Perustelut
Rovaniemen kaupunki on vastaanottanut 14.2.2025 julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnalta (jäljempänä tiedonhallintalautakunta) 7.2.2025 päivätyn ohjauskirjeen, jossa tiedonhallintalautakunta kiinnittää huomiota puutteisiin tiedonhallintamallin ylläpitoa koskevien vaatimusten toteuttamisessa. Tiedonhallintalautakunta kiinnittää keskeisimmin huomiota siihen, että kaupungin tiedonhallintamalli ei ole valmis. Huomiota kiinnitetään myös tiedonhallintayksikön johdon vastuuseen valvoa tiedonhallintamallin ylläpitoa. Tiedonhallintalautakunta aikoo seurata tiedonhallintamallin ylläpitoa koskevien vaatimusten toteutumista kaupungissa.
Tiedonhallintayksiköllä tarkoitetaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (jäljempänä tiedonhallintalaki) 4.1 §:n mukaisesti muun muassa kuntia, minkä johdosta Rovaniemen kaupunki on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Kaupungin hallintosäännön 67 §:n perusteella kaupunginhallitus on tiedonhallintalain 4.2 §:n tarkoittama tiedonhallintayksikön johto kaupungissa.
Kaupunginhallitus on päättänyt 1.6.2020 § 237 tiedonhallintamallin laatimisesta ja siihen liittyvistä vastuista. Päätöksen mukaisesti tiedonhallintamalli on tullut valmistella ja tuoda kaupunginhallituksen päätettäväksi. Tiedonhallintamallin ylläpito on vastuutettu yhteisvastuullisesti asiakirjahallinnosta vastaavalle viranhaltijalle (nykyään tiedonhallintapäällikkö) ja tietohallinnosta vastaavalle viranhaltijalle eli tietohallintojohtajalle. Kaupunginsihteeri on valtuutettu hyväksymään tiedonhallintamalliin tehtävät päivitykset, tekniset korjaukset ja vähäiset muutokset. Lisäksi tiedonhallintaryhmän tehtäväksi on annettu vuosittaisten muutostarpeiden arviointi tiedonhallintamalliin.
Tiedonhallintamallista säädetään tiedonhallintalain 5 §:ssä. Tiedonhallintamallia ylläpidetään palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi. Tiedonhallintamallin on sisällettävä tiedot tiedonhallintayksikön toimintaprosesseista, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistojen arkistoinnista ja tuhoamisesta sekä tietoturvallisuustoimenpiteistä.
Tiedonhallintamallin valmistelutilannetta on käsitelty kaupunginhallituksen kokouksessa viimeksi 26.4.2021 § 150. Kaupunginhallitukselle on tuotu tuolloin tiedoksi, että tiedonhallintamallin valmistuminen on viivästynyt työhön käytettävissä olleiden vähäisten henkilöresurssien ja mallin laatimiseksi ja ylläpitämiseksi hankitun järjestelmän myöhäisen käyttöönoton vuoksi. Arviona on ollut, että tiedonhallintamallin ylläpitoon käytetyllä järjestelmällä tuotettu aineisto olisi raportointi- ja julkaisuvalmis aikaisintaan syksyllä 2021. Kaupunginhallitukselle on lisäksi esitetty, että tiedonhallintamallin ja muiden tiedonhallintalain edellyttämien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja velvoitteiden täyttämiseksi olisi tärkeää, että työhön saataisiin määräaikaista lisäresurssia ja tarvittava henkilö- ja muu rahavaraus huomioitaisiin talousarviossa.
Tiedonhallintamallin laatimista on jatkettu ja sen kuvaustason tarkkuus ja sisältämät tiedot ovat parantuneet huomattavasti vuoden 2021 tilanteesta. Tiedonhallintamallin valmiiksi saamisen hitauteen on vaikuttanut etenkin tiedonhallintapalveluissa tapahtuneet henkilöstövaihdokset sekä tietoturva- ja tietosuojahenkilöstöresurssin vähäisyys. Lisäksi tietohallinnon resurssit ovat kiinnittyneet kriittiseen ICT-järjestelmämuutokseen, kun kaupunki siirtyi Googlen palveluista Microsoftin palveluihin. Tiedonhallintamallin laatimiseen ja ylläpitoon käytettävää tietojärjestelmää ollaan myös parhaillaan vaihtamassa.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi
Kaupunginhallitus merkitsee tiedonhallintamallin ylläpitotilanteen ja tiedonhallintalautakunnan ohjauskirjeen tiedoksi ja päättää tarvittavista jatkotoimenpiteistä.
Päätös
Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan sijaisen esityksen mukaisesti.