Kaupunginhallitus, kokous 28.8.2023

Perustelut

Tausta

Rovaniemen kaupunki on käynnistänyt projektin uuden kuntatietojärjestelmän hankinnasta ja käyttöönotosta. Kuntatietojärjestelmä on organisaation keskeinen tietojärjestelmä, jolla hallinnoidaan kaupungin teknisten palveluiden kaikkia prosesseja ja rekistereitä sekä sähköisiä palveluita. Nykyisin käytössä oleva Trimble Locus kuntatietojärjestelmä on työpöytäsovelluksena tullut elinkaarensa päähän. Kaupunki tarvitsee kokonaisvaltaisen tietojärjestelmän teknisten palveluiden lakisääteisiin viranomaistehtäviin, sähköiseen asiointiin sekä tuleviin kansallisiin uudistuksiin ja niiden velvoitteisiin. Kuntatietojärjestelmällä kehitetään poikkihallinnollisesti organisaation toimintaa. Uuden järjestelmän hankinta on välttämätöntä kaupungin palvelutuotannon turvaamiseksi sekä varmuudella huomattavan kannattava investointi kaupungille. Laadukkaan kuntatietojärjestelmän hankinta on perusedellytys kaupungin prosessien ylläpidolle ja kehittämiselle sekä keskeinen toimenpide muun muassa kaupunkistrategian, digiohjelman ja tiedolla johtamisen toteuttamisissa. Uusi järjestelmä otetaan vaiheittain hallitusti käyttöön vuosien 2024 ja 2025 aikana.

Vaihtoehdot

Rovaniemen kokoiselle kaupungille on olemassa kaksi perusvaatimukset täyttävää järjestelmävaihtoehtoa. Nykyinen järjestelmätoimittaja Trimble tarjoaa uutta pilvipohjaista Trimble Locus Cloud ratkaisua. Toinen vaihtoehto on Kuntien Tieran valmiiksi kilpailuttama maankäytön kokonaisratkaisu Tiera City. Vaihtoehdoista on tehty perusteellinen selvitystyö hankintapäätöksen tueksi. Tavoitteena on ollut löytää pitkän tähtäimen järjestelmäratkaisu, jolla kaupunki pystyy kehittämään prosessejaan, tehostamaan tuottavuutta sekä toteuttamaan tiedonhallinnan, digitalisaation ja tiedolla johtamisen kehittämistä. Tarjolla olevat järjestelmävaihtoehdot poikkeavat merkittävästi toisistaan muun muassa käytettävyyden, tiedohallinnan sekä prosessien kehittämisen näkökulmista. Vaihtoehdoista ja niiden kyvykkyyksistä on tehty vertailuanalyysi sekä pisteytys, minkä tavoitteena on ollut löytää järjestelmä, joka tarjoaa parhaimman hyödyn suhteessa kustannuksiin.

Yhteenveto

Tehdyn selvitystyön ja markkinavuoropuhelun perusteella Kuntien Tieran tarjoama Tiera City on järjestelmänä selkeästi laadukkaampi kokonaisuus kaupungin tarpeisiin. Tiera City mahdollistaa merkittäviä resurssisäästöjä organisaatiossa, parantaa palveluiden laatua sekä tarjoaa lukuisia uusia palvelumuotoja. Tiera City sisältää järjestelmään integroidun toiminnanohjauksen, mikä tehostaa prosessien hallintaa, laatua ja läpinäkyvyyttä. Järjestelmä on tietomallipohjainen ja sellaisena valmis nykyaikaiseen teknisten palveluiden hallintaan sekä tuleviin lakisääteisiin uudistuksiin. Tiera City tarjoaa erittäin laadukkaan paikkatietoalustan, modernit työskentelyn ja tiedonhallinnan työkalut sekä merkittäviä mahdollisuuksia hyödyntää ketterästi järjestelmässä olevaa tietovarantoa laajasti organisaatiossa. Kaikki tieto on helposti saatavilla, koostettavissa tilannekuvamuotoon sekä jaettavissa suoraan havainnollisiksi online-palveluiksi. Kyseessä on kokonaisvaltainen ratkaisu, joka mahdollistaa luopumisen päällekkäisten ohjelmistojen lisenssikuluista sekä tarpeettomista ylläpitotöistä ja prosesseista. Tiera Cityn hankinta tukee monipuolisesti kaupunkistrategiassa asetettujen tavoitteiden toteutumista.

Tiera Citystä on tehty alustava tietosuojan vaikutustenarviointi. Arvioinnissa ei käynyt ilmi hankintaa estäviä asioita. Vaikutustenarvioinnin yhteydessä kirjatut toimenpiteet suoritetaan loppuun ennen järjestelmän käyttöönottoa ja tietosuojan näkökulmat varmistetaan sopimuksin.

Todellisissa hankinta-, ylläpito- ja kehittämiskustannuksissa ei järjestelmävaihtoehtojen välillä ole merkittävää eroa. Kuntatietojärjestelmän kokonaiskustannukset tulevat järjestelmästä riippumatta nousemaan verrattuna nykyiseen, mutta Tiera City tarjoaa merkittävästi enemmän hyötyjä sekä kustannusten, että laadun näkökulmista.

Esitys

Projektipäällikön sekä kaupungin sähköisten palveluiden ohjausryhmän esitys on, että uudeksi kuntatietojärjestelmäksi hankitaan Tiera City. Tiera City tarjoaa tämän hetken laadukkaimman kuntatietojärjestelmän ja vastaa parhaiten Rovaniemen kaupungin tarpeisiin. Kyseessä on kuntaorganisaatioiden omistaman inhouse-yhtiön valmiiksi kilpailuttama kokonaisratkaisu, joten Tiera City on otettavissa käyttöön ilman julkista kilpailutusta. Rovaniemen kaupungin osalta Tieran kilpailutus ei kata kokonaisuuteen kuuluvaa lupapalvelua. Lupapalvelu edellyttää julkisen kilpailutuksen, mutta lupapalvelun arvioidut kustannukset on huomioitu kokonaiskustannuksissa. Tiera Cityn ja lupapalvelun kokonaisuuden hankintakustannukset ovat arviolta 380 000e ja käyttöönoton jälkeen vuotuiset ylläpitokustannukset 470 000e. Käyttöönottosuunnitelman laadinta sekä kokonaisuuteen soveltuvan lupapalvelun kilpailutuksen valmistelu aloitetaan kaupungihallituksen käsiteltyä asian.

Lisätietoja:

projektipäällikkö Toni Töyräs
etunimi.sukunimi@rovaniemi.fi
puh. 040 578 9281 

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää, että uudeksi kuntatietojärjestelmäksi hankitaan Tiera City. Tiera Cityn hankintaprosessin ja käyttöönoton valmistelua jatketaan kaupungin teknisten palveluiden hallinnossa. Kokonaisuuteen soveltuvan lupapalvelun kilpailutusta ryhdytään valmistelemaan. Vaadittavat kustannusvaikutukset esitetään talousarviovalmisteluun vuosille 2024 ja 2025.

Päätös

Projektipäällikkö Toni Töyräs ja kaupungingeodeetti Pertti Onkalo esittelivät asiaa kaupunginhallitukselle.

Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti kaupunginjohtajan esityksen mukaisesti.

Kaupunginhallitus piti tauon tämän asian käsittelyn jälkeen klo 14:42 - 15:01. Puheenjohtaja piti nimenhuudon tauon jälkeen ja totesi, että kaikki ennen taukoa paikalla olleet olivat edelleen paikalla.