Kaupunginhallitus, kokous 25.5.2026

Perustelut

Rovaniemen kaupunki uudistaa pienhankintoja koskevan ohjeistuksen. Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon alle jääviä hankintoja. Pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia, minkä johdosta ne voidaan toteuttaa kevyemmillä menettelyillä. Pienhankintojen tekemistä ohjaavat hankintalain mukaiset avoimuuden, tasapuolisuuden, syrjimättömyyden ja suhteellisuuden periaatteet sekä hallinnon yleiset oikeusperiaatteet. Käytännössä pienhankinnat toteutetaan hankintayksikön omien hankintaohjeiden mukaisesti.

Kaupungin hankintapalvelut -yksikkö on valmistellut uudistetun Rovaniemen kaupungin pienhankintaohjeen (liite 1). Pienhankintaohjeen tarkoitus on antaa selkeät ja käytännönläheiset toimintaohjeet pienhankintoja toteuttaville viranhaltijoille. Tavoitteena on, että pienhankinnat voidaan ohjeen avulla toteuttaa sujuvasti ja kustannustehokkaasti, jolloin resursseja voidaan kohdentaa paremmin hankintalain mukaisen hankintaprosessin vaativiin, euromäärältään ja vaativuudeltaan merkittäviin hankintoihin.

Pienhankintaohjetta on käsitelty aiemmin kaupunginhallituksessa 19.1.2026 § 16, jolloin kaupunginhallitus päätti palauttaa asian uudelleen valmisteluun. Kaupunginhallitus linjasi, että valmistelun yhteydessä pyydetään lausunnot Rovaniemen Yrittäjät ry:ltä ja Lapin kauppakamarilta sekä tehdään kysely järjestäytymättömille yrityksille. Edellä mainitut toimenpiteet on toteutettu kevään 2026 aikana.

Hankintapalvelut laati pienhankintoja koskevan kyselyn, joka lähetettiin sähköpostitse Rovaniemen Yrittäjät ry:lle sekä Lapin kauppakamarille. Rovaniemen Yrittäjät ry pyysi advisory boardin jäseniltään vastaukset kyselyyn. Koonti vastauksista on esitetty liitteessä 2.  Lapin kauppakamari totesi vastauksessaan, että yhdistys ei tällä kertaa pysty jättämään lausumaa asiaan. Lisäksi toteutettiin yrittäjille suunnattu avoin kysely internetissä. Kyselystä tiedotettiin Business Rovaniemen verkkosivulla sekä kaupungin sosiaalisen median kanavilla. Koonti kyselyn vastauksista on liitteessä 3.

Pienhankintaohjeessa kaupunki määrittelee itse hankintalajikohtaiset euromääräiset rajat, jonka ylittävistä hankinnoista on tehtävä pienhankintakilpailutus. Rajojen alle jäävät hankinnat ovat yksittäisiä ostoja/tilauksia, jotka voidaan toteuttaa suorahankintana hinta- ja saatavuustietojen perusteella. Kyselyssä yrittäjiltä pyydettiin näkemyksiä seuraaviin ohjeessa esitettyihin hankintalajikohtaisiin pienhankinnan kilpailutusrajoihin (alv 0 %):

• tavara- ja palveluhankinnat                                   15 000 – 59 999 euroa
• rakennusurakat                                                     50 000 – 149 999 euroa
• muut erityiset palveluhankinnat                             50 000 – 299 999 euroa
• sosiaali- ja terveyspalvelujen hankinnat                50 000 – 399 999 euroa

Kyselyihin saatujen vastausten perusteella voidaan todeta, että enemmistö vastaajista pitää ohjeessa esitettyjä rajoja asianmukaisina ja toimivina. Vastauksissa esitettiin myös pienhankintarajojen nostamista siten, että rajat noudattaisivat hankintalain mukaisia kilpailutusrajoja. Perusteena rajojen nostamiselle nähtiin mm. byrokratian vähentäminen ja toiminnan selkeys. Muutamassa vastauksessa esitettiin lisäksi rajojen alentamista.

Kyselyssä pyydettiin näkemyksiä myös siitä, mitkä ovat yrittäjien näkökulmasta toimivimmat tavat markkinavuoropuhelun toteuttamiselle ja pienhankinnoista tiedottamiselle, minkälaista yhteistyötä kaupungin ja yrittäjien välille toivotaan hankintoihin liittyen sekä minkälaista tukea yrittäjät tarvitsevat esimerkiksi tarjouspalvelu-portaalin käyttämiselle. Kaupunki huomioi vastauksissa annetun palautteen osana hankintatoiminnan kehittämistä. Kehittämistoimenpiteenä toteutetaan esimerkiksi kilpailutussuunnitelmien julkaiseminen tiedossa olevista hankinnoista Hilma-ilmoituskanavassa.

Pienhankintojen kilpailutusrajojen lisäksi ohjeessa on huomioitu erityisesti seuraavat käytännön toimintaa ohjaavat asiat:

• pienhankintakilpailutuksen toteuttamistavat
• hankintapäätöksen ja -sopimuksen tekemistä koskevien eurorajojen yhtenäistäminen hallintosäännön rajojen kanssa (kaikista arvoltaan yli 10 000 euron hankinnoista tulee tehdä kirjallinen hankintapäätös ja -sopimus)
• hankintojen suunnittelu, markkinavuoropuhelun toteuttaminen, hankinnoissa noudatettavat periaatteet, hankintapäätöksen ja -sopimuksen tekeminen, asiakirjojen säilyttäminen sekä tilaajavastuulain velvoitteiden noudattaminen
• pienhankintojen suorahankintaperusteet
• malliasiakirjat käytännön työn helpottamiseksi: markkinakartoitus, pienhankinnan tarjouspyyntö, päätös, hankintasopimus sekä ohjevideo Cloudia pienhankintajärjestelmän käyttämisestä.

Rovaniemen kaupungin hallintosäännön (1.1.2026 KV 1.12.2025) 49 §:n mukaan Rovaniemen kaupunginhallitus päättää hankintaohjeiden hyväksymisestä.

Päätösehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä liitteen mukaisen Rovaniemen kaupungin pienhankintaohjeen. Hankintapalvelut -yksikkö vastaa ohjeen kouluttamisesta henkilöstölle sekä pienhankintaohjeen vuosittaisesta päivittämisestä käytännön hankintaohjeiden osalta. Päivittäminen voi koskea esimerkiksi hallintosäännön päivityksestä ja lainsäädännöstä aiheutuvat muutostarpeiden huomioimista sekä malliasiakirjojen päivittämistä. Kaupunginhallitus vastaa mahdollisista pienhankintoja koskevien eurorajojen muutoksista, jotka tuodaan kaupunginhallituksen päätettäväksi. Hyväksytyn ohjeen liitteeksi lisätään pienhankintoja koskevat malliasiakirjat sekä tehdään tarvittaessa ohjeen ulkoasun suunnittelutyö, jonka jälkeen ohje julkaistaan lopullisessa muodossaan.