Perustelut
Rovaniemen kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen
Rovaniemen kaupungin hallinnon ja talouden valvonta järjestetään siten, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Kaupungin sisäinen valvonta on osa johtamista ja kaupunginhallitus vastaa kokonaisvaltaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja yhteen sovittamisesta siten, että kaupungin toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus varmistetaan. Lautakunnat vastaavat toimialallaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä raportoivat kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä.
Kaupunginjohtaja sekä vastuualueiden ja toimialojen johtavat viranhaltijat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimeenpanosta ja tuloksellisuudesta vastuualueellaan, toimialallaan ja palvelualueellaan, ohjeistavat alaisiaan yksiköitä sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Yksiköiden esihenkilöt vastaavat yksikön riskien tunnistamisesta, arvioinnista, riskienhallinnan toimenpiteiden toteutuksesta ja toimivuudesta sekä raportoivat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämistä ohjaavat kaupunginvaltuuston hyväksymät hallintosääntö, sisäisen valvonnan ohje ja riskienhallinnan perusteet. Kaupunginvaltuusto on 8.4.2024 kokouksessaan hyväksynyt uudistetun Rovaniemen riskienhallinnan perusteet -ohjeen. Rovaniemen kaupungin riskienhallintaa järjestetään kaupunkikonsernin palvelutuotannon turvaamisen, hyvän hallinnon ja yleisen turvallisuuden varmistamiseksi. Sisäisen valvonnan ohje on hyväksytty kaupunginhallituksessa 8.12.2008 § 471. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistusta annetaan myös aihekohtaisilla päätöksillä, ohjeilla sekä toimivallan delegointipäätöksillä. Sisäisen valvonnan onnistumiseen ja vaikuttavuuteen vaikuttavat johdon, esihenkilöiden ja henkilöstön toiminnassaan toteuttamat valvontatoimenpiteet.
Konserniohjeessa määritellään Rovaniemen kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen johdon rooli ja velvollisuudet sekä säännöt sille, miten kaupunki ohjaa näitä yhteisöjä. Kaupunkikonsernin ohjauksesta ja konsernivalvonnan johtamisesta vastaa konsernijohto. Rovaniemen kaupungin konsernijohto ja konsernijohtoon kuuluvien toimivalta on määritelty kaupungin hallintosäännössä. Konsernijohto vastaa konsernivalvonnasta, joka sisältää tytäryhtiöiden toiminnan tuloksellisuuden ja taloudellisen aseman seurantaa, analysointia ja raportointia. Konsernivalvonta sisältää myös konserniohjeen noudattamisen, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuuden seurantaa. Konsernijohto käyttää valvonnassaan apuna kaupungin toimialajohtoa ja sisäistä tarkastusta.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan raportointi
Vuosittain laadittava sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan raportointi on osa johdon raportointia ja sen tavoitteena on muodostaa kaupungin johdolle kokonaiskuva kaupunkikonsernin sisäisestä valvonnasta, riskienhallinnasta ja näiden toimivuudesta ja riittävyydestä. Kyse on kaupungin toiminnan turvaamisen jatkuvuudesta. Sisäisen valvonnan ohjeen mukaisesti sisäinen tarkastaja valmistelee tilinpäätökseen liitettävää selontekoa sisäisen valvonnan ja konserniohjauksen asianmukaisuudesta. Riskienhallinnan perusteiden mukaisesti riskienhallintapäällikkö kokoaa edellisen vuoden riskienhallintaraportin kaupunginhallitukselle. Raportti kattaa selvityksen tytäryhtiöiden riskienhallinnasta.
Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteko 2024 perustuu toimielinten, konserniyhtiöiden ja yhteisöjen tekemään itsearviointiin sekä johtavien viranhaltijoiden arvioihin hallinto- ja johtamistavan, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen toteutumisesta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan raportointia kehitettiin toimintavuoden 2024 osalta ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon raportointiin pilotoitiin uusi itsearvioinnin työväline ja raportointipohja. Itsearviointien avulla saadaan kokonaisvaltaisempi ja todellisempi kuva toimintayksiköiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta.
Rovaniemen kaupungin hallintosäännön mukaisesti lautakunta vastaa toimialallaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä raportoi kaupunginhallitukselle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Rovaniemen kaupungin hallintosäännön mukaan tilajaosto valvoo ja ohjaa tilapalvelukeskuksen toimintaa. Tilapalvelukeskuksen osalta raportointi toteutui vanhan raportointipohjan mukaisesti, jolloin sisäisen valvonnan raportointi jäi toteutumatta.
Toimielimet ovat käsitelleet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteot seuraavasti:
- Hyvinvointilautakunta 20.02.2025 § 16
- Sivistyslautakunta 26.02.2025 § 19
- Tekninen lautakunta 18.02.2025 § 33
- Ympäristölautakunta 26.02.2025 §23
- Elinvoimalautakunta 25.02.2025 §18
- Tilajaosto 27.02.2025 § 13
Konsernihallinnon osalta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteko perustuu johtavien viranhaltijoiden arvioihin hallinto- ja johtamistavan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen toteutumisesta.
Konserniohjeen mukaisesti tytäryhteisön tulee raportoida konsernijohdolle merkittävistä riskeistä sekä riskienhallinnan toimivuudesta ja riittävyydestä. Konsernijohdon antaman toimeksiannon mukaisesti selvitys sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta sekä riskienhallintasuunnitelma pyydettiin kaupungin enemmistöomistuksessa tai määräysvallassa olevilta tytäryhteisöiltä (Napapiirin Residuum Oy, Neve Oy, Rovaseudun Markkinakiinteistöt Oy, Rovaniemen Kehitys Oy, Kiinteistö Oy Lappi Areena, Kiinteistö Oy Monitoritalo, Kiinteistö Oy Poropeukalo, Lapin Alueteatteriyhdistys ry, Eduro, Rovaniemen Kylien kehittämissäätiö ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymä). Raportointi toteutetaan tytäryhteisön hallituksen laatimassa toimintakertomuksessa, jossa tulee selostaa hallituksen tietoon tulleet merkittävimmät riskit ja epävarmuustekijät sekä periaatteet, joiden mukaan sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty. Kaikki tytäryhteisöt raportoivat kaupungille sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteot tammi-helmikuussa 2025. Raportoinnin yhteydessä tytäryhteisöjen tuli toimittaa riskienhallintasuunnitelmat vuodelle 2025.
Kaupunginhallitus käsittelee ja hyväksyy vuosittain sisäisen valvonnan ja riskienhallintaraportin, joka nyt on laadittu yhtenäiseksi vuodelta 2024. Konsernihallinnon osalta kaupunginhallitus hyväksyy riskienhallinnan selonteon, joka on päätöksen liitteenä.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Ulla-Kirsikka Vainio, kaupunginjohtaja, ulla-kirsikka.vainio@rovaniemi.fi
Kaupunginhallitus päättää hyväksyä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon vuodelta 2024 liitteineen.