Perustelut
Tausta
Kaupungin organisaation käyttöön on hankittu vuonna 2017 Googlen viestintäjärjestelmä. Nyt Googlen lisenssien hinnoittelun kallistuessa ja eri tietojärjestelmien yhteensopivuuteen, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvien haasteiden kasvaessa on selvitetty, mikä viestintäjärjestelmä vastaisi parhaiten kaupungin tarpeisiin tulevaisuudessa.
Asiaan liittyy välillisesti myös keväällä 2024 toteutettu selvitys kaupungin ICT-palvelujen tuottamisen vaihtoehdoista. Selvityksen tavoitteena oli tuottaa tietoa siitä, miten
- ict-palvelut voitaisiin tuottaa kustannustehokkaasti ottaen huomioon tietoturvallisuuden,
- ict-arkkitehtuuria voitaisiin selkeyttää,
- toimialat pystyisivät laajasti hyödyntämään pilvipalveluita ja, että
- palvelut olisivat kilpailutettavissa tehokkaasti.
Vaihtoehdot
Asian valmistelun yhteydessä on tarkasteltu kahta vaihtoehtoa, jotka ovat nykytilan säilyttäminen eli Googlen viestintäjärjestelmän käytön jatkaminen tai siirtyminen käyttämään Microsoftin viestintäjärjestelmää.
Vaihtoehto 1, Googlen viestintäjärjestelmän käytön jatkaminen
Vahvuudet ja mahdollisuudet
Vaihtoehdon toteuttamiseen ei liity muutoskustannuksia eikä käyttäjien tarvitse opetella uuden järjestelmän käyttämistä. Järjestelmän käyttäminen mahdollistaa edulliset laitekustannukset Chromebook-laitteita hyödyntämällä. Järjestelmä toimii luotettavasti ja tietoturvallisesti ja on käytettävyydeltään erittäin hyvä. Googlen järjestelmän käytön jatkaminen on vuodessa noin 47 000 € (alv 0) edullisempaa kuin Microsoftin ratkaisuun siirtyminen. Eroa on mahdollista pienentää esimerkiksi luopumalla erillisestä salattujen sähköpostien lähettämiseen tarkoitetusta palvelusta.
Heikkoudet ja uhat
Suomessa ja kansainvälisesti käytetään laajasti Microsoftin viestintäjärjestelmää, joten organisaatioiden yhteisten kokousten järjestäminen ja tiedostojen jakaminen on Googlea käyttävälle organisaatiolle hankalampaa ja monimutkaisempaa. Microsoftin järjestelmään verrattuna kokonaisuutena arvioiden Googlen järjestelmässä on vähemmän työkaluja, kuten tällä hetkellä esimerkiksi tietojohtamiseen ja tekoälyyn liittyvät ratkaisut. Googlen työkalujen tehokkaaseen käyttöön on tarjolla vähemmän tukea ja osaajia. Yhteensopivuuden, tuen sekä muiden organisaatioiden kanssa tehtävän yhteistyön takia kaupunki joutuu käyttämään sekä Microsoftin että Googlen ratkaisuja päällekkäin, mistä aiheutuu ylimääräisiä kustannuksia ja ongelmia.
Vaihtoehto 2, Microsoftin viestintäjärjestelmään siirtyminen
Vahvuudet ja mahdollisuudet
Jos siirrytään käyttämään Microsoftin ratkaisua, voidaan lopettaa Googlen ja Microsoftin ratkaisujen päällekkäinen käyttäminen. Siirtymällä käyttämään Microsoftin viestintäjärjestelmää voidaan toteuttaa helpommin kaupungin omaa tietovarantoa hyödyntävä tekoälyratkaisu mm. johtuen saatavilla olevasta tuesta ja osaajista. Microsoftin viestintäjärjestelmä on yhteensopiva useimpien suomalaisten ja kansainvälisten organisaatioiden ja yhteistyötahojen kanssa. Lähes kaikki kolmansien osapuolten tietojärjestelmät, sovellukset ja laitteet tukevat Microsoftia, joten mm. järjestelmien väliset rajapinnat on helpompi toteuttaa tai ne ovat usein jo toteutettu.
Siksi kaupungin ICT-arkkitehtuurin suunnittelussa on monipuolisempia mahdollisuuksia ja työtehtäviin soveltuvien päätelaitteiden ja ratkaisujen käyttäminen on joustavampaa ja kustannustehokkaampaa.
Heikkoudet ja uhat
Vaihtoehdon toteuttaminen kasvattaa kaupungin vuotuisia ICT-kustannuksia, koska ratkaisu on kokonaiskustannuksiltaan vuodessa noin 47 000 euroa Googlen viestintäjärjestelmää kalliimpi. Ratkaisun vaihtaminen edellyttää käyttäjiltä uuden järjestelmän opettelua.
Kustannusvaikutukset
Jos kaupunki jatkaa nykyisessä moniasiakasympäristössä ja jatkaa nykyisen viestintä- ja kollaboraatioratkaisun käyttämistä, kustannukset vuonna 2025 ovat noin 498 000 € (alv 0). Hinta sisältää sekä Googlen että Microsoftin palveluiden lisenssi- ja ylläpitokustannukset.
Käyttäjien sähköpostitilien ja tiedostojen siirtämisestä sekä Rovaniemen kaupungin ympäriston perustamisesta ja konfiguroimisesta Microsoftin pilvipalveluun aiheutuu vuonna 2024 muutoskustannuksia arviolta 150 000 €.
Vuonna 2025 otettaisiin käyttöön Microsoft 365-pilvipohjaisen ympäristö ja E5 EEA-lisenssit. Kustannukset vuonna 2025 olisivat noin 545 000 € (alv 0). Hinta sisältää arvioidut Microsoftin lisenssikustannukset, kaupungille jäävien Googlen lisenssien kustannukset sekä LapIT Oy:n ylläpitokustannukset.
Yhteenveto
Edellä esitetyn perusteella vaihtoehdon 2 toteuttaminen eli Microsoftin viestintäjärjestelmään siirtyminen on perusteltua. Microsoftin viestintäjärjestelmä on ominaisuuksiltaan monipuolisempi ja tarjoaa paremman yhteentoimivuuden muiden suomalaisten ja kansainvälisten organisaatioiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Se on laajemmin tuettu kuin Googlen ratkaisu. Kaupungin tulevaisuuden ICT-arkkitehtuuria ja -palveluita on helpompi kehittää kokonaisvaltaisemmin ja monipuolisemmin. Kustannustason nousu noin 47 000 eurolla vuodessa sekä muutoskustannusten maksaminen (arvio 150 000 € vuonna 2024) on edellä todetun johdosta hyväksyttävissä.
Siirtyminen Microsoftin palveluihin ei edellytä lisenssien kilpailuttamista, koska Rovaniemen kaupungilla on voimassaoleva sopimus Microsoftin kanssa.
Hallintosäännön 28 §:n mukaan kaupunginhallitus johtaa kaupungin toimintaa, hallintoa ja taloutta. Kaupunginhallitus käsittelee viestintäjärjestelmän valintaa, koska asia on toiminnan ja talouden kannalta periaatteellisesti merkittävä.
Hallintosäännön 49 §:n mukaan tietohallintojohtaja päättää keskitetyistä ICT-hankinnoista. Tietohallintojohtajan toimivaltaan kuuluu koko hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko (sisältäen mm. hankintaasiakirjojen hyväksymisen sekä hankintasopimuksen tekemisen) sekä hankinnan keskeyttämisestä päättäminen.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi
Kaupunginhallitus päättää hyväksyä omalta osaltaan vaihtoehdon 2 toteuttamisen esittelytekstissä kuvatun mukaisesti.
Päätös
Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.