten sähköpostiosoitetta. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain 32 §:ssä säädetään. 

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Oikaisuvaatimuksen tekijä saa valittaessaan oikaisuvaatimuspäätöksestä esittää vaatimuksilleen uusia perusteluja. Hän saa esittää uuden vaatimuksen vain, jos se perustuu olosuhteiden muutokseen tai oikaisuvaatimuksen tekemisen määräajan päättymisen jälkeen valittajan tietoon tulleeseen seikkaan.

Valitukseen on liitettävä oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain 16 §:n mukaisesti:

1) valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;

2) selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;

3) asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Valituksen toimittaminen

Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle. Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä. Itse tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan.

Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensiksi seuraavana arkipäivänä.

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet/#/.

Valituskielto

Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain (410/2015 ) eikä oikeudenkäynnistä hallintoasiassa annetun lain nojalla.

Puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan tai dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevaan hankintayksikön ratkaisuun ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 146 §:n mukaisesti.

Valituksen maksut

Markkinaoikeudessa perittävät oikeudenkäyntimaksut määräytyvät voimaan tulevan tuomioistuinmaksulain (1455/2015 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2015/20151455?search%5Btype%5D=pika&search%5Bpika%5D=tuomioistuinmaksulaki) mukaan.

Markkinaoikeudessa peritään riita-asiassa, muutoksenhakuasiassa ja muussa lainkäyttöasiassa oikeudenkäyntimaksua 2 050 (kaksituhatta viisikymmentä) euroa.

Jos markkinaoikeudessa käsiteltävässä julkisia hankintoja koskevassa asiassa hankinnan arvo on vähintään miljoona euroa, käsittelymaksu on 4.100 (neljätuhatta sata) euroa. Jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa, käsittelymaksu on 6.140 (kuusituhatta sataneljäkymmentä) euroa

Hankinta-asioissa peritään 2.050 (kahdentuhannen viidenkymmenen), 4.100 (neljäntuhannen sadan) tai 6.140 (kuudentuhannen sadanneljänkymmenen) euron sijasta 500 (viidensadan) euron oikeudenkäyntimaksu, jos asia poistetaan käsittelystä antamatta pääasiassa ratkaisua, se jää tutkimatta tai se jää sillensä. Näin voi käydä esimerkiksi valituksen peruutuksen vuoksi.

Muutoksenhaussa markkinaoikeuden ratkaisemaan asiaan korkeimmassa oikeudessa tai korkeimmassa hallinto-oikeudessa maksu on samansuuruinen ja määräytyy samojen perusteiden mukaan kuin markkinaoikeudessa.

Maksuvelvollinen on asian vireillepanija tai hänen sijaansa tullut.

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle

Hankintalain 148 §:n nojalla hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön kohdassa I mainittuun osoitteeseen.

Markkinaoikeuden osoite ja muut yhteystiedot

Markkinaoikeus

Radanrakentajantie 5

00520 HELSINKI

Puhelin: 029 564 3300

Telefax: 029 564 3314

Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi