Kaupunginhallitus, kokous 12.6.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 211 Työsuhdepyöräedun käyttöönottaminen

ROIDno-2022-4186

Aikaisempi käsittely

Yhteistyötoimikunta, 15.11.2022

Valmistelija

Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi

Perustelut

Työsuhdepolkupyörä on polkupyörä, jonka hankinnasta vastaa työnantaja. Työnantaja pidättää pyörän kustannukset palkasta tai tarjoaa sen palkan päälle tulevana etuna. Pyörä on tarkoitettu yksittäisen työntekijän henkilökohtaiseen käyttöön kodin ja työpaikan välisillä matkoilla, työkäyttöön sekä pyöräilyyn vapaa-ajalla. 

Työnantaja on voinut tarjota työsuhdepolkupyörän työntekijälle verottomana etuna tammikuusta 2021 alkaen. Verovapauden edellytys on, että työsuhdepyörän kustannukset ovat enintään 1200 euroa vuodessa ja 100 euroa kuukaudessa. Rovaniemen kaupunki voi panostaa työntekijöiden hyvinvointiin, parantaa pito- ja vetovoimaansa työnantajana ja edistää vähähiilisyyteen liittyviä tavoitteita tarjoamalla polkupyöräetua. Pyöräetupyörien toivotaan innostavan työntekijöitä liikkumaan entistä enemmän.

Pyöräetupyörä voi olla tavallinen polkupyörä tai sähköpyörä. Pyörät hankitaan käytännössä leasing-sopimuksilla, joihin voi sisältyä myös lisävarusteita ja huoltopalveluita. Työnantajan kustannukset koostuvat leasingmaksuista ja palveluntarjoajan perimästä hallinnointimaksusta.

Pyöräetu on suunniteltu toteutettavaksi palkanmaksun näkökulmasta siten, että pyöräedun arvo sisällytettäisiin tehtäväkohtaiseen palkkaan. Tätä osaa palkasta ei siis maksettaisi rahapalkkana, vaan työntekijä saisi palkan näiltä osin pyöräedun muodossa. Pyöräedun verovapauden vuoksi työntekijä säästäisi rahallisesti sen veron, joka maksettaisiin normaalisti maksettavasta rahapalkasta. Esimerkiksi jos työntekijän veroprosentti olisi 20, hän maksaisi rahapalkasta 20 euroa veroa. Pyöräedun arvon osalta veroa ei makseta ja työntekijä saisi leasingpyöränsä tässä tapauksessa 20 euroa edullisemmin kuukautta kohti.

Työnantajan vastuulle tulisivat vastuut leasingpyöristä ja ainoa varsinainen lisäkustannus olisi mahdollinen hallinnointimaksu, jota pyörien hallinnoinnista ja vuokraamisesta vastaava perii. Osalla palveluntarjoajista maksu sisältyy pyörän vuokraan, jolloin maksun maksaa työntekijä, ja osalla maksu on erillinen työnantajalta perittävä.

Polkupyöräetu on suunniteltu tarjottavaksi Rovaniemen kaupungin vakituisille työntekijöille ja niille määräaikaisille työntekijöille, joiden palvelussuhteen kestoaika on vähintään yhtä pitkä kuin työntekijälle hankittavan pyörän leasingaika on. Edun käyttöönottaminen on henkilöstölle vapaaehtoista. Polkupyöräedusta laaditaan erikseen henkilöstölle polkupyöräedun yleiset periaatteet, joihin etua hyödyntävä työntekijä sitoutuu.

Pyöräedun käyttöönottamisen ensimmäinen vaihe on kuitenkin pyöräetupyörien ja niihin liittyvien palveluiden hankinta. Näiden osalta vaihtoehtona on itse toteutettu kilpailutus ja liittyminen Sarastia Oy:n valmistelemaan yhteishankintaan. Yhteishankinnan ehdot ja yksityiskohdat eivät ole tiedossa ennen kilpailutuksen toteutusta vaan niihin on mahdollista vaikuttaa hankinnan valmisteluvaiheessa. Yhteishankinta on suunniteltu toteutettavaksi alueittain ja Lapista mm. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä on päättänyt jo aiemmin liittyä hankintaan.Koska yhteishankinnan volyymit ovat yksittäistä organisaatiota selvästi suuremmat, yleensä hankinnan toteutuvat ehdot ovat osallistuville organisaatioille edullisemmat. Näin ollen sitoumuksen antaminen Sarastia Oy:n toteuttamaan yhteishankintaan osallistumiseen voidaan katsoa olevan perusteltua.

Päätösehdotus

Esittelijä

Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi

Yhteistyötoimikunta merkitsee asian valmistelutilanteen tiedoksi.

Päätös

Henkilöstö- ja hallintojohtaja Antti Määttä selosti asiaa.

Päätettiin esityksen mukaisesti.

Kaupunginhallitus, 23.11.2022

Valmistelija

Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi
Satu Räisänen, hankintapäällikkö, satu.raisanen@rovaniemi.fi

Perustelut

Työsuhdepolkupyörä on polkupyörä, jonka hankinnasta vastaa työnantaja. Työnantaja pidättää pyörän kustannukset palkasta tai tarjoaa sen palkan päälle tulevana etuna. Pyörä on tarkoitettu yksittäisen työntekijän henkilökohtaiseen käyttöön kodin ja työpaikan välisillä matkoilla, työkäyttöön sekä pyöräilyyn vapaa-ajalla. 

Työnantaja on voinut tarjota työsuhdepolkupyörän työntekijälle verottomana etuna tammikuusta 2021 alkaen. Verovapauden edellytys on, että työsuhdepyörän kustannukset ovat enintään 1200 euroa vuodessa ja 100 euroa kuukaudessa. Rovaniemen kaupunki voi panostaa työntekijöiden hyvinvointiin, parantaa pito- ja vetovoimaansa työnantajana ja edistää vähähiilisyyteen liittyviä tavoitteita tarjoamalla polkupyöräetua. Pyöräetupyörien toivotaan innostavan työntekijöitä liikkumaan entistä enemmän.

Pyöräetupyörä voi olla tavallinen polkupyörä tai sähköpyörä. Pyörät hankitaan käytännössä leasing-sopimuksilla, joihin voi sisältyä myös lisävarusteita ja huoltopalveluita. Työnantajan kustannukset koostuvat leasingmaksuista ja palveluntarjoajan perimästä hallinnointimaksusta.

Pyöräetu on suunniteltu toteutettavaksi palkanmaksun näkökulmasta siten, että pyöräedun arvo sisällytettäisiin tehtäväkohtaiseen palkkaan. Tätä osaa palkasta ei siis maksettaisi rahapalkkana, vaan työntekijä saisi palkan näiltä osin pyöräedun muodossa. Pyöräedun verovapauden vuoksi työntekijä säästäisi rahallisesti sen veron, joka maksettaisiin normaalisti maksettavasta rahapalkasta. Esimerkiksi jos työntekijän veroprosentti olisi 20, hän maksaisi rahapalkasta 20 euroa veroa. Pyöräedun arvon osalta veroa ei makseta ja työntekijä saisi leasingpyöränsä tässä tapauksessa 20 euroa edullisemmin kuukautta kohti.

Työnantajan vastuulle tulisivat vastuut leasingpyöristä ja ainoa varsinainen lisäkustannus olisi mahdollinen hallinnointimaksu, jota pyörien hallinnoinnista ja vuokraamisesta vastaava perii. Osalla palveluntarjoajista maksu sisältyy pyörän vuokraan, jolloin maksun maksaa työntekijä, ja osalla maksu on erillinen työnantajalta perittävä.

Polkupyöräetu on suunniteltu tarjottavaksi Rovaniemen kaupungin vakituisille työntekijöille ja niille määräaikaisille työntekijöille, joiden palvelussuhteen kestoaika on vähintään yhtä pitkä kuin työntekijälle hankittavan pyörän leasingaika on. Edun käyttöönottaminen on henkilöstölle vapaaehtoista. Polkupyöräedusta laaditaan erikseen henkilöstölle polkupyöräedun yleiset periaatteet, joihin etua hyödyntävä työntekijä sitoutuu.

Pyöräedun käyttöönottamisen ensimmäinen vaihe on kuitenkin pyöräetupyörien ja niihin liittyvien palveluiden hankinta. Näiden osalta vaihtoehtona on itse toteutettu kilpailutus tai liittyminen yhteishankintayksikön suorittamaan kilpailutukseen. Sarastia Oy toimii hankintalain (1397/2016) tarkoittamana yhteishankintayksikkönä. Sarastian suorana osakkeenomistajana Rovaniemen kaupunki on oikeutettu tekemään hankintoja Sarastia Oy:n tarjoamiin hankintapalveluihin perustuen. Sarastia Oy on aloittanut työsuhdepolkupyörien ja -sähköpyörien puitejärjestelyn valmistelun. Sopimukseen liittyminen edellyttää liittymisilmoituksen tekemistä 30.11.2022 mennessä ja tavoitteena on, että uusi sopimus on asiakkaiden käytettävissä huhtikuussa 2023. Hankintaan liittyneiden asiakkaiden on mahdollista vaikuttaa hankinnan ehtoihin ja yksityiskohtiin hankinnan valmisteluvaiheessa. Yhteishankinta on suunniteltu toteutettavaksi alueellisina osakokonaisuuksina paikallisuus huomioiden ja Lapista mm. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä on päättänyt jo aiemmin liittyä hankintaan. Koska yhteishankinnan volyymit ovat yksittäistä organisaatiota selvästi suuremmat, yleensä hankinnan toteutuvat ehdot ovat osallistuville organisaatioille edullisemmat. Näin ollen sitoumuksen antaminen Sarastia Oy:n toteuttamaan yhteishankintaan osallistumiseen voidaan katsoa olevan perusteltua.

Päätösehdotus

Esittelijä

Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus päättää, että Rovaniemen kaupunki aloittaa työsuhdepyöräedun käyttöönoton valmistelun esittelytekstissä kuvatulla tavalla. Pyöräedun käyttämisen ehdot määritellään käyttöönoton yhteydessä. Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liittymisen Sarastia Oy:n työsuhdepyörien hankintaa koskevaan yhteishankintaan esittelytekstissä todetuilla perusteilla.

Päätös

Kaupunginjohtajan muutettu päätösehdotus:
Kaupunginhallitus päättää, että Rovaniemen kaupunki aloittaa työsuhdepyöräedun käyttöönoton valmistelun. Pyöräedun käyttämisen ehdot määritellään käyttöönoton yhteydessä. 

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan muutetun päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Antti Määttä, henkilöstö- ja hallintojohtaja, antti.maatta@rovaniemi.fi
  • Satu Räisänen, hankintapäällikkö, satu.raisanen@rovaniemi.fi

Perustelut

Sarastia Oy on toteuttanut työsuhdepyöräpalvelun kilpailutuksen keväällä 2023. Kilpailutus on nyt valmistunut ja kaupungilla on mahdollisuus liittyä siihen. Yhteishankintaan liittymistä voidaan pitää tarkoituksenmukaisena, koska kilpailutetun palvelun ehdot ovat hyväksyttävät ja hinta tehdyn markkinakartoituksen perusteella markkinoiden keskimääräistä tasoa edullisempi. Ei ole todennäköistä, että kaupunki saavuttaisi edullisempaa lopputulosta toteuttamalla oman kilpailutuksen.

Sarastian kilpailuttaman palvelun keskeiset ehdot ovat muun muassa seuraavat:

  • Tilaajan ja Palveluntuottajan välinen sopimuskausi on määräaikainen ja kestoltaan neljä (4) vuotta ajalla 15.5.2023‐14.5.2027. Palvelunkäyttäjän leasingkausi voi jatkua, vaikka Tilaajan ja Palveluntuottajan välinen sopimuskausi päättyisi. Yksittäisen Palvelunkäyttäjän leasingsopimuksen sopimusaika voi olla korkeintaan 48kk.
  • Hankintayksiköllä ja Palveluntuottajalla on molemmilla oikeus irtisanoa tämä sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.
  • Palvelunkäyttäjän leasingkausi voi jatkua, vaikka Tilaajan ja Palveluntuottajan välinen sopimuskausi päättyisi.
  • Oomi Oy:n alihankkijana toimiva Vapaus Bikes Finland Oy vastaa sopimusaikana palvelun operoinnista: Asiakaspalvelu työntekijöille, pyöräportaalin ylläpito, tilausten käsittely, kumppaniliikkeet ja laskutus.
  • Palvelun kustannuksissa Tilaaja (kaupunki) vastaa leasingpalvelun hallinnointimaksusta ja työsuhdepyörän leasingmaksu (vuokrauskustannus) vähennetään kokonaan tai osittain Palvelunkäyttäjän (työntekijän) palkasta.
  • Työsuhdepyörän leasingmaksun oletus on 100 €/kk/pyörä ja hankittavien pyörien hintakatto 4000 euroa.
  • Kaupungin maksettavaksi tuleva toimisto- ja käsittelykulu on 12,50 euroa/kk (alv 24 %.)
  • Palveluntuottaja tarjoaa Tilaajalle työsuhdepolkupyörien sähköisen hallinnointipalvelun, jonka on oltava tilaajan käytettävissä koko palvelusopimuksen sopimuskauden ajan ja heti sopimuskauden alkaessa. Hallinnointipalvelu voi olla esimerkiksi valmissovellus tai vastaava palveluportaali. Hallinnointipalvelu sisältää vähintään:
    ‐ Polkupyörätilausten käsittelyn ja hoitamisen Tilaajan puolesta
    ‐ Pyörien lunastusten hallinnoinnin ja hoitamisen työnantajan puolesta,
    ‐ Pyörien palautusten hoitamisen työnantajan puolesta,
    ‐ Vakuutuksiin liittyvien asioiden käsittelyn suoraan Palvelunkäyttäjän kanssa
    ‐ Reklamaatioiden käsittelyn ja hoitamisen,
    ‐ Koulutuksen henkilökunnalle tarpeen mukaisesti,
    ‐ Infotilaisuudet työntekijöille tarpeen mukaan.
  • Työsuhdepolkupyöriä ja ‐sähköpyöriä tulee voida hankkia vähintään yhdestä fyysisestä toimipisteestä ainakin seuraavien kuntien ja kaupunkien alueella: Rovaniemi. Toimipisteessä tulee olla mahdollista kokeilla ja hankkia työsuhdepyöriä paikan päällä.
  • Tällä hetkellä palveluntuottajan paikallisia kumppaneita ovat Beebike, Mountainbike Center ja Intersport Rovaniemi.

Kaupungin vastuulle tulisivat pyörien leasingvuokrat sekä toimisto- ja käsittelykulut. Mikäli työsuhdepyöräedun ottaisi käyttöön 500 työntekijää, leasingvastuiden määrä olisi 2 miljoonaa euroa ja toimisto- ja käsittelykulujen summa olisi 57 000 euroa vuodessa.

Työsuhdepyöräedun voidaan arvioida olevan merkittävä henkilöstön veto- ja pitovoimaa kasvattava tekijä. Edun käyttöönottaminen edistäisi lisäksi strategian mukaisten kaupungin ilmasto- ja hyvinvointitavoitteiden toteutumista. Näin ollen työsuhdepyöräedun käyttöönottamista ja Sarastian kilpailuttamaan sopimukseen sitoutumista voidaan pitää kaupungin edun mukaisena toimenpiteenä.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä sitoutumisen Sarastia Oy:n työsuhdepyöräetua koskevaan yhteishankintaan ja valtuuttaa henkilöstö- ja hallintojohtajan allekirjoittamaan asiaan liittyvät sopimukset ja sitoumukset.

Päätös

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.

Tiedoksi

Antti Määttä, Satu Räisänen, Paavo Aarnio

Muutoksenhaku

OIKAISUVAATIMUSOHJEET

Tähän päätöksen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa kuntalain 137 §:n mukaan tehdä:

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä

  • kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. 

Oikaisuvaatimus on toimitettava Rovaniemen kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. 

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. 

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Rovaniemen kaupunginhallitus

Kirjaamon yhteystiedot:

Postiosoite: PL 8216, 96101 Rovaniemi

Käyntiosoite: Osviitta asiointipiste, Koskikatu 19, Rovaniemi

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)rovaniemi.fi, 

henkilö- ja arkaluonteisia tietoja sisältävät sähköpostit osoitteesta: https://turvaposti.rovaniemi.fi osoitteeseen kirjaamo(at)rovaniemi.fi

Faksinumero: 016 322 6450

Puhelinnumero: 016 3221

Kaupunginkirjaamon aukioloaika: ma - pe kello 9 - 15

 

Paperisten asiakirjojen on oltava toimitettuna Osviitta asiointipisteeseen viimeistään määräajan viimeisenä päivänä kello 15:een mennessä.

Osviitta asiointipiste: ma - to kello 9.00 - 16.30, pe kello 9.00 - 15.30

Osviitan kesäaukiolo (kesä-heinäkuu): ma - to 9.00 - 16.00; pe 9.00 - 15.00

 

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua

  • miten päätös halutaan oikaistavaksi 

  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.

Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Oikaisuvaatimuksen maksu

Oikaisuvaatimuskäsittely on maksutonta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Rovaniemen kaupungin kirjaamosta.

Pöytäkirjan allekirjoitus- ja tarkastuspäivä sekä pöytäkirjan yleiseen tietoverkkoon nähtäväksi vientipäivämäärä on esitetty kunkin pöytäkirjan allekirjoitussivulla.

Asianosaiselle lähetettyyn otteeseen on merkitty päätöksen lähettämispäivä ja -tapa.