Sivistyslautakunta, kokous 26.2.2025

Perustelut

Rovaniemen kaupungin Ruoka- ja puhtauspalveluille ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymän Ravintolapalveluille hankittavien elintarvikkeiden sopimuksen toinen optiokausi päättyy 31.10.2025. 

Hallintosäännön 48 § mukaan toimielin päättää yhteishankinnasta, jonka kokonaisarvo on yli 0,5 miljoonaa euroa. Toimielin päättää, tehdäänkö hankinta kaupungin omana työnä, palvelusetelimallilla, kilpailuttamalla, yhteishankintayksikön sopimukseen liittymällä vai sidosyksikköhankintana.   

Hankinnan suuruudesta johtuen mahdolliset vaihtoehdot hankintatavalle ovat kilpailuttaminen itse tai yhteishankintayksikön sopimukseen liittyminen.  

Näistä vaihtoehdoista Rovaniemen kaupungin kannalta kilpailuttaminen itse antaa paremman mahdollisuuden vaikuttaa elintarvikkeiden ravitsemussisältöön, kotimaisuuteen, pakkauskokoihin, tuotevalikoimaan jne. Voimme kilpailuttaa kaikki jokapäiväisessä arjessa käyttämämme elintarvikkeet. Meillä on silloin myös suora yhteys yrityksiin sopimuksen sisällön ja toteutuksen osalta. Tällöin saamme sopimustoimittajilta myös tuotekoulutusta ja tietoa uutuustuotteista sopimuskaudella. 

Yhteishankintayksikön hankintasopimukseen liittymällä voimme esittää toiveita tarvitsemistamme tuotteista, mutta niiden nousemiseen kilpailutetuiksi tuotteiksi vaikuttaa kaikkien osallistujien yhteisarvio kyseisen tuotteen hankittavasta määrästä.  Yhteishankinnassa kilpailutetaan vain kyseisen hankinnan volyymituotteet, jolloin kaikesta muusta maksetaan voittaneen yrityksen ovh-hinta esitetyllä alennusprosentilla. Volyymituotteet ovat vain osa elintarvikehankintaa ja kaikkien muiden päivittäin tarvittavien tuotteiden hallinta vaatii paljon työtä, koska niiden tuote- tai hintamuutoksista ei ilmoiteta erikseen. Kyseistä sopimusta tuote-, hinta- tai sopimusmuutosten osalta hallitsee yhteishankintayksikkö, joka on hankinnan kilpailuttanut.  

Hankinnan kohteena ovat elintarvikkeet Rovaniemen kaupungin ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymän keittiöiden käyttöön.  

Hankinta on jaettu seuraaviin osakokonaisuuksiin:  

1. Kuivatuotteet ja säilykkeet 4 300 000 € 

2. Pakasteet 1 200 000 € 

3. Maitotaloustuotteet 2 100 000 € 

4. Lihat ja lihajalosteet 3 200 000 €    

Hankinnassa on ajatuksena solmia puitesopimus osakokonaisuuksittan kahden (2) toimittajan kanssa. Sopimus ei muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Elintarvikkeita hankitaan tarpeen mukaan viikoittain. 

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. 

Sen jälkeen, kun toimielin on ratkaissut hankinnan toteuttamistavan, päättää hankinnan suorittamisesta kaupunginjohtaja, toimialajohtaja tai määräämänsä. Em. viranhaltijoiden toimivaltaan kuuluu koko hankintaprosessiin sisältyvä päätöksenteko (sisältäen mm. hankinta-asiakirjojen hyväksyminen ja hankintasopimuksen tekeminen), hankintaoikaisun käsittely sekä hankinnan keskeyttämisestä päättäminen. 

Päätösehdotus

Esittelijä

Sivistyslautakunta päättää, että hankinnan kilpailuttaa ruoka- ja puhtauspalvelut.