Kaupunginhallitus, kokous 14.8.2023

Perustelut

Vastaus valtuustoaloitteisiin

• Tiedotuskanavat (Raija Kerätär ym.)
• Rovaniemen viralliset ilmoituskanavat arvioitava uudelleen (Tuomas Koskiniemi ym.)

Valtuuston kokouksessa on todettu, että näihin aloitteisiin voidaan vastata yhteisesti.

Aloitteissa kehotetaan kaupunkia arvioimaan uudelleen tiedotuskanaviaan seuraavasti: 

• digitaalinen viestintä rovaniemi.fi-sivuston kautta ei riitä ja viestintäsuunnitelma tulee päivittää tältä osin
• Lapin Kansa ja Uusi Rovaniemi -lehdet eivät tavoita asukkaita entiseen tapaan, joten niiden virallinen ilmoituskanavastatus tulee arvioida uudelleen ja kehittää uusia viestintämuotoja
• kylien tiedottamista tulee parantaa sijoittamalla kyläkeskuksiin digitaalisia informaationäyttöjä
• kaupungin oman julkaisun perustamisen mahdollisuuksia tulee selvittää

Kaupunki viestii monikanavaisesti

Jotta kaupunki voi tavoittaa asukkaitaan kattavasti, viestinnän tulee olla monikanavaista. Kaupungin verkkosivut on yksi kaupungin tiedotuskanavista, muttei ainut. Lisäksi kaupunki tiedottaa kuntalaisia muun muassa sosiaalisen median kanavissa, perinteisen median välityksellä (mm. Uusi Rovaniemi, Lapin Kansa, Yle), info- ja keskustelutilaisuuksissa, yhteistyössä muiden organisaatioiden, järjestöjen ja verkostojen kanssa, erilaisten julkaisujen avulla (mm. esitteet, julisteet ja kartat) ja niin edelleen. Korona-aikana kaupunki jakoi Postin kautta paperisia tiedotteita niihin kotitalouksiin, jotka sijaitsevat Uusi Rovaniemi -lehden jakelualueen ulkopuolella.

Lehdet tavoittavat vielä merkittävän osan kuntalaisista

Paperilehtien levikit ovat Suomessa laskussa. Rovaniemen kaupungin ei kuitenkaan kannata ainakaan toistaiseksi luopua lehdistä tiedotuskanavina, koska niiden avulla tavoitetaan edelleen merkittävä määrä kuntalaisia. Uusi Rovaniemi tavoittaa 45 000 lukijaa/kävijää viikossa eli 66 prosenttia rovaniemeläisistä (painettu lehti tavoittaa 31 800 lukijaa, näköislehti noin 8500 ihmistä, loput lukevat verkkojuttuja). Kaupungilla ei ole tiedossa toista kanavaa, jonka kautta voitaisiin tavoittaa kuntalaisia yhtä kattavasti ja kustannustehokkaasti – kaupunki ei maksa jakelusta mitään. Painettu Lapin Kansa ja näköislehti tavoittavat 52 prosenttia rovaniemeläisistä. (KMT 2020/2021)

Lehtimainoksia julkaistessa on kuitenkin ajankohtaista pohtia, millaisissa tilanteissa lehtimainontaa kannattaa siirtää digitaalisen lehden puolelle. Kaupungin viestintä-, markkinointi- ja osallisuuspalvelut tarjoaa toimialoille tietoa ja tukea näiden päätösten tekemiseen. 

Uusi viestintäohjelma lupaa parannuksia kylien viestintään 

Tuoreessa viestintä-, markkinointi- ja osallisuusohjelmassaan kaupunki on sitoutunut edistämään lähivuosien viestinnässään viittä päätavoitetta. Yksi tavoitteista on, että palveluista viestitään aiempaa enemmän ja oikea-aikaisemmin. 

Yhtenä käytännön tekona parannetaan viestintää kylillä: kaupungin viestintä kokoaa kylien viestintäverkoston yhdessä alueellisten palvelujen ja varautumisesta vastaavien henkilöiden kanssa. Verkoston avulla määritellään välineet ja kanavat, joiden kautta kylissä asuvat rovaniemeläiset voidaan tavoittaa tehokkaasti. Tässä yhteydessä tarkastellaan myös Koskiniemen valtuustoaloitteessa mainittujen infonäyttöjen mahdollisuutta. 

Lisäksi ohjelmassa on sitouduttu parantamaan viestinnän saavutettavuutta. Muun muassa kriisiviestinnän erityisryhmät määritellään, ja esimerkiksi vammaisten, tärkeimpien kieliryhmien ja ilman nettiä elävien tavoittamiseen kriisitilanteissa luodaan toimintamalli. Määrittelytyöstä saadaan eväitä eri kohderyhmien tavoittamiseen myös arkisissa, vähemmän akuuteissa viestintätilanteissa. 

Kanavien määrittelyn pohjaksi tarvitaan lisää tietoa siitä, miten Rovaniemen kaupungin viestintä tällä hetkellä tavoittaa eri kohderyhmiä. Viestintä-, markkinointi- ja osallisuuspalvelut selvittää, mikä on paras ja kustannustehokkain tapa hankkia tätä tietoa. Syksyllä 2023 myös Kuntaliitto tekee kunnille laajan viestintä- ja markkinointikyselyn, jonka tekemiseen osallistumme.

Omassa tiedotuslehdessä haasteena hinta ja ajantasaisuus

Kaupungin omasta tiedotuslehdestä luovuttiin vuonna 2015. Oman tiedotuslehden tekeminen on sekä kallista että aikaavievää. Resurssit on haluttu käyttää monikanavaiseen viestintään, jotta kuntalaisia voidaan saavuttaa kattavammin ja ajantasaisilla tiedoilla.

Omassa tiedotuslehdessä kustannuksia aiheuttaa ennen kaikkea jakelu. Esimerkiksi korona-aikana kaupunki jakeli Uuden Rovaniemen ja Postin välityksellä nelisivuista ilmoitusta, jonka kustannus jakeluineen oli yli 5000 euroa ilmoituskertaa kohden. Kokonaishinnassa tulee huomioida tiedotuslehden sisällöntuotantoon ja koordinointiin kuluva työpanos. Näin ollen vaikkapa viikottain postitettavasta tiedotuslehdestä kertyisi vuodessa mittavat kulut. 

Lisäksi tieto ehtisi usein vanheta, ennen kuin se saavuttaisi lukijansa. Postin Kotisuoraa käytettäessä asukkaan kotiin saapuva tieto on noin viikon vanhaa. Keskiviikkona jaettava aineisto on toimitettava Postille edellisen viikon perjantaina, ja tätä ennen materiaali täytyy koota ja taittaa. 

Kaupungin viestintä-, markkinointi- ja osallisuuspalvelut tarkastelee kaupungin viestintäkanavien kokonaisuutta säännöllisesti. Tavoitteena on saada viestintä mahdollisimman tavoittavaksi ja kustannuksiltaan kohtuulliseksi. Uuden viestintäohjelman myötä tavoittavuus paranee.

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää antaa valtuustoaloitteeseen esittelytekstissä kuvatun vastauksen. Viestintä-, osallisuus- ja markkinointiyksikkö huomioi aloitteet, kun se toimeenpanee viestintä-, markkinointi- ja osallisuusohjelmaa.

Päätös

Riku Tapio esitti Tuomas Koskiniemen ja Maria-Riitta Mällisen kannattamana, että asia palautetaan valmisteluun ja haetaan lisää ratkaisuja aloitteessa esitettäviin asioihin, jotta kuntalaisten yhdenvertaisuus toteutuu paremmin.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti Riku Tapion esityksen mukaisesti.